Openstaande taken in AFAS automatisch opruimen

Wanneer er veel gebruik gemaakt wordt van InSite om diverse processen digitaal te laten verlopen, kan het zijn dat je na verloop van tijd veel taken open ziet staan. Ter info taken worden niet altijd afgesloten. Afgekeurde declaraties worden niet verwijderd. Mensen die iets moesten doen zijn ondertussen uitdienst. De redenen lopen uiteen, maar het resultaat is hetzelfde. De weergave ‘Alle taken’ stroomt over, en het overzicht raakt kwijt.

In deze blog neem ik je mee in een paar tips en trucs om te zorgen dat AFAS de bezem voor jou gaat vasthouden.

Ter info afhandelen

Bij het gebruik van een ter info-taak is het de bedoeling dat iedereen in de groep een workflow te zien krijgt, en daarna deze voor gelezen accordeert. Helaas blijkt in de praktijk dat dit niet altijd gebeurt. Nadeel is dat de Ter info in de Alle Taken zichtbaar blijft, totdat iedere individuele gebruiker de taak afsluit. In dat geval kan het wenselijk zijn om een periode te bepalen waarin de ter info nog relevant is.
afhandelen1

In deze casus gaat er een ter info naar de groep Verzuim (Profit), bij elke workflow omtrent verzuim. Omdat bijvoorbeeld een deelherstelmelding van drie weken geleden niet meer interessant is, willen we dat deze automatisch verdwijnt. Dat doen we als volgt.

In de workflow halen we de relevante gegevensverzameling op (in dit geval: Mutatie verzuimverloop). Hierin wil ik het veld Datum/tijd beschikbaar hebben.

Ik maak een nieuwe conditie, waarbij ik instel: De datum moet groter of gelijk zijn aan vandaag – 3 weken.

afhandelen2
Bij de Ter info-taak stel ik deze vervolgens in als conditie op de gebruikersgroep.
afhandelen3
Na het publiceren van de workflow gaat het systeem de openstaande taken langs. Zeker als dit er veel zijn, kan het even duren voordat alle taken zijn opgeschoond.

Geplande taak voor conditioneel afhandelen

Belangrijk bij deze (en de volgende tips) is dat je de geplande taak ‘Workflowtaken conditioneel afhandelen’ ingesteld hebt. Deze kun je instellen in Algemeen > Beheer > Geplande taak.
afhandelen4

Medewerker is uitdienst

Stel, een medewerker met een contract voor bepaalde tijd krijgt geen contractverlenging. Er is via de workflow een brief aangeboden welke de medewerker digitaal moet ondertekenen. De medewerker doet dit niet, en is uiteindelijk uitdienst en heeft geen toegang meer tot InSite. Je wil wel dat de workflow afgerond wordt, omdat de datum uitdienst nog gemuteerd moet worden.

In de gegevensverzameling ‘Mutatie Medewerker/contract’ haal ik het veld ‘Datum uit dienst’ op. Deze gebruik ik voor mijn conditie, welke wordt ‘Datum uit dienst in verleden’.

afhandelen5
In de workflow voeg ik de speciale actieknop toe, voor het registreren van de medewerker uitdienst. Deze geef ik ook een passende naam en icoon, zodat ik in een oogopslag kan zien waar deze knop voor bedoeld is.
afhandelen6
Bij de instellingen van deze knop pas ik ook de volgende instellingen toe:
afhandelen7
Hiermee zorgen we ervoor dat deze actieknop niet zichtbaar is voor de medewerker. Die kan dus niet zelf de uitdienst muteren zonder het document te ondertekenen. Pas de dag nadat de medewerker uit dienst gaat, wordt deze zichtbaar, maar vanwege de geplande taak wordt deze ook meteen afgehandeld.

Afgekeurde declaraties

Wanneer een declaratie wordt afgekeurd, heeft de medewerker de mogelijkheid om deze aan te passen of opnieuw in te sturen, of om de declaratie te verwijderen. In de praktijk kan het voorkomen dat de medewerker een nieuwe declaratie instuurt, maar vervolgens niets meer doet met de oude, afgekeurde workflow.

Bij het afkeuren wordt vaak verplicht een reactie gevraagd, zodat de medewerker ook ziet waarom er iets is afgekeurd. Deze reactie gebruik ik voor mijn volgende conditie. Als een medewerker na twee maanden nog steeds niets gedaan heeft met de afgekeurde workflow, wil ik dat deze afgehandeld wordt.

In de workflow voeg ik de gegevensverzameling ‘Dossier’ toe. Hierin haal ik het veld Laatste reactie > Instuurdatum op.

afhandelen8
Ik bouw een filter voor laatste reactie twee maanden geleden:
afhandelen9
En op dezelfde manier als bij de datum uitdienst, voeg ik een actieknop toe die alleen dan zichtbaar is, en meteen in werking gaat treden.
afhandelen10
afhandelen11

Taak wordt te lang niet opgepakt en moet escaleren

In de voorgaande scenario’s hebben we gegevens gehad op basis waarvan we condities konden maken. Bij sommige tijdsgevoelige workflows, bijvoorbeeld in verband met certificeringen, afspraken met klanten, etcetera, wil je misschien een escalatiemoment inbouwen. Maar in de gegevensverzameling Dossier hebben we geen gegevensveld zoals ‘Datum laatste wijziging’ tot onze beschikking. Wat kunnen we dan wel doen om te zorgen dat we een geschikte conditie kunnen bouwen?

In de gegevensverzameling Dossier is het veld ‘Laatste wijziging externe status’ beschikbaar. Dit is de status die je meegeeft aan je workflow voor OutSite. In veel van je workflows zul je echter geen gebruik maken van OutSite. Dit gegevensveld kunnen we dus creatief inzetten.

Ik bepaal het punt van escalatie in de workflow, en zorg ervoor dat de stap(pen) die naar dit punt leiden een externe status geven. Dit kan dezelfde status zijn als voor intern:

afhandelen12
Ik bouw een conditie met het veld ‘Laatste wijziging externe status’. Als een taak al voor een week op ‘Inplannen’ staat, en er is (blijkbaar) nog niks ingepland, moet de leidinggevende geïnformeerd worden.
afhandelen15
Ik pas de workflow vergelijkbaar aan. In dit geval gaat de nieuwe actieknop terugleiden naar dezelfde vervolgtaak, maar wordt er een ter info opgestart voor de leidinggevende. In de toelichting voor de leidinggevende leg ik de situatie uit.
afhandelen16
afhandelen17

En deze ter info? Daar bouw ik weer een conditie voor op: Workflow is nog niet afgerond. Zodra de medewerker dus op de actieknop klikt, wordt ook de ter info voor de leidinggevende afgesloten. Dan wordt die ook niet onnodig lastig gevallen met iets waar al actie op is ondernomen.

Dit zijn een paar mogelijkheden waarmee AFAS jouw openstaande taken kan onderhouden. Deze zijn aan specifieke voorbeelden uitgewerkt, maar je kunt deze natuurlijk breder toepassen. Het belangrijke is dat voor een Ter info-taak, je uitgaat van “Hoe lang moet dit zichtbaar blijven?” voor de conditie. Bij het afhandelen via een geplande taak moet je conditie uitgaan van “Vanaf welk moment moet dit doorgezet worden?” Eigenlijk zijn ze dus elkaars tegenovergestelde.

Succes met het automatisch opschonen van de takenlijst

Misschien vind je dit ook interessant

Payroll consultant
Lees de blog
voxtur-20220201_026
Lees de blog
NZA werk lach
Lees de blog

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.