Monique ontvlecht AFAS-omgeving

De AFAS Power BI-connector zo werkt de koppeling

Er is geen knop in AFAS waarmee je Power BI aanzet. Wat er wel is: een manier om precies de data die je nodig hebt te ontsluiten, veilig en gecontroleerd.

Deze pagina legt uit hoe dat werkt. Welke onderdelen erbij komen kijken, hoe autorisatie meekomt en waar het in de praktijk misgaat.

Geen eigen Power BI-licentie nodig

Beheer inbegrepen, ook na AFAS-updates

Vast bedrag per maand

Neem contact met ons op
Of download de brochure
Leolux
rjanssen
Trigion
Kiwa
asko
VanLoonGroup
Thebe
Vierstroom hulp thuis

Twee routes van AFAS naar Power BI

De BI oData-connector

De route die AFAS zelf heeft ontworpen voor BI-tools. Je richt in AFAS een BI-model in en een periodieke taak voert berekeningen uit op een aparte datalaag. Omdat de data al klaarstaat, is het ophalen snel en heb je er geen last van op je productieomgeving.

Bedoeld voor BI-tools zoals Power BI

Data wordt vooraf berekend en staat klaar

Maximaal twee keer per dag bijgewerkt

Alle data die er in het BI-model zit

Toegang via oData-feed-URL plus gebruikerstoken

De GetConnector

De algemenere route. Je stelt zelf een dataverzameling samen en een extern systeem haalt die op via de API, op het moment dat het erom vraagt. Flexibel, maar het rekenwerk gebeurt op het moment van opvragen.

Bedoeld voor koppelingen met externe systemen in het algemeen

Dat wordt opgehaald op het moment van opvragen

Bijgewerkt op basis van de fair use policy van AFAS

Alle data die jij zelf samenstelt

Toegang via de app Connector met oAuth token

Liever een persoonlijk advies?
Neem contact met ons op

Hoe de BI oData-connector werkt

1: Het BI-model in AFAS
AFAS levert een aantal BI-modellen mee. Je kopieert er een en past hem aan: welke tabellen, welke velden, welke afbakening. Dat model bepaalt wat er straks in Power BI beschikbaar is.
2: De periodieke taak
Een taak in AFAS berekent de data vooruit en zet hem klaar in een aparte laag. Dit is waarom het ophalen snel gaat en je productieomgeving er niets van merkt.
3. De oData-feed en het token
Power BI verbindt met de feed-URL en authenticeert met een gebruikerstoken. Eén token, één afgebakende set gegevens.
4. Het datamodel en de rapporten
AFAS levert bij de BI-modellen kant-en-klare Power BI-templates. Die zijn een prima startpunt. Zodra je eigen definities, eigen KPI's of gecombineerde modules wilt, bouw je daaroverheen — en dat is de laag waar het onderhoud gaat zitten.
5. Publicatie in AFAS InSite
De rapporten worden ontsloten in InSite, waar je collega's toch al werken.

Wanneer je toch een GetConnector nodig hebt

oData dekt veel, maar niet alles. Er zijn drie situaties waarin je alsnog bij een GetConnector uitkomt:

De data zit niet in een BI-model

Vrije velden, een specifieke dossieritemsoort, een module die niet in de standaardmodellen zit.

Je hebt de data vaker nodig dan twee keer per dag

Denk aan een bezettingsoverzicht dat gedurende de dag moet meebewegen.

Je koppelt niet naar een BI-tool

Voor integraties met andere systemen blijft de GetConnector de aangewezen weg.

AFAS levert toch zelf modellen en templates?

AFAS levert BI-modellen mee én kant-en-klare Power BI-templates. Sinds Power BI het standaard BI-platform van AFAS is, is dat aanbod alleen maar completer geworden. Als je daarmee uit de voeten kunt, hoef je niets anders te doen. Waar lopen mensen dan tegenaan?

Een template is een startpunt, geen eindpunt

Hij toont wat AFAS heeft voorzien. Zodra je je eigen definitie van verloop wilt hanteren, je eigen kostenplaatsindeling wilt aanhouden of een KPI wilt die er niet in zit, ga je erin bouwen. Vanaf dat moment is het jouw model, en jouw onderhoud.

Functionaliteiten combineren blijft handwerk

Loonkosten naast projecturen, verzuim naast bezetting: dat kruist de grenzen van één model en vraagt om een datamodel dat de koppeling legt.

Onderhoud van een Power BI dashboard is geen eenmalige klus

AFAS ontwikkelt de modellen door. Elke wijziging kan gevolgen hebben voor het rapport dat jij eroverheen hebt gebouwd. Iemand moet dat bijhouden.

Het bouwen is niet het probleem, het bijhouden wel

Het opzetten lukt een handige beheerder in een paar dagen. De vraag is wie er over achttien maanden nog naar kijkt.
Benieuwd of de standaard templates bij jou passen?
Neem contact met ons op

Zelf koppelen of uitbesteden

Zelf doen werkt als

De standaard BI-modellen en templates je vraag oplossen

Je een BI-specialist in huis hebt die dit erbij kan hebben, ook over een jaar

Iemand het beheer in zijn takenpakket heeft staan, niet "erbij doet"

Je documentatie hebt die een opvolger begrijpt

Uitbesteden werkt als

Je vraag verder gaat dan 1 BI-model

Je geen BI-developer hebt en er ook geen kunt aannemen

Je dashboards bedrijfskritisch worden en het niet mag uitvallen

Je liever een vast maandbedrag hebt dan een onvoorspelbare tijdsbesteding

Even sparren over jouw AFAS-inrichting?

  • Geen eigen Power BI-licentie nodig
  • Beheer inbegrepen, ook na AFAS-updates
  • Vast bedrag per maand

Veelgestelde vragen over de AFAS Power BI-connector

Wat is het verschil tussen een GetConnector en de BI oData-connector?
Een GetConnector stel je zelf samen en wordt opgehaald op het moment dat een systeem erom vraagt. De BI oData-connector werkt met een BI-model waarvan de data vooraf is berekend en klaarstaat. Die tweede is door AFAS geoptimaliseerd voor BI-tools en belast je omgeving nauwelijks.
Blijven onze bestaande GetConnectors werken?
Ja. Gebruik je GetConnectors voor andere koppelingen, dan verandert daar niets aan.
Hoe vaak wordt de data ververst?
Bij de BI oData-connector maximaal twee keer per dag, via een geplande taak. Realtime is het niet maar voor de vragen waar deze dashboards antwoord op geven, hoeft dat ook niet.
Wat heb ik nodig aan de AFAS-kant?
Een AFAS-omgeving met de modules waarover je wilt rapporteren, en een beheerder die het BI-model en de periodieke taak kan inrichten. Wij hebben hem daarna in de regel nog kort nodig.
Kan er iets in AFAS worden gewijzigd via deze koppeling?
Nee. Er wordt alleen gelezen.
Wij zaten op Qlik. Wat betekent dat voor ons?
AFAS heeft Qlik uitgefaseerd en Power BI is het standaard BI-platform geworden. Zit je nog met rapportages die daar niet goed uit gekomen zijn, dan is dat vaak het moment waarop organisaties bij ons aankloppen.
Werkt dit ook met meerdere administraties?
Ja. Meerdere AFAS-omgevingen kunnen samenkomen in één dashboard, met de mogelijkheid om per omgeving te filteren of te vergelijken.
Wat gebeurt er bij een AFAS-update?
Wij bewaken de modellen en de koppeling. Wijzigt er iets, dan passen wij het aan. Dat zit in het maandbedrag.

Ben jij klaar voor de wet Loontransparantie?
Doe de gratis scan en ontdek waar je staat