Abonnementenfacturatie in Profit
Met abonnementen factureer je eenvoudig vaste bedragen per periode, zoals per maand, kwartaal of jaar. Je contracten factureer je via een abonnement.
📂 1. Abonnement toevoegen
Een abonnement kan uit meerdere regels bestaan, maar de factuurcyclus moet gelijk zijn voor alle regels. Ieder contract is één abonnement.
- Ga naar Abonnementen > Abonnement > Abonnement.
- Klik op Nieuw.
- Vul de velden in:
- Project: Koppel het abonnement aan een project voor juiste omzettoewijzing en de juiste administratie
- Verkooprelatie: Klant die de factuur ontvangt.
- Type abonnement: Soort opbrengst.
- Opdrachtnummer referentie: Inkoopordernummer van de klant.
- Begindatum abonnement: Startdatum van de dienstverlening.
Tabblad Cyclus:
- Cyclus facturering: Frequentie van facturatie (bijv. maandelijks).
- Begindatum factuurcyclus: Startdatum voor facturatie, niet eerder dan livegangsdatum.
Abonnementsregels:
Ieder abonnement heeft minstens één regel. Meer zijn mogelijk om aan te geven wat voor extra diensten er binnen het contract vallen.
- Code: Artikel dat je factureert.
- Toelichting: Komt op de factuur te staan.
- Aantal: Minimaal 1.
- Begin: Startdatum van de werkzaamheden.
- Afw. Prijs: Tarief per item.
- Factureren vanaf: Vanaf datum voor facturatie (minimaal livegangsdatum).
💳 Abonnementen factureren
Profit bepaalt automatisch welke abonnementen gefactureerd kunnen worden op basis van de ingestelde cyclus.
- Ga naar Abonnementen > Facturering > Facturen.
- Klik op Automatisch factureren.
- Selecteer de administratie.
- Stel de Peildatum en Factuurdatum in.
- Volg de wizard en kies de abonnementen.
- Facturen worden via de wachtrij klaargezet.
📧 Facturen versturen
- Ga naar Abonnementen > Facturering > Facturen.
- Open de weergave Niet-verwerkte abonnementsfacturen.
- Vink de gewenste facturen aan.
- Klik op Output en doorloop de wizard om te verzenden.
Facturen worden verstuurd volgens de voorkeur van de debiteur. Je kunt vooraf voorbeeldweergaven bekijken van zowel de factuur als de e-mail.
📋Facturen journaliseren
Pas na journalisering worden de facturen definitief geboekt in de administratie.
- Ga naar Abonnementen > Facturering > Journalisering.
- Vink de te journaliseren stromen aan (kan voor meerdere administraties tegelijk).
- Doorloop de wizard en selecteer eventueel een afwijkende journaalpostdatum.
Tip: Leg in de voorcalculatie vast dat facturatie plaatsvindt op basis van een abonnement.
Veel gestelde vragen
1. Mijn abonnement komt niet naar voren wanneer ik de factuur wil genereren.
- Begindatum abonnement vs begindatum abonnementsregel.
Ieder abonnement heeft een begindatum.
De abonnementsregel bepaalt echter wat er per welke datum gefactureerd moet worden. - Moet er op de peildatum iets gefactureerd worden?
Tijdens het facturatie proces kies je een peildatum. Op basis van deze datum gaat Profit kijken welke abonnementen gefactureerd moeten worden.
Controleer goed of er op de gekozen peildatum een actieve abonnementsregel is. - Is de factuurcyclus verstreken?
Een abonnement in Profit werkt altijd met een datum factuurcyclus. Deze datum wordt per facturatieronde netjes opgeschoven, zodat deze datum altijd netjes in de toekomst ligt.
Dit zorgt ervoor dat je facturen altijd op hetzelfde moment kunt factureren. Ongeacht op welk moment in een periode deze zijn aangemaakt.
Het kan echter wel een voorkomen dat de datum factuurcylcus in het verleden ligt. Hierdoor komt dit abonnement niet mee met de facturatie. Je kan deze datum handmatig in het abonnement wijzigen.