Ga je aan de slag met AFAS optimalisatie? Dan heeft dat een grote impact op de efficiëntie en effectiviteit van je organisatie. Plus: het is natuurlijk zonde dat AFAS functionaliteit uitlevert waar je wel voor betaalt, maar die je eigenlijk niet of onvoldoende gebruikt. Maar waar begin je en hoe zorg je ervoor dat je optimalisaties duurzaam zijn?
Het antwoord is simpel: een goede langetermijnplanning. In deze blog delen we een stappenplan voor het opstellen van een jaarplanner die je helpt met AFAS optimalisatie en daarmee je doelen te bereiken.
De kracht van een jaarplanner
Een jaarplanner biedt structuur en duidelijkheid, niet alleen voor jou, maar voor je hele team. Het geeft een overzicht van de doelen, de middelen die je daarvoor nodig hebt en de tijdlijn van AFAS-optimalisatieprojecten. Als je goed over een jaarplanner hebt nagedacht helpt deze je om een vliegende start te maken en snel de eerste successen te boeken. Of zoals we dat in jargon zeggen: de “quick wins”.
Het eerste kwartaal is het moment om te focussen op snelle verbeteringen en de basis te leggen voor grotere projecten. Ook begin je in dit kwartaal met het opleiden van je collega’s en het implementeren van nieuwe functionaliteiten. Zo zorg je voor directe verbetering in de inrichting, maar ook motivatie binnen het team. Ook kun je aan de slag met inspiratiesessies, want deze helpen om nieuwe ideeën te genereren en de betrokkenheid te vergroten.
In het tweede kwartaal ligt de focus op het opleveren van de grotere projecten (laten we deze dan maar even de “big wins” noemen). Dit is ook het moment om feedback te verzamelen en te evalueren wat er beter kan.
Doelen stellen
Bij het opstellen van je jaarplanner is het belangrijk om duidelijke doelen te formuleren. Dit begint met het beantwoorden van een aantal vragen:
- Waarom doe je het?
- Wie doet er mee?
- Wat ga je doen?
Formuleer je doelen vanuit de behoeften van de organisatie in plaats van de technische details (#nerdmode). Dit zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie ook daadwerkelijk begrijpt waarom bepaalde acties worden ondernomen en wat de verwachte uitkomsten van je AFAS optimalisatie zijn.
Ook is het belangrijk om je doelen SMART te maken:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdgebonden
Dit maakt het makkelijker om je voortgang te monitoren en bij te sturen waar nodig. Specifieke doelen helpen je namelijk om focus te behouden, terwijl meetbare doelen je in staat stellen om successen te vieren en gebieden te identificeren die verbetering behoeven.
Nog een bonus tip: als je jouw collega’s gaat betrekken is het super belangrijk om verder te kijken dan alleen je eigen afdeling. Je moet altijd goed nadenken wie er binnen de organisatie baat hebben bij je AFAS-optimalisatieprojecten en hoe je hun input en steun kunt krijgen.
Projecten prioriteren
We schreven het al eerder: niet alle AFAS-optimalisatieprojecten zijn even belangrijk of urgent. Daarom is het belangrijk om prioriteit te geven aan je projecten. Begin met quick wins want de successen die je met deze kleine optimalisatieprojecten behaalt geven weer energie en motivatie om door te gaan met de grotere AFAS optimalisaties, de big wins.
Nog een tip: rond twee quick wins af voordat je begint aan een big win. Zo voorkom je namelijk dat je vastloopt in grote, complexe projecten zonder tussentijdse successen. Quick wins helpen namelijk ook om vertrouwen te winnen bij de belanghebbenden binnen je organisatie.
Big wins zijn de grotere optimalisatieprojecten die meer tijd en middelen vergen, maar ook een grotere impact hebben op je organisatie. Door deze projecten goed te plannen en gefaseerd uit te voeren, verminder je de risico’s en vergroot je weer de kans op succes. En natuurlijk is het belangrijk om bij deze AFAS optimalisaties regelmatig de voortgang te evalueren en bij te sturen waar nodig.
investeringsvoorstel maken
Als je aan de slag gaat om een jaarplanner op te stellen betekent dit ook dat je moet gaan nadenken over de benodigde middelen. Dit omvat niet alleen de tijd van je team, maar mogelijk ook externe inhuur en de inzet van bijvoorbeeld koppelingen of tools. Maak dus altijd een investeringsvoorstel waarin je duidelijk aangeeft:
- Hoeveel interne tijd is er nodig?
- Welke externe middelen zijn er nodig?
Dit helpt je namelijk om de waarde van je werk zichtbaar te maken en de nodige ondersteuning te krijgen van bijvoorbeeld de directie of je manager.
Bij het maken van zo’n investeringsvoorstel is het belangrijk om de interne tijd echt niet te onderschatten. Vaak wordt er namelijk alleen gekeken naar de kosten van externe middelen, maar de tijd en inzet van je eigen team zijn natuurlijk minstens zo waardevol. Door deze mee te nemen in je voorstel, laat je zien dat je een realistisch beeld hebt van wat er nodig is om je AFAS optimalisaties succesvol uit te voeren.
Externe inhuur kan nuttig zijn voor specifieke taken waarvoor je niet de benodigde expertise in huis hebt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij ingewikkelde technische implementaties of bij het tijdelijk verhogen van je capaciteit als functioneel beheerder om een deadline te halen.
Tijdlijn opstellen
Een tijdlijn geeft jou en je organisatie inzicht in wanneer AFAS optimalisaties worden afgerond en wanneer er aan welke projecten wordt gewerkt. Dit is vooral erg belangrijk voor parttime AFAS-beheerders (beheerders die het beheer van AFAS ‘er even bij doen’).
Bij het opstellen van een tijdlijn neem je zowel korte- als langetermijndoelen op. Korte termijndoelen zorgen voor snelle successen en houden de motivatie hoog, terwijl langetermijndoelen de richting en focus voor de toekomst aangeven. Door deze twee te combineren, zorg je voor een goede planning die ruimte geeft voor zowel snelle verbeteringen als duurzame groei.
Voorbereiden op het volgende jaar
Het derde kwartaal is het perfecte moment om vooruit te kijken naar het volgende jaar. Hierin maak je dus ook jouw jaarplanner definitief en organiseer je bijvoorbeeld interne sessies om successen te delen en ambassadeurs te bedanken. Ook het perfecte moment dus om de directie aan te laten sluiten en de plannen voor het komende jaar te bespreken.
Een goede voorbereiding op het volgende jaar betekent natuurlijk ook dat je de resultaten van dit jaar evalueert:
- Wat ging goed?
- Wat kan beter?
Door deze vragen te beantwoorden, leer je van je ervaringen en optimaliseer je de plannen voor het volgende jaar.
Betrek natuurlijk ook je team en andere belanghebbenden bij het proces van evalueren en plannen. Hun inzichten en feedback zijn namelijk super waardevol en helpen je om je plannen realistischer en effectiever te maken.
Het vieren van kleine en grote successen is ook erg belangrijk om de motivatie hoog te houden en de betrokkenheid van het team te vergroten. Zorg ervoor dat je de resultaten van je inspanningen zichtbaar maakt voor de hele organisatie.
Dit kun je doen in de vorm van een eenvoudige bedankmail, maar natuurlijk ook door pallets taart en (alcoholvrije) champagne naar binnen te rijden. Hoe je het ook doet: het belangrijkste is dat je erkent wat er is bereikt en de inzet van je team waardeert.
Maar wat heb je dan nodig?
Voor een succesvolle implementatie van je jaarplanner heb je de volgende 3 zaken sowieso nodig:
- Focus op de bedrijfspolitiek:
Betrek de juiste personen op het juiste moment om draagvlak te creëren. Dit helpt om obstakels te overwinnen en zorgt ervoor dat je projecten breed gedragen worden. - Beschrijving van de resultaten:
Zorg ervoor dat je duidelijk maakt wat de verwachte uitkomsten van je AFAS optimalisatie zijn (SMART) en hoe deze bijdragen aan de bredere doelen van de organisatie. Vergeet niet om gedragsveranderingen mee te nemen. Dit helpt om de voortgang te monitoren en succes te vieren. - Kleine feestjes:
Vier successen, hoe klein ook. Dit helpt om de moraal hoog te houden en een positieve sfeer te creëren. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich gewaardeerd voelt en gemotiveerd blijft om bij te dragen aan het succes van de organisatie.
Ga aan de slag! (Maar wel gestructureerd)
Er liggen zeer veel kansen voor AFAS optimalisatie, maar het vraagt wel om een doordachte en gestructureerde aanpak. Met een jaarplanner kun je dus duidelijke doelen stellen, je AFAS-optimalisatieprojecten prioriteren en de benodigde middelen plannen. En door successen te vieren en continu feedback te verzamelen, zorg je ervoor dat je AFAS optimalisaties duurzaam zijn en een blijvende impact hebben op je organisatie.
Natuurlijk: het opstellen van een jaarplanner kost tijd en inspanning, maar de voordelen zijn gigantisch. Je zorgt niet alleen voor een overzichtelijke planning, maar hebt ook een routekaart naar succes.
Wil je meer weten over hoe je AFAS optimaal kunt inzetten en wat er allemaal mogelijk is? Bekijk dan de onderstaande video. Hierin geven wij jou 13 optimalisatiekansen die je direct kunt toepassen: