De vraag van vandaag: Hoe berekent AFAS aanvullend geboorteverlof?

Sinds 1 juli 2020 kunnen partners maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof (ook wel kraamverlof, vaderschapsverlof of partnerverlof genoemd) opnemen. Tijdens het verlof krijgt de partner geen salaris, maar een uitkering van het UWV. Om de vragen van medewerkers goed te kunnen beantwoorden, hebben wij de berekening helemaal voor jou uitgeplozen. Pak dus een lekker kopje koffie of thee, want we duiken de inhoud in.

AFAS heeft bij de introductie van het geboorteverlof op verschillende manieren aan kennisdeling gedaan. Het webinar over de looninrichting van aanvullend geboorteverlof is een “must see” voor salarisadministrateurs en beleidsmakers. Heeft jouw organisatie al een keuze gemaakt uit de varianten voor het betalen van het aanvullend geboorteverlof?

De getoonde berekeningen in het webinar zijn omwille van de eenvoud gebaseerd op een volledige kalendermaand. In de praktijk gaat het verlof niet altijd op de eerste van de maand in. Hoe rekent Profit in zulke situaties?

De case (fictief)

Medewerker Yavuz Azdural heeft een dienstverband van 32 uur per week. Hij vraagt aanvullend geboorteverlof aan voor de volledige periode van 5 weken voor het volledig aantal uur van zijn dienstverband. De ingangsdatum is 15 maart 2021. Het salaris wijzigt per 1 april.

De werkgever betaalt 70% van het loon (dus niet 70% van het max. dagloon).

Voorbereiding: Als je 70% (of een ander percentage) van het loon wil doorbetalen, stel je parameter ‘Percentage aanvullen’ van looncomponent 100.009.529 ‘Percentage aanvulling i.v.m. aanvullend geboorteverlof’ in op het gewenste percentage, in dit geval 70%.

Je boekt het aantal uren aanvullend geboorteverlof dat de medewerker per week op neemt via looncomponent 100.000.245 ‘Vermindering uren i.v.m. aanvullend geboorteverlof’.

In de Salarisverwerkingscockpit zie je dat er 25,01 uren verlof berekend zijn voor de maand maart en 24,48 voor april. Hoe wordt dit berekend?

Uitwerking

In dit voorbeeld is de berekening mede gebaseerd op de methode “kalenderdagen”.

Berekening 1: De berekening van het gewogen deel in de maand ziet er als volgt uit (aantal kalenderdagen gedeeld door het totaal aantal kalenderdagen in de maand).

Berekening 2: Vervolgens kun je hiermee het aantal verlofuren berekenen. Zie hieronder de formule met de uitkomst in cel J3.

Berekening 3: In deze case betaalt de werkgever 70% van het salaris. Het aantal uur in mindering heeft dus factor 0,3.

Slotberekening: De inhouding op het salaris bereken je vervolgens door het aantal verlofuren ten opzichte van uren van de periode te berekenen, maal het parttime salaris. Zie onderstaande berekening in Excel.

Conclusie

Profit rekent met een gemiddeld aantal uur en niet op basis van het rooster van de medewerker.

In de praktijk kom ik wel eens tegen dat onbetaald verlof wordt verrekend met regulier verlof. Op deze wijze proberen werkgevers verlofstuwmeren wat in te dammen. Voor aanvullend geboorteverlof geldt echter dat je de inhouding (verlofcorrectie) niet eenvoudigweg kunt berekenen door het aantal verlofuren * 30% te doen. Omwille van onder andere de pensioenregeling en de lage WW premie, is het zuiverder om het aanvullend geboorteverlof via de daarvoor bestemde looncomponent te boeken en voor hetzelfde bedrag een verlofcorrectie te doen en deze via het salaris uit te betalen. In de afbeelding zie je dat het om 23,1 uur verlof gaat:

Hierboven is slechts één van de meerdere varianten uitgediept en zie je alleen het Profit gedeelte. Het zou natuurlijk mooi zijn als je als salarisadministrateur geen handmatige boeking hoeft te doen, maar dat de medewerker het verlof via Insite aan vraagt en jij alleen nog maar controleert. Mocht je dat willen of heb je andere vragen over de inrichting van aanvullend geboorteverlof, neem dan middels onderstaande knop contact met ons op.

Heb je ondersteuning nodig bij de inrichting van geboorteverlof?