Tag: AFAS

Sinds de nieuwste update van Profit 3 is er een handige nieuwe functionaliteit toegevoegd: het instellen van veldinstellingen op basis van condities. Dit betekent dat je nu de instellingen van vrije velden, zoals je gewend bent vanuit een profiel, nog specifieker kunt afstemmen op jouw behoeften. Dit kan onder bepaalde voorwaarden, die we hieronder voor je op een rij hebben gezet. Met de juiste kennis en ondersteuning van functioneel beheer kun je deze mogelijkheden optimaal benutten. Wat is er nieuw in Profit 3? Vanaf nu kun je veldinstellingen aanpassen op basis van condities. Dit geldt alleen voor vrije velden en je kunt filteren op een ander vrij veld binnen hetzelfde onderdeel in de managementtool. Let wel op, het gebruik van filtertags is niet mogelijk. Je kunt instellingen alleen direct op het veld toepassen, zonder variatie tussen verschillende profielen. Deze instellingen zijn toepasbaar op alle locaties waar je normaal velden kunt wijzigen, zoals in workflows binnen InSite en in Profit zelf. Stappenplan voor het instellen van condities Wil je de condities voor een veld instellen? Volg dan deze eenvoudige stappen:Dubbelklik op het veld waar een conditie nodig is.Ga naar het tabblad 'Beheerdersinstellingen'.Vink 'Voorwaardelijke logica op veldinstellingen toepassen' aan.Stel in of het veld zichtbaar, wijzigbaar of verplicht moet zijn:- Nooit- Altijd- Onder conditie zichtbaar/wijzigbaar/verplicht- Onder conditie verborgen/alleen-lezen/optioneelHeb je voor een conditie-optie gekozen? Klik dan op 'Conditie'.Stel je gewenste filter in.Stel het gewenste filter in en klik op 'Voltooien'.Is je filter voor alle onderdelen hetzelfde? Kopieer dan de instellingen en plak ze bij de volgende veldinstellingen. Functioneel beheer kan je helpen deze stappen efficiënt uit te voeren, zodat je zonder complicaties aan de slag kunt. Casus: Bedrijfskleding Bestellen Om de proef op de som te nemen heb ik een workflow gemaakt: Bedrijfskleding bestellen. De fictieve klant werkt met monteurs, die veel verschillende dingen moeten kunnen bestellen. Maar afhankelijk van wat ze bestellen, moeten er ook vervolgkeuzes gemaakt kunnen worden.Er kan besteld worden:JasS, M, L of XLVeiligheidsvestVeiligheidsschoenenWelke maat?Veiligheidshelm Als een medewerker een lasser is, moet er ook een ander veld beschikbaar worden:Lasbril In een ideale workflow kunnen er meerdere onder elkaar besteld worden (en wordt item 2 pas beschikbaar als item 1 ingevuld is), maar dat is voor deze oefening even te uitgebreid. Bevindingen Na het aanmaken van de velden gaat alles voorspoedig. De kledingmaat wordt enkel zichtbaar als bij kledingkeuze is gekozen voor ‘Jas’, en de schoenmaat wordt alleen zichtbaar bij ‘Veiligheidsschoenen’. Demonstratie van de nieuwe functie in AFAS Profit 3 om vrije velden conditioneel te tonen. Het probleem is het veld Lasbril. Deze moet op basis van de functie van de medewerker zichtbaar worden. Je mag een conditie wel baseren op een Profit-veld, maar deze moet in dezelfde gegevensverzameling beschikbaar zijn. De functie zit bij Medewerker/Org. Eenheid/Functie, niet bij dit vrije dossieritem. We kunnen hem dus niet goed filteren.Een oplossing is om een extra vrij veld toe te voegen (Lasser: Ja/Nee), en deze in de workflow met behulp van waarde toekennen te vullen. Het nadeel is dat de workflow dan minstens 1 stap moet maken. Een conditie voor een aanmaakpagina gaat dus niet werken voor dit laatste veld. Het is niet wenselijk dat een medewerker meerdere pagina's moet doorlopen om zijn aanvraag in te sturen.Mocht je het wel graag willen dan kun je verschillende profielen maken. Een voor de lassers, en een voor andere functies. Deze stel je dan met behulp van selecties op de pagina's beschikbaar aan de betreffende groepen. Maar dan maak je het wel weer heel ingewikkeld. Functioneel beheer kan ook hier helpen om dit proces te stroomlijnen en de juiste oplossing te kiezen. Wat als...? Wat als ik een veld instel op Zichtbaar met als: Einddatum leeg, en er komt later alsnog een einddatum?Dat hangt af van je instellingen.Als zowel zichtbaar als wijzigbaar de conditie Einddatum leeg hebben, dan wordt het veld onzichtbaar om het moment dat een einddatum ingevuld wordt. De waarde is daarmee verborgen. De waarde is dan niet verwijderd; pas je de conditie aan, dan wordt het veld en wat je eerder hebt ingevuld weer beschikbaar.Je zou daarom bijvoorbeeld het volgende onderscheid kunnen maken:Zichtbaar alsEinddatum leegOF: Betreffende vrije veld niet leegWijzigbaar alsEinddatum leeg Daarmee is het veld bewerkbaar op het gewenste moment, maar houd je de inhoud zichtbaar bij een gewijzigde situatie. Tot slot Deze nieuwe functionaliteit biedt veel mogelijkheden. Het is belangrijk om, samen met functioneel beheer, goed na te denken over wanneer en hoe je velden gebruikt. Zorg ervoor dat je van tevoren duidelijk hebt welke gegevens je nodig hebt voor de condities, en of een veld onder bepaalde omstandigheden alsnog zichtbaar moet blijven. Dus denk van tevoren na over de volgende vragen:Wanneer gaat dit veld gebruikt worden?Welke gegevens je nodig hebt voor je conditie?Wanneer moet het veld alsnog beschikbaar blijven?

Tag: AFAS

Ben jij klaar voor de wet Loontransparantie?Doe de gratis scan en ontdek waar je staat

Ben jij klaar voor de wet Loontransparantie?
Doe de gratis scan en ontdek waar je staat