Het startpunt voor jouw opdrachten
Voorcalculaties vormen de kern voor het verwerken van opdrachten voor je klanten.
🔹 Welke werkzaamheden ga je uitvoeren?
🔹 Welke frequentie ga je deze uitvoeren?
🔹 Welke facturatievorm heb je afgesproken?
Door dit vooraf vast te leggen, zorg je voor:
✅ Duidelijk overzicht en een efficiënte verwerking van je opdrachten.
✅ Dit zorgt ervoor dat je opdrachten op het juiste moment in Appreo worden ingepland.
✅ Daarnaast geeft het je inzicht in het werkkapitaal.
Voorcalculatie toevoegen via AFAS Profit
Het aanmaken van een voorcalculatie is de basis voor elke dienst die je gaat leveren voor je klant.
📂 Navigeren naar Voorcalculatie
- Ga naar Projecten > Voorcalculatie > Voorcalculatie.
- Je ziet hier een overzicht van alle voorcalculaties.
- Je kunt bovenin kiezen voor 2 weergaven:
Alle voorcalculaties. Weergave van alle aanwezige voorcalculaties.
Alle voorcalculatieregels. Weergave van alle voorcalculaties, inclusief alle regels in de voorcalculaties. Hierin zie je direct informatie zoals de dienst, facturatievorm en frequentie.
➕Nieuwe voorcalculatie aanmaken
- Klik op Nieuw.
- Selecteer de boekingslay-out Werkbon Appreo.
- Selecteer het project.
➕Regels toevoegen
Voor iedere dienst die je gaat leveren aan je klant, voeg je een regel toe aan de voorcalculatie. Maak hierbij gebruik van de volgende velden:
- Werksoort. Dit is de dienst die er geleverd gaat worden.
- Aantal. Dit is het aantal uur per keer dat de dienst geleverd moet worden.
- Frequentie. Dit is het aantal keer dat de dienst geleverd gaat worden. Wanneer je bijvoorbeeld kiest voor 1x per week, zal de dienst wekelijks in te plannen zijn in Appreo.
- Afwijkende prijs.
- Facturatie:
- Abonnement
In dit geval wordt de dienst via een apart aangemaakt abonnement gefactureerd. - Regie
Alle uren die ontstaan uit de geleverde dienst, worden 1 op 1 gefactureerd. Vul in dit geval het veld Afwijkende prijs in. - Per beurt
Per geleverde dienst wordt 1 afgesproken bedrag gefactureerd. Vul in dit geval het veld Afwijkende prijs in.
- Abonnement
- Afwijkende prijs.
Dit veld moet zijn gevuld wanneer het veld Facturatie is gevuld met:- Regie. Vul in dit geval het uurtarief in.
- Beurtprijs. Vul in dit geval bij de beurtprijs in.
- Abonnement. Dit veld mag leeg. Het afgesproken tarief ligt vast in het abonnement.
- Status Appreo
Bij status 2. Verrijken Appreo, wordt de regel opgepakt door Appreo en zullen de werkbonnen zichtbaar worden.
💾 Opslaan en afsluiten
- Klik op Opslaan en sluiten om de voorcalculatie op te slaan.
Importeren
Het importeren van je data is een bepalend moment.
Download hier de importsheet
Lees data eerst in de testomgeving in
Lees de data set altijd eerst in, in een test-omgeving.
Op deze manier weet je of de data goed wordt ingelezen, zonder foutmeldingen.
Een import zonder foutmelding is lang niet altijd een geslaagde import
Nadat de dataset met voorcalculaties is ingelezen, moet je aan de slag met je data. Ga het proces volledig testen.
Probeer de ingelezen voorcalculaties te verwerken in Appreo, om ze vervolgens te factureren en te verlonen.
Je kunt een import pas geslaagd noemen wanneer het hele proces met deze data goed gaat.
⚠️ Belangrijke aandachtspunten
- Iedere voorcalculatie kan meerdere regels hebben.
Hiervoor moet je het veld voorcalculatienummer gebruiken.
1 voorcalculatie met 3 regels, worden dus 3 regels in je importsheet met 3x hetzelfde voorcalculatienummer.