Snel naar
Hoe werkt het?
🧱 Administratie aanmaken in twee stappen
Het aanmaken van een administratie doe je in twee stappen:
Je maakt de administratie aan zodat je ermee kunt werken.
Doorloop je de administratie instellingen.
🔄 Tip: In onze template zijn al meerdere administratie aanwezig en grotendeels ingericht. Je herkent deze administratie aan de naam “<Nog in te vullen administratie x>”
🔄 Bestaande administratie aanpassen
Maak in CRM een organisatie aan met de juiste NAW-gegevens.
Open een administratie die je kunt hergebruiken. Deze herken je aan de naam <Nog in te vullen administratie X>.
Ga naar: Algemeen > Administratie > Beheer > Eigenschappen. Doorloop vervolgens de volgende tabbladen
📋 Tabblad Algemeen
Administratie: vul hier de afkorting in.
Organisatie/persoon: selecteer de organisatie uit CRM. Zo worden de NAW-gegevens automatisch gekoppeld.
Contactpersoon: vul de naam van de CFO of controller in.
💶 Tabblad SEPA
Vul eventueel het Incassant ID in.
🖼️ Tabblad Afbeelding
Voeg een afbeelding van de administratie toe. Deze komt op bijvoorbeeld facturen of aanmaningen terecht.
📧 Tabblad Verstrekking
E-mailadres afzender: deze wordt gebruikt voor het versturen van bijvoorbeeld facturen of aanmaningen.
Naam afzender: de naam die op de facturen komt te staan.
Bankrekening verkoopfactuur: Dit rekeningnummer komt op de verkoopfactuur te staan.
Bankrekening G-rekening (optioneel): Vul dit alleen in als er een G-rekening is. Ook deze komt op de verkoopfactuur te staan, wanneer dit van toepassing is op de betreffende factuur.
Klik op Opslaan en sluiten om af te ronden.
Herhaal deze stappen voor alle administraties die je wilt aanmaken.
🆕 Nieuwe administratie aanmaken
Ga in Profit naar: CRM > Organisatie/Persoon en maak een organisatie aan met de juiste NAW-gegevens van de administratie die je wilt toevoegen.
Ga in Profit naar: Algemeen > Administratie > Beheer > Nieuw.
Doorloop de wizard en kies bij het veld Organisatie/persoon de zojuist aangemaakt organisatie uit CRM.
Administratie instellingen
Na het aanmaken van een administratie richt je deze financieel in. Zo maak je de administratie klaar voor gebruik.
Elke administratie kan nét iets anders worden ingericht. Dat is geen probleem. Hieronder staan de belangrijkste tabbladen en instellingen.
De meeste tabbladen en velden zijn al ingevuld in onze template, zodat je snel aan de slag kunt!
🔧 Stappen voor financiële inrichting
Open de juiste administratie.
Ga naar: Financieel > Beheer > Instellingen administratie.
Vul de volgende tabbladen in:
💰 Tabblad Btw
Btw-identificatienummer: het btw-nummer van de organisatie.
Omzetbelastingnummer: ook dit is het btw-nummer.
Aangiftetijdvak: geef aan wanneer je btw moet aangeven.
Soort contactpersoon + naamvelden: vul de contactpersoon in voor de btw-aangifte.
👉 Deze gegevens gaan mee naar de Belastingdienst. Vul dus alles goed in.
📘 Tabblad Boeken algemeen
Aantal assen: geef aan hoeveel assen je wilt gebruiken.
📗 Tabblad Boeken overig
Dagboek transitorische posten: voor boekingen die over meerdere perioden verdeeld worden.
Tussenrekening kosten: grootboek voor het verdelen van kosten over maanden.
Tussenrekening opbrengsten: voor opbrengsten uit abonnementen die je over meerdere perioden verdeelt.
⚖️ Tabblad Betalingsverschillen
Rekening verlies/winst betalingsverschil: kies hier de juiste grootboekrekening(en).
Betalingsverschil %: maximaal percentage dat je accepteert.
Maximum betalingsverschil: maximaal bedrag dat je accepteert.
💡 Percentage en bedrag werken samen.
🏦 Tabblad Balans
Periodetabel vaste activa: geef hier de juiste periodetabel op.
🌍 Tabblad ICP
Ben je ICP-plichtig?
👉 Vink dit dan aan en vul ook het tijdvak en de contactpersoon in.
💼 Tabblad Betaling belastingdienst
Openstaande post: kies of je een post wilt maken voor bedragen aan of van de Belastingdienst.
Crediteur Belastingdienst: vul hier de juiste crediteur in.
Dagboek: geef aan in welk dagboek je dit boekt.
Tegenrekening OB: het grootboeknummer voor btw-afdracht.
Betaling omzetbelasting: geef aan hoeveel dagen vóór de betaaldatum je de btw wilt betalen.
Tegenrekening LH: het grootboeknummer voor loonheffing.
Betaling loonheffing: aantal dagen vóór de betaaldatum waarop je loonheffing wilt betalen.
Klik op Opslaan en sluiten. Herhaal dit voor elke administratie.
Veel gestelde vragen
1. Mijn factuur komt niet naar voren in de betaalopdracht. Controleer onderstaande stappen en je factuur zal meekomen in de betaalopdracht.
- Is de factuur vervallen?
Een niet-vervallen factuur zal standaard niet meekomen met een betaalopdracht. Bij het aanmaken van een betaalopdracht kun je de peildatum vooruitzetten, zodat je facturen in de toekomst wel mee kunt nemen. - Is de crediteur op Automatisch betalen ingesteld?
Controleer dit op het tabblad Betaling van de crediteur - Is de factuur ingesteld op Automatisch betalen?
Je kan dit controleren via de eigenschappen van de openstaande post. Tabblad algemeen, onderdeel Kenmerken. - Is de factuur vrijgegeven voor betaling?
Het vinkje Geblokkeerd voor betaling in op dezelfde plek te vinden als bovenstaande punt.
Dit vinkje gaat aan bij het inboeken van een factuur. Na accordering van de factuur via de workflow in InSite, gaat dit vinkje eraf. - Is de bankrekening vrijgegeven voor betaling?
Een nieuwe bankrekening wordt via de workflow in InSite ter beoordeling aangeboden. Deze moet eerst worden goedgekeurd.
2. Hoe lang duurt het voordat de betaalopdracht in de bank te vinden is.
Een verwerkte bankopdracht wordt door Profit 4x per dag opgepakt en daadwerkelijk naar de bank verstuurd. Je kan dit volgen via Algemeen > Communicatieservice > Communicatiebericht.
Zoek hier op het type bericht “Bank Integratie Service”.
Om een betaalopdracht te maken in Profit, moet je het volgende regelen:
- Bankrekening instellen: Leg jouw bankrekening vast in Profit en geef aan dat deze gebruikt mag worden voor betaalopdrachten.
- Crediteureninstelling: Zorg dat bij je crediteuren is aangevinkt dat je ze automatisch wilt betalen.
- Goedgekeurd bankrekeningnummer: De leverancier moet een bankrekening hebben zonder de status Ter beoordeling. Dit betekent dat de rekening al is goedgekeurd en niet meer in de workflow zit.
- Inkoopfactuur gedeblokkeerd: De factuur moet via de workflow zijn geaccordeerd.
- Koppeling aan dagboek en grootboekrekening: Je bankrekening moet gekoppeld zijn aan een dagboek en een aparte grootboekrekening.