Profit 21: Zo werken automatische workflowcondities

Een conditie op een actie wordt gecontroleerd op het moment dat de workflow in de taak komt. Op dat moment controleert Profit of aan een conditie op een taak voldaan wordt.

Vanaf Profit 21 kan deze conditie nu ook elke dag opnieuw gecontroleerd worden!

Je bepaalt zelf bij welke acties je dit wilt gebruiken. De actie wordt uitgevoerd wanneer de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak.

Automatisch via de geplande taak

De conditie wordt gecontroleerd als de workflow in de taak komt. Daarnaast zal de conditie elke dag opnieuw gecontroleerd worden via de geplande taak Workflowtaak conditioneel afhandelen (maximaal 1 keer per dag).

Hierdoor kun je de conditie dus elke dag opnieuw controleren. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat op basis van het bereiken van een bepaalde datum of het wijzigen van andere gegevens de workflow automatisch doorgaat naar een volgende stap.

Een voorbeeld: de workflow beoordelen aflopend contract wordt 60 dagen voor aflopen van het contract automatisch gestart. Met de nieuwe functionaliteit kan je nu bijvoorbeeld 6 weken voor einddatum contract vanuit de workflow escaleren dat er geen acties zijn ondernomen. Hier heb je nu geen omkijken meer naar.

Workflow conditioneel afhandelen 1
Workflow conditioneel afhandelen 2

Let op:
Pas op bij het combineren van EN-filters over 2 of meer gegevensverzamelingen heen. Test dit altijd goed om er zeker van te zijn dat het werkt.

In een geavanceerd filter is het mogelijk om twee velden met elkaar te vergelijken. Deze methode is niet toegestaan in conditionele workflows.

Afhandelen workflow

Bij het beoordelen van een aflopend contract moet de manager nu zelf de workflow afhandelen en aangeven of het contract van de medewerker verlengd of beëindigd is.

Vanaf Profit 21 zorgt deze nieuwe functionaliteit er ook voor dat deze workflow automatisch afgehandeld kan worden.

Hiervoor is een speciale actie ‘Afhandelen workflow’ aangemaakt.
Om gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit vervang je de acties ‘Contract is verlengd’ en ‘Medewerker is uit dienst gemeld’ door de nieuwe Profit actie ‘Afhandelen workflow’. Stel de status in op de nieuwe actie bv. ‘Afgehandeld’ en publiceer de workflow.

Vanaf nu worden de workflows voor het beoordelen van aflopende contracten automatisch afgehandeld en hoeft de manager dit niet meer zelf te doen.

Huidige workflow

Nieuwe workflow

Hulp nodig bij automatische workflowcondities?

Mensen lezen ook...