Altijd op zoek naar meer
“Of je nu je beveiliging wil versterken, je cloudmanagement optimaliseren, of AI in je werk wil verweven, ons Microsoft consultancy-team staat voor je klaar” vertelt Marten Oude Reimer, senior HR-adviseur. Samen met 4 andere collega’s is Marten verantwoordelijk voor HRM, Payroll en Learning & Development binnen de organisatie. Zeg je innovatie, dan zeg je Inspark. Want deze software-experts gaan altijd voor meer. Dat meer vonden ze in de nieuwste ontwikkelingen van AI. En in AFAS. Marten vertelt: “We werken al sinds 2019 trouw met AFAS. Het is een ERP-systeem waar je alles aan kunt koppelen. Een centraal punt voor de complete organisatie. Maar een systeem dat zoveel kan, vraagt ook om expertise. Daarom werkten we al een hele tijd met AFAS-partners voor het beheer.
Maar het liep nog niet helemaal soepel
“We hadden een partner voor de Payroll en weer een andere partner voor consultancy. Er zat best wat verschil in de werkwijzen, en daar liepen we tegenaan. Maar wat het meest frustreerde waren de eindeloze controles op controles. Door de oude inrichting van onze Payroll ontstonden fouten die voor een grote workload zorgden.” Wat een simpele sprint moest zijn kostte tijd. Waardevolle tijd.
Daarom besloot Inspark met een nieuwe AFAS-partner in zee te gaan. Eentje waar alles onder één dak valt.
“We hebben met verschillende mensen gepraat, en VOXTUR kwam toch echt als beste uit de test. Duidelijke werkwijze, direct een 0-meting en meteen een goed gevoel. Het is een jong bedrijf, dat ook met een bepaalde jongheid en snelheid werkt. Dit alles in combinatie met het BaaS-pakket (Beheer as a Service) maakte de keus heel makkelijk.”
Samen werken aan beter
Inspark koos voor een functioneel beheer abonnement – en dat begon meteen met een herinrichting van Payroll. “Na de 0-meting gingen we meteen aan de slag. Wij kregen zelf geen grip op alle fouten in het systeem. VOXTUR wel. Want we hadden heel veel eigen inrichting in AFAS, die enorm veel onderhoud nodig had. We hebben daarom samen met VOXTUR de inrichting zoveel mogelijk teruggezet naar de AFAS-basis. Het grote en directe voordeel: automatische updates. Hiermee viel direct een deel van onze workload weg” vertelt Marten.
Kleine wijzingen, grote impact. Maar dan moet je maar wel net weten welke wijzigingen je moet doen. Hoe handig is het dan dat een expert over je schouder meekijkt . “Wij kozen voor Beheer as a Service. Zo hebben we een expert on speed dial. Per maand hebben we 20 credits die we gebruiken voor vragen of andere zaken waar we tegenaan lopen. De meeste vragen zijn dan ook binnen één dag al beantwoord en opgelost. Niks blijft liggen, en alles blijft top of mind. Het geeft een heel prettig gevoel dat je de ruimte hebt om dit te doen. Sterker nog: het stimuleert onze zelfredzaamheid alleen maar meer. Willen we nu iets wijzigen? Dan gaan we zelf aan de slag, en schakelen we VOXTUR in voor die laatste 20% van de inrichting. Zo leren we ook meteen hoe het moet voor een volgende keer.”
“Ik ben onder de indruk van de snelheid waarmee VOXTUR onze vragen oppakt. Je hebt echt het gevoel dat er een partner naast je staat. Eentje die meedenkt en ook niet zomaar gaat ‘draaien’. Bij VOXTUR stellen ze namelijk altijd de wedervraag, om eerst goed in beeld te krijgen wat daadwerkelijk de wens is. Ik zou VOXTUR daarom ook zeker aanbevelen. Laagdrempelig, duidelijk, helder – gewoon supergoed!”
Er was een grote wens
Zélf in control blijven. Een systeem dat vóór je werkt, in plaats van tegen je. Hoe is dat nu, Marten? “Vanaf het moment dat we met VOXTUR gingen samenwerken, gaven we het aan. We willen de controle terug in eigen handen. De maandelijkse Payroll-drukte moest plaatsmaken voor grip en zekerheid. Nu? Verwerken we zelf mutaties en zijn we ook zelf verantwoordelijk voor de aanlevering van de verloningen. VOXTUR doet hier een slag overheen, waarna wij akkoord geven en de verloning gaat lopen. We zijn van 3x controleren terug naar 1x gegaan. En juist dat bevestigt hoeveel grip er nu is.”
Wat merk je ervan?
… in je werk en in je team? “Payroll was voor ons altijd een hele onrustige periode. Stress, onduidelijkheid en extra controles om die grip te krijgen waar we zo naar zochten. Voorheen kregen we wel 30 mutaties terug bij een verloningsronde. En dat kwam omdat het systeem een soort black box werd. Nu? Heerst er rust in het team. Door alle automatiseringen verwerken we veel minder mutaties. We weten wat er speelt, want het systeem werkt weer vóór ons. De tijdswinst is enorm. Ik werk zelf sinds 2018 met AFAS, maar merk nu pas de kracht ervan. Onze Payroll workload is van meerdere weken teruggegaan naar een paar dagen. En dat komt omdat we dit samen met VOXTUR aan de voorkant goed gemanaged hebben. Ik sta echt te kijken van het kennisniveau van de consultants. We hebben veel meters gemaakt, en ontdekken zelf nog altijd meer over AFAS.”
Nog plannen genoeg
Is de inrichting nu dan klaar? Zeker niet. Want zeg je Inspark, dan zeg je innovatie, weet je nog? “Samen met VOXTUR hebben we ook onze OutSite vernieuwd. Zodra iemand in dienst komt, lopen er nu automatisch processen en workflows. Deze transformatie willen we ook doorvoeren in InSite. Dit willen we in Q3 uitrollen. Ook willen we het ouderschapsverlof anders in het systeem en rooster integreren. Eigenlijk vooral het systeem zoveel mogelijk voor ons laten werken, en de menselijke administratie tot een minimum beperken.”
