Het kan je bijna niet ontgaan zijn: de AFAS Open 2022 was weer een groot feest boordevol inspiratie, netwerken, delen van ervaringen en bovenal: gave nieuwe functionaliteit in Profit 21.
Maar hoe laat je de veranderingen in deze nieuwe versie werken? Deze 5 stappen helpen je er doorheen. Voordat je begint is het belangrijk om te kijken wanneer jouw organisatie overgaat naar de nieuwe versie van AFAS. Je vindt deze planning in de klantportal van AFAS.
Stap 1: Maak het helder
Als je goed hebt opgelet zijn er bijna 15 grote stukken nieuwe functionaliteit gepresenteerd tijdens de AFAS Open ERP en HRM / Payroll. Daarnaast heb je waarschijnlijk nog talloze voorbeelden gezien van al bestaande functionaliteit waar je wat mee kunt. Dus: jij hebt de aankomende tijd genoeg te doen.
Om verandering te laten werken is het essentieel dat je als eerst een prioriteitenlijst maakt van deze nieuwe functionaliteit. Wat maakt het werk nú al eenvoudiger voor medewerkers en wat is gewoon leuk om te hebben?
Nu je weet wat je als eerste gaat oppakken, kijk je uiteraard de video’s nog even terug van de AFAS Open om te zien wat er ook alweer precies is gepresenteerd. Je maakt daarna een plan waarbij je kijkt wat de impact is van deze nieuwe functionaliteit op jouw organisatie en hoe je deze het beste kunt implementeren (direct in de live-omgeving of toch liever eerst in de testomgeving).
Stap 2: Maak het bekend
Nu jij weet wat je wanneer gaat inrichten is het belangrijk om deze verandering te communiceren met de hoofdgebruikers van jouw organisatie. Dat doe je bijvoorbeeld door het plaatsen van een InSite nieuwsbericht, of het organiseren van een sessie waarin jij jouw nieuwe plannen presenteert.
Gelijk ook een mooi moment om het podium te pakken en jouw visie te delen!
Betrek ook kritische gebruikers bij deze bekendmaking. Zo weet je direct waar de pijnpunten in de organisatie liggen en welke zaken je mee moet nemen tijdens de inrichting om ook deze kritische gebruikers fan te maken van deze gave nieuwe functionaliteit.
Stap 3: Maak het echt
Oke. Je hebt het plan gemaakt, je hebt het gecommuniceerd, nu is het tijd om de belofte waar te maken. En om ook het maximale uit deze stap te halen is het belangrijk dat je de functionaliteit inricht met de eindgebruiker in gedachten.
Je kijkt daarbij goed naar wat er standaard door AFAS wordt meegeleverd en hoe dit aansluit bij de wensen van jouw organisatie. Vergeet ook de kritische gebruikers niet!
Stap 4: Maak het waar
Het gevaar bij de implementatie van nieuwe functionaliteit is dat je er te technisch naar kijkt. Je kunt een proces volledig standaardiseren, digitaliseren en automatiseren, maar als je er niet op een juiste manier over communiceert laat je de verandering alsnog niet werken.
In deze stap kijk je ook nog eens terug naar stap 1 en 2, waarbij je de verandering die je eerder hebt gepresenteerd nog eens doorneemt, net zoals de behoeften van de medewerkers in de organisatie en hoe dit op elkaar aansluit.
Ga je voor de staande ovatie? Zorg dan voor een flitsende presentatie waarbij je tijdens jouw verhaal ingaat op de pijnpunten die er waren, de weg die je hebt bewandeld naar de oplossing en wat deze oplossing gaat brengen voor de gebruikers.
Stap 5: Maak het blijvend
Heb je de nieuwe functionaliteit live gezet? Mooi! Dan is het nu tijd voor de laatste stap: perfectioneren. Via een workflow (procesbeheer) geef je gebruikers de kans om feedback te geven op de nieuwe functionaliteit en verbeteringen in te sturen.
Dit is een mooie manier om gebruikers meer in het proces te betrekken, te laten zien dat jij als AFAS beheerder altijd openstaat voor nieuwe ideeën, jouw organisatie weer een stukje beter te maken én verandering echt te laten werken.
Bekijk de video’s
Nog even terugkijken naar wat er allemaal is gepresenteerd tijdens de AFAS Open 2022? Bekijk dan de video’s terug:
