Dat kan een stuk makkelijker. AFAS biedt gratis een koppeling met het UWV, in de volksmond ook wel Digi-ZSM genoemd. Daarmee lopen je verzuimberichten en verlofaanvragen automatisch heen en weer, zonder dat je nog apart hoeft in te loggen. En daarom deel ik in deze blog hoe je die koppeling instelt, hoe je berichten controleert en verstuurt, en waarom je hem ook voor verlofaanvragen als het betaald ouderschapsverlof wilt gebruiken.
Wat de koppeling precies doet
De Digi-ZSM-koppeling zorgt dat berichten twee kanten op gaan: van AFAS naar het UWV, en van het UWV terug naar AFAS. Registreer je de verzuimregistratie op de juiste manier, dan zet AFAS de bijbehorende berichten vanzelf voor je klaar. Jij hoeft ze alleen nog te accorderen en te versturen.
Komt er een terugkoppeling of een aanvullende vraag van het UWV, dan ontvang je die ook via de koppeling. De inlogprocedures op de portal van het UWV zijn daarmee zoveel mogelijk verleden tijd.
De koppeling aanzetten
Het instellen is eenvoudiger dan je misschien denkt. Je downloadt een aanmeldformulier uit je eigen AFAS-omgeving en dient dat in. Meestal krijg je binnen een dag bericht terug van het UWV dat je vanuit AFAS berichten mag versturen.
Daarna staat de koppeling en beginnen de berichten automatisch te lopen zodra je een verzuimregistratie correct vastlegt.
De UWV-cockpit: overzicht en controle
In Profit vind je de UWV-cockpit, de plek waar alle berichten worden verzameld. AFAS zet berichten standaard klaar om verzonden te worden, zodat jij altijd de controle houdt over óf en wanneer een bericht daadwerkelijk de deur uitgaat.
Maar moet je daarvoor elke dag inloggen in die cockpit om te kijken of er iets klaarstaat? Nee.
Met een simpel InSite-signaal zet je een workflow klaar die je waarschuwt zodra er een bericht is dat je aandacht verdient. Je wordt vanzelf geattendeerd.
Zo hoef je niet meer dagelijks te controleren of er een actie van je wordt verwacht. Het systeem tikt je op de schouder als het nodig is.
Niet alleen voor verzuim: vergeet het verlof niet
Hier laten veel organisaties kansen liggen. Ze gebruiken de koppeling wel voor verzuimberichten, maar de aanvragen voor bijvoorbeeld aanvullend geboorteverlof en betaald ouderschapsverlof gaan er nog buitenom. Voor die stromen logt de HR-afdeling dan alsnog apart in. Zonde, want dat kost onnodig veel tijd.
Via dezelfde koppeling kun je namelijk ook de WAZO-aanvragen doen. Een paar handige mogelijkheden:
- Je kiest of de declaraties rechtstreeks aan de medewerker worden uitbetaald, of aan de werkgever.
- Bij betaald ouderschapsverlof krijg je automatisch een bericht als het kind één jaar wordt, zodat je op tijd de declaratie voor het hele jaar in één keer indient.
- Je ziet in een overzicht hoeveel declaraties je al hebt verstuurd, wanneer het kind één wordt en hoeveel declarabele weken er nog zijn.
Een aanvraag in de praktijk
Hoe werkt zo'n aanvraag dan concreet? Je gaat via HRM naar de portal UWV digitaal en opent het menu-item Declaratie ouderschapsverlof. In één oogopslag zie je welke medewerkers ouderschapsverlof hebben (gehad) en hoeveel declarabele weken er al zijn opgenomen.
Stel, een medewerker heeft zes weken opgenomen en die wil je declareren:
- Dubbelklik op de medewerker en ga naar het tabblad Berichten.
- Start de WAZO-aanvraag. AFAS vult automatisch in dat er zes weken zijn opgenomen.
- Klik op Volgende. Alle gegevens worden overgenomen uit AFAS, dus je hoeft alleen te controleren.
- Geef eventueel een contactpersoon op, die het UWV kan gebruiken bij aanvullende vragen.
- Kies Direct accorderen en klik op Voltooien.
De aanvraag ligt daarna meteen bij het UWV, en in je berichtenoverzicht zie je dat de declaratie is verzonden. Dat scheelt een hoop administratief werk.
Kort samengevat
- De Digi-ZSM-koppeling wisselt berichten automatisch uit tussen AFAS en het UWV.
- Je zet hem aan met een aanmeldformulier uit je eigen omgeving, meestal binnen een dag geregeld.
- In de UWV-cockpit houd je controle; een InSite-signaal waarschuwt je zodra er iets klaarstaat.
- Gebruik de koppeling ook voor WAZO-aanvragen zoals betaald ouderschapsverlof.
- Bij een aanvraag vult AFAS de meeste gegevens vanzelf in, jij controleert en accordeert.
