Als AFAS-gebruiker kom je hoe dan ook een keer op een punt waar je je afvraagt of het tijd is om de AFAS opnieuw te implementeren of alleen te optimaliseren. Het is een belangrijke beslissing die invloed heeft op de efficiëntie en effectiviteit van je bedrijfsprocessen.
Wat is een herimplementatie?
Herimplementatie van AFAS betekent het volledig opnieuw inrichten van je omgeving. Hierbij start je met een schone lei en maak je gebruik van de nieuwste template die AFAS biedt. Dit kan bijzonder nuttig zijn als je huidige inrichting verouderd is of niet meer aansluit bij de huidige behoeften van je organisatie. Bij herimplementatie van AFAS heb je dan dus de kans om alle processen te herzien en te verbeteren op basis van de ervaring die je in de loop der jaren hebt opgedaan.
Een herimplementatie van AFAS kan alleen niet zonder een grondige analyse van je bedrijfsprocessen en het identificeren van inefficiënties of verouderde methoden. Natuurlijk: het is een kans om opnieuw te beginnen en ervoor te zorgen dat je systeem optimaal aansluit bij je bedrijfsdoelen en strategieën, maar er zijn ook risico’s. Daarover verderop in deze blog meer.
Wat is een optimalisatie?
AFAS-optimalisatie is gericht op het verbeteren van je bestaande AFAS-inrichting zonder deze volledig opnieuw te implementeren. Het houdt in dat je de huidige inrichting onder de loep neemt en verbeteringen doorvoert waar nodig. Hierbij kun je denken aan het opschonen van data en het verbeteren van workflows, maar ook het toevoegen van nieuwe functionaliteiten die in de loop der tijd beschikbaar zijn gekomen.
Een AFAS-optimalisatie is een geleidelijk proces dat minder ingrijpend is dan een herimplementatie. Je kunt gefaseerd te werk gaan en verbeteringen doorvoeren terwijl je door blijft werken in dezelfde omgeving. Dit betekent minder verstoring voor je dagelijkse bedrijfsvoering. Maar wat doe je dan met de enorme hoeveelheid niet relevante data?
Wanneer kies je voor een herimplementatie?
Er zijn specifieke situaties waarin de herimplementatie van AFAS de voorkeur kan hebben. Je kunt een herimplementatie overwegen als: Je huidige inrichting verouderd is en niet meer aansluit bij de huidige behoeften van je organisatie
- Er veel maatwerk en work-arounds zijn die destijds nodig waren, maar nu vervangen kunnen worden door standaard functionaliteiten
- Je organisatie een grote transitie doormaakt, zoals een fusie of overname, waarbij twee omgevingen samengevoegd moeten worden
- Je volledig gebruik wilt maken van de nieuwste best practices en templates die AFAS biedt
- Je de kans wilt grijpen om historische data op te schonen en met een schone lei te beginnen.
Een herimplementatie van AFAS is vaak de beste keuze als je een fundamentele herziening van je processen en systemen nodig hebt om optimaal te kunnen blijven werken en te profiteren van de nieuwste ontwikkelingen.
Wanneer kies je voor een optimalisatie?
AFAS-optimalisatie is meestal de betere keuze als je huidige inrichting nog steeds grotendeels voldoet, maar je bepaalde aspecten wilt verbeteren. Je kiest voor optimalisatie als:
- Je huidige inrichting goed functioneert, maar je processen efficiënter wilt maken
- Je beperkte verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering wilt
- Je gefaseerd verbeteringen wilt doorvoeren zonder een complete herstart
- Je bestaande data en dossiers wilt behouden in dezelfde omgeving
- Je snel wilt profiteren van nieuwe functionaliteiten zonder een langdurige implementatieperiode.
AFAS-optimalisatie is dus een veel pragmatischere aanpak die minder ingrijpend is en je in staat stelt door te werken terwijl je geleidelijk verbeteringen doorvoert.
De voor- en nadelen op een rijtje
Voordelen van AFAS-optimalisatie
✅ Behoud van huidige omgeving inclusief historie en dossiers.
✅ Minder verstoring; gefaseerd optimaliseren per proces mogelijk.
✅ Doorwerken in dezelfde omgeving.
✅ Gegevens worden opgeschoond zonder volledige conversie.
Nadelen van AFAS-optimalisatie
❌ Grote veranderingen binnen de organisatie kunnen lastig zijn.
❌ Moeite met loslaten van huidige inrichting.
❌ Veranderingen doorvoeren terwijl bedrijfsprocessen doorgaan.
❌ Niet altijd mogelijk om een big bang-aanpak te hanteren.
❌ Twee parallelle processen (live en inrichting) kunnen complex zijn.
Voordelen van herimplementatie
✅ Schone omgeving die aansluit bij de best practices.
✅ Nieuwe functionaliteiten zijn direct beschikbaar.
✅ Opfrisbeurt voor In- & OutSite.
✅ Mogelijkheid om nieuwe keuzes te maken met opgedane ervaring.
✅ Fundamentele veranderingen kunnen doorgevoerd worden.
✅ Kan bij een verouderde omgeving minder tijd in beslag nemen, dan gefaseerd optimaliseren.
Nadelen van herimplementatie
❌ Grote verandering binnen de organisatie.
❌ Geen tussentijds resultaat, pas bij livegang.
❌ Twee parallelle processen (live en inrichting) kunnen complex zijn.
❌ Historische data wordt vaak niet meegenomen.
Kies de situatie die bij je past
Of je nu kiest voor herimplementatie of optimalisatie van AFAS, het belangrijkste is dat je een weloverwogen beslissing maakt die aansluit bij de doelen en behoeften van je organisatie. Beide benaderingen hebben hun eigen voordelen en nadelen, en wat het beste werkt, hangt af van je specifieke situatie en toekomstplannen.