Snel naar
E-facturen automatisch verwerken in AFAS Profit
Met e-facturatie in AFAS Profit verwerk je inkoopfacturen sneller, efficiënter en met minder fouten. Profit herkent gegevens automatisch via ‘Scan en Herken’, waardoor het grootste deel van de boeking al voor je wordt ingevuld.
🛠️Wat is e-facturatie?
E-facturatie betekent dat je elektronische inkoopfacturen (PDF of UBL) automatisch laat inlezen en verwerken in je administratie. Met de Scan en herken leest Profit de factuurgegevens uit en zet ze klaar voor verdere verwerking en goedkeuring.
✅ Eenmalige inrichting
voor het gebruik van de Scan en herken is slechts beperkte inrichting nodig:
- Zorg voor een actief inkoopdagboek, grootboekrekeningen, btw-codes en crediteuren.
- Activeer Scan en Herken op omgevingsniveau. Dit doe je via Algemeen > Omgeving > Beheer > Eigenschappen > Tabblad activering
- Deblokkeer het communicatieprofiel AFAS Document Extraction Service. Dit doe je via Algemeen > Communicatieservice > Communicatieprofiel. Open het communicatieprofiel AFAS Document Extraction Service en deblokkeer deze.
📑Stappenplan: e-factuur verwerken
- Verzamel de facturen
Zorg dat alle ontvangen inkoopfacturen in een lokale map staan per administratie. - Inlezen in Profit
Ga in Profit naar Financieel > Crediteur > E-factuur en klik op Nieuw. Selecteer de map met facturen en doorloop de wizard. - Scan en herken
Profit leest de PDF automatisch uit. UBL-facturen worden direct verwerkt. - Boek de factuur. Selecteer de regel en klik op Boeken journaalpost.
- Kies het juiste boekjaar en periode en dagboek.
- Vul ontbrekende gegevens aan, zoals grootboekrekening, project of verbijzondering.
- Beoordeling en workflow
Wijs een beoordelaar toe. Bij voltooien start automatisch de workflow voor goedkeuring.
🔍 Tips
- Laat leveranciers UBL-facturen sturen voor snellere verwerking.
- Gebruik een apart e-mailadres voor inkoopfacturen en koppel dit aan Profit.
- Werk per administratie met een vaste maplocatie voor het verzamelen van facturen.
- Leg bij de crediteuren zoveel mogelijk voorkeursrekeningen vast. Dit is het voorkeursrekening om de kosten op te boeken bij die crediteur
- Richt op je grootboekrekeningen in wat voorkeurs btw codes zijn.