Betaalopdrachten

Hoe werkt het?

Het maken van een betaalopdracht bestaat uit meerdere stappen. Volg de instructies hieronder:

📂 1. Open de betaalopdrachtmodule

Ga in Profit naar Financieel > Crediteur > Betaalopdracht.
Je ziet hier een overzicht van eerdere betaalopdrachten met hun statussen en eigenschappen.

💳 2. Nieuwe betaalopdracht aanmaken

Klik op Nieuw om een nieuwe betaalopdracht te maken.
Een wizard opent. Vul hier de gegevens in:
- Bank: Kies de rekening waarvan je wilt betalen.
- Niet-vervallen facturen meenemen: Zet dit aan om ook toekomstige facturen binnen de betaaltermijn mee te nemen.
- Welk deel van de factuur?: Kies of je de hele factuur betaalt, alleen het G-rekeninggedeelte of alles behalve de G-rekening.
- Peildatum: Op basis van deze datum ten opzicht van de vervaldatum bepaalt Profit of facturen moeten worden meegenomen in de betaalopdracht. Je kunt een toekomstige datum kiezen om facturen die nog niet vervallen zijn, toch mee te nemen in de betaalopdracht.
  Vaak wordt deze datum een paar dagen vooruit gezet, zodat je niet iedere dag betaalopdrachten hoeft aan te maken.
- Voorkeur datum verwerking: De datum waarop de betaling door de bank wordt verwerkt.
- Opdrachtinformatie: Kies wat in de betaalomschrijving komt, bijvoorbeeld het factuurnummer of een vaste tekst.
- Betaalwijze: Voor eurobetalingen staat dit standaard op ‘Betalingen in basisvaluta’. Hier kun je ook buitenlandse betalingen instellen.
Klik op Volgende.

✅ 3. Crediteuren selecteren

Vink de crediteuren aan die je wilt betalen. Dit is nog niet definitief; je kunt later nog wijzigingen maken.
Klik op Voltooien om de betaalopdracht aan te maken.

🔍 4. Betaalopdracht controleren en aanpassen

Open de aangemaakte betaalopdracht.
Controleer de tabbladen Crediteuren en Facturen. Hier kun je nog facturen of crediteuren uitsluiten.
Door een factuur te openen kun je er ook nog voor kiezen om een deelbetaling te doen of het bedrag naar de G-rekening aan te passen.
Klik op Opslaan en sluiten.

💳 5. Betaalopdracht verwerken

Selecteer de betaalopdracht en klik op Verwerken betaalopdracht.
Profit maakt nu de betaalopdracht definitief. Ververs het scherm via F5 om de status te bekijken.
Als het goed is veranderd de status naar “Onderweg”.
In dit geval wordt de opdracht naar de bank verstuurd.
Dit kan even duren afhankelijk van de bank, maar binnen een uur staat de opdracht altijd wel klaar bij te verzenden opdrachten in de bank.
Goed om te weten. Alle geselecteerde facturen zijn nu automatisch afgeboekt naar de grootboekrekening betaling onderweg. De openstaande post is nu dus niet meer aanwezig in Profit.
Nog even controleren en accordering in de bank en klaar!
Gefeliciteerd, je betaalopdracht is verwerkt! 🎉

✅ 6. Afhandelen opdracht

De status van de betaalopdracht in Profit blijft staan totdat de betaalbatch via het verwerken van het bankafschrift wordt verwerkt. Profit herkent deze automatisch en zal de betaalopdracht automatisch afhandelen op de grootboekrekening “Betaling onderweg”.

Hoe richt je Profit in voor betaalopdrachten?

🏦 1. Bankrekening toevoegen

Ga naar Algemeen > Inrichting > Instellingen betalingen > Bankrekening.
Klik op Nieuw en voeg alle bankrekeningen toe, ook die je niet gebruikt voor betalingen (zoals een spaarrekening).
Koppel de rekening aan de juiste administratie en vul het IBAN in.
Klik op Volgende.

💳 2. Betalingsinstellingen invoeren

In de wizard zie je het tabblad Bestandsgegeven betaling. Vul hier de volgende gegevens in:

Bestandsformaat betaling: Kies SEPA Credit Transfer.
Bestandslocatie: De locatie waar het betaalbestand wordt opgeslagen. Wanneer je gebruik maakt van je bank, maakt het niet uit welke locatie je hier selecteert.
Bestandsnaam: Gebruik een vast formaat, bijvoorbeeld:
- SEPA_ (vaste beginwaarde)
- Laatste 3 cijfers van het bankrekeningnummer
- .xml (bestandstype)
- Voorbeeld: SEPA_123.xml
Dagboek betaling: Selecteer dagboek Betaling onderweg (15).
Dit dagboek is standaard aanwezig in de template.
Tegenrekening betaling: Kies een tussenrekening “Betalingen onderweg” (1615).
Herhaal deze stappen voor buitenlandse betalingen en incasso’s.

📑 3. Grootboekrekening instellen

Ga naar Financieel > Grootboek > Grootboekrekening.
Controleer of er een grootboekrekening per bankrekeningnummer is. Voeg deze toe als ze ontbreken.
In de template zijn er al diverse aanwezig. Deze zitten in de 1100 reeks.
Type rekening: Kies Activa.
Soort rekening: Kies Overige.
Rapportagecockpitcode: Vul A020401 in (voor liquide middelen).

🔢 4. Teller aanmaken

Ga naar Algemeen > Inrichting > Nummerinstellingen > Tellers.
Maak een teller aan voor het dagboek.

📒 5. Dagboek instellen

Ga naar Financieel > Grootboek > Dagboek.
Zorg dat er een dagboek per bankrekeningnummer is.
Soort dagboek: Kies Financieel.
Tegenrekening: Koppel hier de grootboekrekening.
Teller laatste boekstuk Koppel hier de aangemaakte teller.
Bankrekening: Koppel hier de aangemaakte bankrekening.

Vanaf nu kun je betaalopdrachten aanmaken! 🎉

Veel gestelde vragen

1. Mijn factuur komt niet naar voren in de betaalopdracht. Controleer onderstaande stappen en je factuur zal meekomen in de betaalopdracht.

Is de factuur vervallen?
Een niet-vervallen factuur zal standaard niet meekomen met een betaalopdracht. Bij het aanmaken van een betaalopdracht kun je de peildatum vooruitzetten, zodat je facturen in de toekomst wel mee kunt nemen.
Is de crediteur op Automatisch betalen ingesteld?
Controleer dit op het tabblad Betaling van de crediteur
Is de factuur ingesteld op Automatisch betalen?
Je kan dit controleren via de eigenschappen van de openstaande post. Tabblad algemeen, onderdeel Kenmerken.
Is de factuur vrijgegeven voor betaling?
Het vinkje Geblokkeerd voor betaling in op dezelfde plek te vinden als bovenstaande punt.
Dit vinkje gaat aan bij het inboeken van een factuur. Na accordering van de factuur via de workflow in InSite, gaat dit vinkje eraf.
Is de bankrekening vrijgegeven voor betaling?
Een nieuwe bankrekening wordt via de workflow in InSite ter beoordeling aangeboden. Deze moet eerst worden goedgekeurd.

2. Hoe lang duurt het voordat de betaalopdracht in de bank te vinden is.

Een verwerkte bankopdracht wordt door Profit 4x per dag opgepakt en daadwerkelijk naar de bank verstuurd. Je kan dit volgen via Algemeen > Communicatieservice > Communicatiebericht.
Zoek hier op het type bericht “Bank Integratie Service”.

Om een betaalopdracht te maken in Profit, moet je het volgende regelen:

Bankrekening instellen: Leg jouw bankrekening vast in Profit en geef aan dat deze gebruikt mag worden voor betaalopdrachten.
Crediteureninstelling: Zorg dat bij je crediteuren is aangevinkt dat je ze automatisch wilt betalen.
Goedgekeurd bankrekeningnummer: De leverancier moet een bankrekening hebben zonder de status Ter beoordeling. Dit betekent dat de rekening al is goedgekeurd en niet meer in de workflow zit.
Inkoopfactuur gedeblokkeerd: De factuur moet via de workflow zijn geaccordeerd.
Koppeling aan dagboek en grootboekrekening: Je bankrekening moet gekoppeld zijn aan een dagboek en een aparte grootboekrekening.