Het is een uitdaging die bij veel organisaties speelt: het functioneel beheer van AFAS uitbesteden of toch maar zelf doen? Beide opties hebben voor- en nadelen en in deze blog zetten we die graag voor je op een rij.
Wat is functioneel beheer van AFAS?
Functioneel beheer zorgt ervoor dat, in dit geval AFAS, niet alleen vandaag maar ook in de toekomst efficiënt en effectief blijft functioneren. Dit betekent dat de software wordt beheerd en geoptimaliseerd, waarbij de focus ligt op het afstemmen van de software op jouw bedrijfsprocessen.
De persoon die dit uitvoert noemen we dus een functioneel beheerder. De beheerder is dus eigenlijk de brug tussen (vaak) IT of HR en de key-users of eindgebruikers binnen de organisatie. Deze persoon zorgt ervoor dat de software naadloos aansluit bij de behoeften van de gebruikers en dat eventuele incidenten snel en vakkundig worden opgelost.
Een belangrijk aspect van functioneel beheer is het continu verbeteren van de applicatie. Dit houdt in dat de functioneel beheerder regelmatig de werking van de software evalueert en verbeteringen voorstelt en doorvoert. Dit kan variëren van kleine aanpassingen om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen tot grotere updates die nieuwe functionaliteiten toevoegen of de veiligheid van het systeem versterken. Daarnaast is de functioneel beheerder verantwoordelijk voor het trainen van gebruikers, het beheren van gebruikersrechten en het waarborgen van de datakwaliteit. Kortom, functioneel beheer zorgt ervoor dat de software optimaal wordt benut en bijdraagt aan de doelstellingen en succes van de organisatie.
Wat doet een functioneel beheerder van AFAS?
Een functioneel beheerder van AFAS is eigenlijk doorlopend bezig met het verbeteren van de software. Dit houdt in dat de functioneel beheerder regelmatig de werking van de software evalueert en verbeteringen voorstelt en doorvoert.
Je kunt hierbij denken aan kleine aanpassingen om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen, maar ook het doorvoeren van grotere updates die nieuwe functionaliteiten toevoegen of maatwerk functionaliteit vervangen door een door AFAS uitgeleverde standaard.
Daarnaast zie je dat in veel organisaties de functioneel beheerder ook verantwoordelijk voor het trainen van gebruikers, het beheren van de autorisatie en zelfs het waarborgen van de datakwaliteit.
Kortom: de functioneel beheerder zorgt ervoor dat AFAS optimaal wordt benut en bijdraagt aan het succes van de organisatie.
Waarom zou je functioneel beheer van AFAS uitbesteden?
Allereerst krijg je door het uitbesteden van functioneel beheer van AFAS de expertise van specialisten in huis zonder ze fulltime op je loonlijst te hebben. AFAS experts zijn dag in dag uit bezig met AFAS bij verschillende organisaties. Ze kennen dus de kneepjes van het vak, zijn up-to-date en kunnen daardoor AFAS optimaal inrichten en beheren.
Dit betekent minder zorgen voor jou over technische details en meer tijd om je te focussen op wat echt telt: de bedrijfsvoering van jouw organisatie.
Nog een voordeel: met een externe functioneel beheerder ben je verzekerd van continuïteit. Vakanties, ziektes of wisselingen van medewerkers? Geen probleem, jouw functioneel beheer loopt gewoon door.
Als klap op de vuurpijl kan uitbesteden van functioneel beheer van AFAS voordeliger zijn. Hoe dan? Nou, door uitbesteding vermijd je de kosten van het werven, opleiden en in dienst houden van een eigen functioneel beheerder. Plus, de efficiëntieslagen die een externe functioneel beheerder van AFAS kan maken, betalen zich vaak terug in de vorm van soepelere processen en minder fouten. Win-win, toch?
Waarom zou je functioneel beheer van AFAS zelf doen?
Nou, dat ligt er dus net aan hoe je het bekijkt…
Want functioneel beheer van AFAS zelf doen heeft zeker z’n voordelen!
Ten eerste: de controle ligt volledig in jouw handen. Jij kent je bedrijf als geen ander, en wie kan er beter beslissingen nemen over de software die jouw bedrijfsprocessen ondersteunt dan jijzelf? Door het beheer in eigen huis te houden, zorg je ervoor dat elke aanpassing, elke update, naadloos aansluit bij de unieke behoeften en doelen van jouw organisatie.
En wat te denken van de directe communicatie? Geen tussenpersonen betekent dus ook geen misverstanden. Je praat direct met de gebruikers en speelt snel in op hun feedback.
Ook kennisopbouw is een belangrijke reden om functioneel beheer van AFAS zelf te doen. Door functioneel beheer zelf te doen, bouw je intern een schat aan kennis en expertise op. Deze kennis blijft binnen je organisatie, wat op lange termijn een enorme meerwaarde is. Je creëert een team van medewerkers die niet alleen AFAS door en door kennen, maar ook diep inzicht hebben in hoe deze het beste kan worden ingezet voor jouw specifieke bedrijfsprocessen.
En laten we eerlijk zijn, het ontwikkelen van eigen talent en expertise is niet alleen bevredigend, maar ook een slimme investering in de toekomst van je bedrijf.
Of een combinatie van beiden?
Steeds vaker zie je de combinatie van beiden terugkomen: een deel van het functioneel beheer van AFAS uitbesteden en een deel zelf doen.
Want waarom zou je kiezen tussen zelf doen of uitbesteden als je beide kunt combineren? Aan de ene kant heb je dan de interne controle en directe afstemming op je bedrijfsprocessen, aan de andere kant de expertise en diepgaande kennis van een AFAS expert.
Je eigen team richt zich op de dagelijkse beheertaken en blijft nauw betrokken bij de bedrijfsvoering, terwijl de externe experts ondersteuning bieden bij complexere vraagstukken, grote updates of specifieke trainingen. Zo benut je de interne kennis optimaal en vul je deze aan met externe expertise waar nodig.
En is er een periode met hoge werkdruk, complexe projecten, verzuim of verlof? Dan schakel je eenvoudig extra hulp in van de externe experts. In rustigere tijden neemt je eigen team weer het voortouw. Zo heb je altijd de juiste balans tussen interne betrokkenheid en externe ondersteuning. Kortom, met een hybride vorm van functioneel beheer combineer je het beste van beide werelden en zorg je voor een soepele, efficiënte en kennisrijke beheeromgeving.
De keuze is dus reuze!
Functioneel beheer van AFAS uitbesteden of zelf doen? De keuze is dus reuze! En welke keuze je moet maken is dus heel erg afhankelijk van de situatie. Weet je na het lezen van deze blog nog steeds niet welke keuze het beste bij je past? Dan adviseren we je gewoon eens een afspraak te maken zodat we een advies op maat kunnen geven.
Want zelfs het uitbesteden van functioneel beheer van AFAS kent veel smaken.
Zo is er bijvoorbeeld functioneel beheer waarbij een AFAS expert bij jou op locatie of op afstand voor een vaste periode een aantal uur per week functioneel beheer van AFAS voor je uit handen neem, maar kun je ook kiezen uit Beheer as a Service, waarbij je voor een vast bedrag per maand functioneel beheer op afstand inkoopt.
Welke vorm je ook kiest: kies!
Welke vorm van functioneel beheer van AFAS je ook kiest: kies!
Met steeds terugkomende AFAS-updates en misschien zelfs wel wijzigingen in je bedrijfsprocessen, kun je simpelweg niet zonder professioneel functioneel beheer van AFAS. AFAS is het hart van je organisatie. De motor die zorgt dat alles soepel loopt.
Zonder een stevig beheer van je AFAS loop je het risico op verouderde processen, inefficiënties en misschien zelfs veiligheidsrisico’s. Dus ja, een keuze maken is essentieel.
