Per 2 augustus is de nieuwe regeling voor het betaald ouderschapsverlof van start gegaan. Met deze regeling kan een medewerker die een kind heeft gekregen, in het eerste levensjaar voor maximaal 9 weken (deels) betaald ouderschapsverlof genieten. Nu eenmaal in gebruik loop je misschien wel tegen een aantal zaken aan.
Daarom dit blog op basis van mijn ervaringen bij onze klanten.
Wanneer vraag je het aan bij het UWV?
UWV betaalt per volledige werkweken, dus je kunt de uitkering pas aanvragen nadat er een aantal uur is verbruikt dat gelijk is aan de wekelijkse arbeidsduur van de medewerker.Â
Bijvoorbeeld: iemand werkt 32 uur per week en neemt elke week 8 uur op. Pas na 4 weken (8×4=32 uur= 1 werkweek) kan je de aanvraag bij het UWV neerleggen.
Let op: Je kunt het OSV maximaal drie keer wijzigen, houdt hier met correcties dus rekening mee.
Als werkgever heb je, globaal gezien, twee mogelijkheden: De medewerker ontvangt het geld wanneer het UWV de uitkering betaald (al dan niet via de eigen salarisadministratie), of je ‘schiet het voor’.Â
Kies je ervoor om de medewerker het salaris te laten ontvangen via uitkering van het UWV, dan zal je de inhouding van uren 100% op salaris moeten korten. Betaal je de medewerker door gedurende het verlof, dan wacht je als werkgever op het geld zodat de medewerker hier niet op hoeft te wachten.Â
Hoe je hiermee omgaat beschrijf ik in hieronder.
Tip: richt een aantal signalen in om het verloop in de gaten te houden. Bijvoorbeeld: signaal 1 nadat een volledige werkweek is opgenomen, signaal 2 zes weken voor het einde van verlof (of ieder ander meetpunt) en een laatste signaal nadat het kind 1 jaar is geworden.
Hoe houd je het salaris in bij de medewerker?
- Houd je 70% in van salaris, is het dan verstandig om het te berekenen op de uren of op het salaris? De minst onderhoudsgevoelige optie is om 70% van de uren in te houden, maar indien je kiest om het op salaris te baseren dan zullen eventuele verhogingen niet meegenomen worden. Dit komt doordat bij de aanvraag gekeken wordt naar het op dat moment geldende salaris;
- Je houdt 70% in van het dagloon. AFAS heeft in alle Cao’s inclusief de basis Cao een parameter van het UWV waarin het maximum dagloon van het huidige moment staat. Deze wordt meerdere keren per jaar gewijzigd (afhankelijk van de wijzigingen bij het UWV). Is de medewerker net in dienst? Dan weet je niet hoeveel de medewerker voorheen verdiende. Ga je hiernaar vragen? Het UWV kijkt namelijk naar de afgelopen 12 mnd (referteperiode) vanaf de eerste dag voor de aanvraag. Heeft de medewerker minder verdiend, dan zal er te veel uitbetaald worden. Hoe ga je als werkgever hiermee om, ga je achteraf het alsnog verrekenen?
- Gebruik voor verrekening van UWV het looncomponent 100.000.246, dit is niet zichtbaar voor de medewerker op de loonstrook. Er kan een verschil zijn maar zal vaak in het voordeel zijn van medewerker, hoe wil je als bedrijf hier mee omgaan? Betaal je het verschil uit aan de medewerker? Als werkgever wil je uiteraard de medewerker niet benadelen, zonder jezelf in de vingers te snijden. AFAS heeft een mooie beslisboom gemaakt voor de looninrichting.Â
Overgangssituatie onbetaald naar betaald
- Stel: een medewerker heeft al onbetaald ouderschapsverlof en vraagt dan betaald verlof aan via InSite, vanuit een profiel waarmee enkel betaald ouderschapsverlof aangevraagd wordt. In dit geval moet alsnog in AFAS het type ouderschapsverlof omgezet worden naar betaald. Dat komt omdat AFAS een aanpassing maakt op het huidige rooster. Als hierin al aangegeven is dat er onbetaald ouderschapsverlof opgenomen wordt, dan zal InSite deze instelling niet wijzigen, zelfs al wordt dit vanuit het profiel van de workflow afgedwongen. Wil je dat het type ouderschapsverlof tóch aangepast kan worden bij de aanvraag? Dan moet het veld waarin de keuze tussen onbetaald/betaald gemaakt wordt zichtbaar zijn in profiel. Dit maakt het echter ook voor alle nieuwe aanvragen mogelijk om dit veld aan te passen. Een goede oplossing is dan, aangezien we het hebben over een eenmalige overgangsperiode, om in AFAS de aanvraag betaald OSV aan te passen naar de gewenste instellingen.
- Stel: je zet een bestaande regeling voor ouderschapsverlof (onbetaald) om naar betaald ouderschapsverlof. De huidige einddatum voor de regeling ligt ná de datum waarop het kind 1 jaar wordt. Bij het aanmaken van het nieuw tijdelijk rooster voor betaald ouderschapsverlof moet je daarom kiezen voor een einddatum op de dag voordat het kind jarig is. Want na deze dag bestaat er geen verlofsaldo betaald ouderschapsverlof waarmee AFAS kan rekenen. Hieruit komen correcties, omdat de gewogen periode van het ouderschapsverlof herberekend wordt. Dit is niet te omzeilen, omdat er per regel een geplande einddatum gekoppeld is. Per einddatum wordt er een gemiddelde over de betreffende periode berekend. Met het aanpassen van de verlofsoorten verkort je de periode met een correctie uit het onbetaalde gedeelte als resultaat.
Let op: Indien er tijdens langdurige ziekmelding ook OSV (onbetaald of betaald) opgenomen is en de medewerker is 100% hersteld (dus de ziekmelding wordt afgesloten), dan komen er ook correcties. Dit omdat de gewogen periode herberekend wordt.
