Als organisatie kan het voorkomen dat je derden inhuurt voor bepaalde werkzaamheden, zoals een gastspreker, een freelancer of een examensurveillant in het onderwijs. Deze ‘derden’ krijgen een bedrag uitbetaald of een beloning in natura. Je bedankt elkaar voor de werkzaamheden en spreekt misschien al over een nieuwe opdracht in de toekomst. Als onderneming doe jij in de tussentijd natuurlijk de aangifte over de Uitbetaalde Bedragen aan Derden, ofwel UBD-aangifte.
Gelukkig kan dit ook in AFAS. Ik neem je graag mee hoe je AFAS hiervoor gebruikt en hoe je hierdoor tijd bespaart, want eenmaal ingericht loopt het bijna volledig automatisch.
Wat is een UBD-aangifte en moet ik ook aangifte doen?
De nieuwe renseigneringsverplichting geldt vanaf 1 januari 2023. De aangifte zelf is niet helemaal nieuw en werd vroeger via een IB47-aangifte gedaan. Sinds 2023 wordt het dus de UBD-aangifte genoemd en hiermee informeer je de Belastingdienst van het feit dat er derden zonder een btw-nummer voor jouw organisatie hebben gewerkt. Als je niet zeker weet of jouw organisatie ook de UBD-aangifte moet doen gebruik je deze link van de Belastingdienst.
UBD inrichten in AFAS
In AFAS is het mogelijk om de aangifte klaar te zetten, zodat je uiteindelijk één document genereert uit AFAS die je weer uploadt via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Hiervoor dien je de functionaliteit in AFAS te activeren en in te richten. Nadat de functionaliteit is geactiveerd dien je:
- Een nieuwe btw-code toe te voegen
- De nieuwe btw-code toe te voegen bij de betreffende crediteuren.
- Vink je het veld ‘’UBD – Uitbetaalde Bedragen aan Derden’’ aan bij de betreffende crediteuren.
Verder is het belangrijk om de persoonsgegevens van de crediteur volledig aan te leveren, dit is een vereiste van de Belastingdienst. Het gaat dan om de naam, BSN-nummer, geboortedatum en het adres. Als je deze gegevens invult op crediteurniveau in AFAS worden deze gegevens automatisch meegenomen in het aangiftebestand. Ik adviseer je dan ook om het signaal ‘’BSN en/of geboortedatum ontbreekt voor UBD-aangifte (Profit)’’ te activeren zodat je een signaal ontvangt mochten er bepaalde gegevens ontbreken bij een crediteur.
De activering en inrichting van de functionaliteit is beschreven door AFAS in de volgende link: UBD registreren voor Belastingdienst inrichten.
UBD-aangifte doen en aanleveren
Als alle instellingen en vinkjes goed staan is het tijd om het aangiftebestand te genereren uit AFAS. Alleen de gebruikers met de juiste rechten kunnen de aangifte genereren (hoe je de gebruikers hiervoor autoriseert is beschreven in bovengenoemd artikel). Als je de UBD-aangifte aanmaakt via Financieel / Crediteur / UBD-aangifte selecteert AFAS automatisch het voorgaande boekjaar.
Nadat de aangifte is aangemaakt kun je deze controleren, definitief maken en tot slot genereer je het aangiftebestand in XML die je digitaal aanlevert bij de Belastingdienst. Dit doe je via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via Digipoort. Door het aangiftebestand te genereren vanuit AFAS bespaart je veel tijd, omdat je anders per crediteur een apart formulier of spreadsheet dient in te vullen. In het UBD-aangiftebestand uit AFAS worden alle gegevens in één document ingediend. Zeker als het aantal crediteuren waarvoor je aangifte dient te doen niet meer op één hand te tellen zijn bespaar je tijd door deze functionaliteit van AFAS te gebruiken.
Inzicht is daglicht
Weergave crediteuren
We gaan inzichtelijk maken hoe je gemakkelijk filtert welke crediteuren worden meegenomen in de UBD-aangifte. Afhankelijk van je voorkeur maak je een nieuwe weergave aan of pas je een bestaande weergave aan (met uitzondering van een standaard weergave van AFAS). Als je zelf deze rechten niet hebt kun je dit uiteraard vragen aan de functioneel beheerder binnen je organisatie. In dit voorbeeld passen we een bestaande weergave aan:
- Ga naar Financieel / Crediteur / Crediteur
- Open de gegevensverzameling wizard van de betreffende weergave door op ‘aanpassen’ te klikken (om de knop te zien dien je op het pijltje te klikken bij de weergave).
- Voeg het veld ‘UBD Uitbetaalde bedragen aan derden’ toe aan de weergave en klik op voltooien
- In de nieuwe kolom in de weergave is het nu mogelijk om te filteren op een J of 1 in dit veld, waarmee je de regels krijgt bij welke crediteuren het vinkje aanstaat
Weergave financiële mutaties
We kunnen op dezelfde manier ook in de weergaves bij financiële mutaties inzichtelijk krijgen welke mutaties worden meegenomen in de uiteindelijke UBD-aangifte:
- Ga naar Financieel / Grootboek / Financiële mutaties
- Open de gegevensverzameling wizard van de betreffende weergave
- Voeg het veld ‘UBD Uitbetaalde bedragen aan derden’ toe aan de weergave en klik op voltooien
Met deze inrichting is het mogelijk om de verplichte UBD-aangifte klaar te zetten in AFAS, waardoor je uiteindelijk meer inzicht krijgt welke crediteuren en mutaties worden meegenomen.
