Thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Wat uit noodzaak is ontstaan, lijkt nu gemeengoed te zijn: thuiswerken. Per 1 januari 2022 mag een (gericht vrijgestelde) vergoeding worden gegeven van € 2,- per dag. Gebruik jij het thuiswerkportaal al? En wist je dat er inrichting is die thuiswerkdagen in mindering brengt op reisdagen/-kosten? Of wil je weten hoe je deze functionaliteit kunt integreren met bestaande inrichting? Lees dan snel verder.

De keuze is reuze! Of toch niet…

Laten we beginnen met de “toch niet” zodat je op basis van enkele beperkingen die er zijn kunt bepalen of je van de inrichting af wilt zien.

Toch niet 1: Het gebruik van meerdere dienstverbanden wordt niet ondersteund. Bij meerdere gelijktijdige dienstverbanden berekent AFAS voor de salarisverwerking alleen voor het hoofddienstverband de thuiswerkdagen. De salarisadministrateur kan per dienstverband wel “afwijkende thuiswerkdagen per week” opgeven, maar de vraag is of dat wenselijk is als dit veel handmatige mutaties oplevert.

Toch niet 2: Het is niet mogelijk om wisselende thuiswerkdagen vast te leggen. Je kunt niet aangeven dat je bijvoorbeeld de ene week op vrijdag thuiswerkt en de andere week op dinsdag. Wel kun je met een wisselend rooster thuiswerkdagen vastleggen, zie onderstaand voorbeeld.

Voorbeeld: Een medewerker werkt afwisselend de ene week van maandag t/m donderdag en in de tweede week niet op donderdag maar wel op vrijdag. De medewerker werkt iedere week op dinsdag thuis en daarnaast in de eerste week op donderdag en in de tweede week op vrijdag. Hiervoor heeft de medewerker 3 thuiswerkdagen vastgelegd: dinsdag, donderdag en vrijdag. Door het rooster met de wisselende weken betekent dit dat er vier thuiswerkdagen zijn:

  • Week 1 dinsdag en donderdag
  • Week 2: dinsdag en vrijdag

Het gemiddeld aantal thuiswerkdagen per week is: 4 gedeeld door 2 weken = 2 thuiswerkdagen.

Dan nu de keuzes

Er zijn twee manieren voor het vergoeden van een kilometervergoeding in combinatie met de thuiswerkvergoeding per dag.

  • Op basis van de daadwerkelijk gemaakte reis- en thuiswerkdagen;
    of
  • Op basis van vaste reis- en thuiswerkdagen.

Keuze 1. Het vergoeden van daadwerkelijke dagen gebeurt op declaratiebasis. Hierbij geven medewerkers maandelijks achteraf op hoeveel dagen ze thuis en op kantoor hebben gewerkt. De medewerker ontvangt de vergoeding dus een maand achteraf. Medewerkers met een OV vergoeding kunnen hier (ook) gebruik van maken.

Keuze 2. Een vaste vergoeding werkt met de standaard 214-dagenregeling. De medewerker vraagt via Insite de standaard thuiswerkdag aan. Uiteraard is hier een workflow met goedkeuring mogelijk alsook het koppelen van een thuiswerkovereenkomst. AFAS rekent met een gemiddeld aantal dagen per maand. Zie onderstaand voorbeeld van 1 vaste thuiswerkdag met een (bovenmatige) vergoeding van € 3,- per dag.

Ik hoor je denken, “hoe berekent AFAS het gemiddeld aantal dagen?”. De berekening zet ik hieronder:

De inrichting

In dit help artikel van AFAS lees je wat je moet doen om het thuiswerkportaal in te richten. Voor de looninrichting vind je hieronder meer informatie.

  1. Activeer het volgende looncomponent 100.008.581 (thuiswerkdagen variabel). Hiermee activeer je alle gerelateerde looncomponenten, waaronder ook 100.008.583 (thuiswerkdagen vast);
  2. Zet in looncomponenten 100.008.164 Thuiswerkverg. per dag (vast) (onbelast) en 100.008.162 Thuiswerkverg. per dag variabel (onbelast) de vergoeding van € 2,-. Vergoedt jouw werkgever meer, dan kies je uit deze opties:
    1. Het bovenmatige bedrag wordt in de vrije ruimte van de WKR opgenomen > vul in looncomponenten 100.008.164 Thuiswerkverg. per dag (vast) (onbelast) en 100.008.162 Thuiswerkverg. per dag variabel (onbelast) in plaats van de vergoeding van € 2,- het hogere bedrag;
    2. Het bovenmatige bedrag wordt bruto uitbetaald > vul in looncomponenten 100.003.165 Thuiswerkverg. per dag (vast) (belast) en 100.003.161 Thuiswerkverg. per dag variabel (belast) het bovenmatige deel in;
    3. Het bovenmatige bedrag wordt gebruteerd uitbetaald > vul in looncomponenten 100.003.166 Thuiswerkverg. per dag (vast) (netto) en 100.003.162 Thuiswerkverg. per dag variabel (netto) het bovenmatige deel in.
  3. Maak de journaalstructuur compleet.

Extra benodigde inrichting bij een vergoeding op basis van daadwerkelijke dagen

  1. Activeer looncomponent 100.008.530 Vergoeding reisdagen en pas de journaalstructuur aan;
  2. Maak in de management tool bij Profielen In- & OutSite/Mutatie medewerker/loonmutatie vrije velden aan voor variabele thuiswerkdagen en variabele reisdagen;
  3. Koppel de aangemaakte velden als profielveld in de parameter van het betreffende looncomponenten (100.008.581 en 100.008.530);
  4. Maak een nieuwe aanmaak- en eventueel beoordelen profiel o.b.v. loonmutatie;
  5. Voeg het aangemaakte profiel toe op InSite. En testen maar!

Nu kun je aan de slag!

Hopelijk kun je met deze informatie zelf aan de slag. Heb je toch nog vragen, schroom dan niet en neem contact met mij op!

Direct aan de slag met de thuiswerk- en reiskostenvergoeding?

😋 Hongerig naar meer?

Meld je dan nu aan voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks inspiratie in je mailbox ⬇️

Naam(Vereist)

Webinar onboarding

👋 Nieuwe medewerker in dienst? Zorg voor een vliegende start!

Meld je aan voor ons webinar en ontdek hoe je jouw onboardingsproces naar het volgende niveau tilt. 👇

Dgn.
Uren
Min.
Sec.