Voorwaarden
Om de journaalposten voor de afschrijvingen goed te boeken ga je alle aanwezige activa opvoeren in Profit. Activa dat ook al volledig is afgeschreven ga je ook opvoeren. Hierop zal Profit uiteraard niet afschrijven. Voor Profit is het van belang dat de waarde van de activa op de grootboekrekeningen overeenkomt met de waarde van de losse activa. De som van de waarde van alle aanschafwaarde en reeds afgeschreven bedragen moeten aansluiten met je balanssaldo. Via de Finance auditor is hierop te contoleren.
Het toevoegen van activa kan met de hand of met een import. De consultant stemt af wat handig is in. Om activa goed te kunnen groeperen zijn er ook activagroepen nodig. Iedere activagroep correspondeert weer met je balansrekeningen. In de activagroep is bijvoorbeeld in te richten dat je bepaalde activa standaard in 5 jaar afschrijft.
Hoe werkt het?
je bepaalde activa standaard in 5 jaar afschrijft.
Hoe richt je het in?
Om te kunnen beginnen met het toevoegen van de activa is het eerst nodig om de activagroepen te bepalen. Wij leveren met onze template de standaard groepen uit. Deze groepen hebben al de juiste koppelingen naar grootboekrekeningen. Loop de instellingen altijd door en controleer ze.
Een nieuwe activagroep maak je aan door
- Ga in Profit naar Financieel > Vaste activa > Activagroep
- Klik op Nieuw om een groep aan te maken.
- Je krijgt een wizard. De velden zijn als volgt. Iedere nieuwe groep krijgt een automatisch nummer toegekend.
- Omschrijving: de omschrijving van de activagroep
- Afronding afschrijving: je hebt de mogelijkheid om de afschrijvingen af te ronden met bedragen. Kies hier de gewenste optie.
- Administratie: kies de administratie waarin de groep thuishoort
- Dagboek: selecteer het dagboek waar je de afschrijvingen in wilt boeken.
- Klik op Volgende
- Vervolgens heb je de mogelijkheid om een afschrijvingsmethode te koppelen aan de groep. Dit kun je instellen dan is dat de standaard. Als die leeg laat kun je bij ieder actief de methode kiezen. Bij het aanmaken van een actief met een vaste afschrijvingsmethode en termijn heb je altijd de mogelijkheid om per actief weer af te wijken.
- Afschrijvingsmethode: selecteer hier de gewenste methode voor het berekenen van de afschrijvingen.
- Afschrijvingstermijn: vul hier het aantal jaren in waarna je het actief standaard wilt afschrijven.
- Afschrijven na restwaarde: deze vink je aan als het actief na de restwaarde verder afgeschreven mag worden.
- % afschrijving: berekent Profit op basis van het aantal ingevulde jaren.
- Afw. Periodeverdeling: standaard berekent Profit de afschrijvingen evenredig per maand. Als er bijvoorbeeld een sterke seizoen afhankelijkheid is kan je afwijken. Geef dan aan hoe de verdeling van de afschrijvingskosten dan moet zijn.
- Klik op Volgende. Op dat tabblad kies je de juiste grootboekrekeningen die Profit moet gebruiken bij het journaliseren.
- Aanschafwaarde: balansrekening voor de aanschafwaarde van de activa
- Afschrijving: balansrekening waar je de afschrijving op gaat boeken
- Afschrijvingskosten: kostenrekening voor het boeken van de afschrijvingskosten
- Egalisatiesubsidie: als je activa koopt met een subsidie kies je hier je balansrekening
- Vrijgevallen subsidie: als je egalisatiesubsidie laat vrijvallen kies je hier je balansrekening
- Winst bij verkoop: grootboekrekening waarop je de eventuele winst bij verkoop van het actief gaat boeken.
- Verlies bij verkoop: grootboekrekening waarop je de eventuele verlies bij verkoop van het actief gaat boeken. Mag gelijk zijn aan de winst
- Tussenrekening: een balansrekening waarop je bij de verkoop van het actief boekingen gaat maken.
- Herinvesteringsreserve: balansrekening voor als je de verkoop gaat herinvesteren.
- Klik op Voltooien om je groep aan te maken.
Alle vaste activa gaat nodig zijn in Profit. Afgeschreven of niet als het op de balans staat is het nodig om in Profit te hebben. Weet dat je vanuit je inkoopboeking ook een actief kan toevoegen. Als je hier gebruik van wilt maken dan is het belangrijk dat je bij het grootboekrekening het vinkveld Actief toevoegen bij inkoop/bank aan hebt staan.
- Ga in Profit naar Financieel > Vaste activa > Actief
- Klik op Nieuw om een nieuw actief toe te voegen. Je krijgt dan een wizard waar in je de volgende velden kunt vullen
- Autonummering: geef aan of je gebruik wilt maken van autonummering. Als je niet gaat autonummeren zul je alles handmatig moeten numeren.
- Naam actief: omschrijving van het actief
- Activagroep: selecteer hier de groep waarin het actief thuishoort. Dit is nodig voor de juiste journalisering en bepalen van de juiste afschrijvingstermijn en methode.
- Datum aanschaf: de datum waarop het actief is aangeschaft.
- Datum in Gebruik: de datum waarop het actief in gebruik is genomen
- Medewerker: koppel eventueel een medewerker als die het actief in bezit heeft. Telefoons, laptops zijn op die manier ook te koppelen dat er een verband is met de medewerker.
- Leverancier: selecteer hier de inkooprelatie dat het acteif heeft geleverd.
- Locatie: als je locaties hebt ingericht kun je die hier selecteren. Dan weet je ook altijd waar het actief staat.
- Aantal stuks aanschaf: geef eventueel aan hoeveel er zijn aangeschaft
- Nummer referentie: dit is het inkoopfactuurnummer. Vul deze niet in bij een conversie. Deze vult het de juiste waarde bij het automatisch boeken vanuit je inkoopboek.
- Gekoppeld aan actief: je kunt activa aan elkaar koppelen. Dat kun je hier aangeven waar het onderdeel van is.
- Klik op Volgende. Je krijgt dan nog meer velden om te vullen.
- Omschrijving: dit veld lijkt dubbel maar hier kun je dezelfde omschrijving vullen als bij Naam actief. Binnen het actief komt namelijk een investering en dat is deze regel.
- Aanschafwaarde: de aarde waarvoor je het actief hebt aangeschaft. Over dit bedrag ga je afschrijven. Dit is dus het oorspronkelijke aanschafbedrag.
- Additionele kosten: eventuele extra bijkomende kosten die je hebt geactiveerd. Samen met Aanschafwaarde is dit het bedrag waarover Profit gaat afschrijven.
- Kostenplaats: als je de afschrijvingskosten wilt verbijzonderen geef je hier aan waar de kosten naar wilt verbijzonderen.
- Kostendrager: indien in gebruik en aangeven kun je ook de kostendrager aangeven.
- Project: als je de afschrijvingskosten op een project wilt boeken geef je met dit veld aan. Kies het projectnummer waar de investering thuis hoort.
- Projectfase: kies hier eventueel de projectfase waarop je de kosten wilt boeken
- Itemcode: kies hier de itemcode waarop je de kosten wilt journaliseren.
- Klik op Volgende.
- Vink aan of er sprake is van Commerciële afschrijving.
- Afschrijvingsmethode: deze wordt overgenomen uit de activagroep. Deze is eventueel te wijzigen.
- Afschr. Bedrag per jaar: kun je invullen als er sprake is van lineaire afschrijving. In de andere gevallen is het veld niet te vullen
- Afschrijvingstermijn: het aantal jaar wordt overgenomen uit de activagroep. Pas het eventueel aan.
- % afschrijving: Hier staat bij de relevante afschrijvingsmethodes het percentage van de boekwaarde dat wordt afgeschreven.
- Boekwinst vorig actief: ??
- Restwaarde: de restwaarde waar rekening mee gehouden moet worden
- Begindatum afschrijving: dit is de datum waarop Profit gaat beginnen met het afschrijven van het actief. Dat kan een andere datum zijn dan de datum waarop je het hebt aangeschaft.
- Einddatum afschrijving: berekent Profit automatisch.
- Afschrijving initieel t/m boekjaar: als er sprake is van een actief waarop in het verleden al is afgeschreven dan vul je hier het boekjaar in tot wanneer het is afgeschreven.
- Afschrijving initieel t/m periode: geef hier de periode aan tot wanneer er buiten Profit is afgeschreven. Deze journaalposten gaat Profit dan niet meer boeken.
- Afschrijving initieel: geef hier het bedrag aan dat al is afgeschreven buiten Profit. Dus tot en met boekjaar, periode heb je dit bedrag al afgeschreven waar Profit niks meer mee moet doen. De restwaarde waarover dan wel berekent Profit zelf.
- Dezelfde handeling zijn eventueel voor een fiscale afschrijving ook te doen.
- Klik op Volgende en voeg eventueel een foto toe.
- Klik op Volgende en geef eventueel een opmerking over het actief mee
- Klik op Voltooien om het actief aan te maken.
- Controleer altijd wel de eigenschappen van het actief na aanmaken. Met name of Profit de juiste bedragen heeft berekend op basis van de invoer. Dan heb je gelijk een controle of de invoer helemaal juist is gegaan.