We leven in een tijd waar verandering aan de orde van de dag is. In het bijzonder volgen technologische ontwikkelingen elkaar snel op. Deze technologische ontwikkelingen verlopen niet lineair maar exponentieel, ook wel bekend als ‘’Moore’s Law’’. Tien of zelfs vijf jaar geleden liepen bedrijfsprocessen veelal compleet anders dan hoe ze nu lopen, vaak sterk gerelateerd aan technologische ontwikkelingen.
Binnen VOXTUR zien wij veranderprocessen binnen organisaties op een dagelijkse basis en zijn wij vaak ook onderdeel van dit veranderproces binnen een organisatie. Door de verschillen tussen en binnen organisaties is er niet één vaste formule waarbij het proces van verandering automatisch tot een succes leidt. Wél zijn er een aantal bekende valkuilen die het proces van verandering bemoeilijken en zelfs kunnen veroorzaken dat het veranderproces stagneert of faalt. Er zijn talloze valkuilen die ik hier niet allemaal kan benoemen dus ik beperk me tot zeven belangrijke valkuilen die kunnen zorgen voor het falen van een veranderingsinitiatief. Het actief anticiperen op deze valkuilen vergroten de kans op een succesvol veranderingsinitiatief.
Gevoel van urgentie
In het begin van een veranderproces is het belangrijk om medewerkers het gevoel van urgentie voor verandering mee te geven: verandering is nu nodig want (…). Als medewerkers de urgentie niet voelen om te veranderen heeft het veranderproces weinig kans van slagen. Kort samengevat moet het gevoel gemanifesteerd worden dat blijven bij de status quo gevaarlijker is dan overgaan tot de beoogde verandering.
Gebrek aan leiderschap / coalitie
Voor een succesvolle verandering binnen een organisatie is het belangrijk dat een leiderschapscoalitie binnen de organisatie achter de veranderinspanning staat. Veranderinspanningen hebben een sterke groep mensen nodig die samenwerken en zich inzetten voor de beoogde verandering. Deze groep bestaat uit leiders en invloedrijke mensen met kennis en ervaring. Ze opereren buiten de normale hiërarchische structuur van een organisatie en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit bestuursleden, belangrijke klanten of managers. Hoe groter de groep, hoe meer vooruitgang er kan worden geboekt. Het is belangrijk om niet te onderschatten hoe essentieel deze groep is, omdat tegenstand van binnenuit anders de verandering kan frustreren.
Onvoldoende communicatie
Effectieve communicatie is essentieel voor succesvolle transformatie. Vaak worden transformatievisies slechts eenmaal gecommuniceerd, waardoor weinig begrip ontstaat. Leiders moeten consistent communiceren, zowel in woorden als daden, om geloofwaardigheid op te bouwen. Het betrekken van medewerkers en het gebruik van diverse communicatiekanalen versterkt de boodschap. Gedrag van belangrijke personen binnen de organisatie dat niet in lijn is met de communicatie over de verandering ondermijnt verandering.
Het niet aanpakken van obstakels die de nieuwe visie in de weg staan
Naarmate succesvolle veranderingen vorderen, worden steeds meer mensen betrokken die worden aangemoedigd om nieuwe benaderingen te proberen en ideeën aan te dragen. Maar er kunnen obstakels zijn die moeten worden aangepakt voor een effectief veranderproces. Obstakels kunnen voortkomen uit de organisatiestructuur, beloningssystemen of leidinggevenden die verandering tegenwerken. Een bedrijf kwam bijvoorbeeld vast te zitten in het vernieuwingsproces omdat een leidinggevende van een afdeling de initiatieven ondermijnde en niet verantwoordelijk werd gehouden. Het is belangrijk om obstakels aan te pakken en weg te nemen, zodat anderen worden aangemoedigd en het geloofwaardig blijft dat de verandering zal slagen.
Korte termijn focus en gebrek aan het vieren van vroege winsten
Echte transformaties vergen tijd, en het risico bestaat dat een vernieuwingsinspanning momentum verliest als er geen korte termijn doelen zijn om te behalen en te vieren. Korte termijn successen zijn essentieel om mensen te overtuigen en de urgentie hoog te houden tijdens een verandertraject. Deze successen kunnen de vorm aannemen van verbeterde kwaliteit, nieuwe productintroducties, groei in marktaandeel, hogere productiviteit en hogere tevredenheid van klanten. Managers moeten actief zoeken naar manieren om prestatieverbeteringen te behalen, doelen te stellen, en de betrokkenen te belonen. Druk zetten om korte termijn successen te behalen en te vieren kan zeer nuttig zijn om het veranderingsproces vooruit te helpen.
Te vroeg de overwinning vieren
Na enkele jaren hard werken, kan de verleiding ontstaan om bij de eerste successen de overwinning uit te roepen. Het vieren van een succes is prima, maar het te vroeg uitroepen van de overwinning kan catastrofaal zijn. Totdat veranderingen diep in de cultuur van een bedrijf zijn geworteld, zijn nieuwe benaderingen kwetsbaar en kunnen mensen terugvallen in oude patronen en werkwijzen. Het vroegtijdig vieren van de overwinning zorgt vaak voor het verlies van momentum en traditionele krachten nemen weer de overhand. In plaats van de overwinning uit te roepen, gebruiken succesvolle leiders de geloofwaardigheid van korte termijn successen om grotere problemen aan te pakken en te blijven veranderen. Ze begrijpen dat veranderingsinspanningen jaren duren en dat het succes geleidelijk groeit na de eerste zichtbare winsten.
Niet verankeren van veranderingen in organisatiecultuur
Verandering blijft hangen wanneer het een normale manier van doen wordt binnen een organisatie. Het kost tijd voordat nieuwe gedragingen wortel schieten in een bedrijfscultuur. Het is belangrijk om mensen bewust te laten zien hoe de verandering bijdraagt aan verbeterde prestaties, omdat ze zelf misschien verkeerde verbanden leggen. Daarnaast is het cruciaal dat de volgende generatie leiders de nieuwe benadering belichaamt en dat promotiecriteria veranderen om vernieuwing te laten voortduren. Het vermijden van fouten en het hebben van een visie op het veranderingsproces kan het verschil maken tussen succes en mislukking.
Concluderend
Om succesvolle verandering binnen een organisatie te realiseren, moeten verschillende factoren worden aangepakt. Het creëren van een gevoel van urgentie is essentieel, waarbij medewerkers de noodzaak van verandering begrijpen en de risico’s van het vasthouden aan de status quo zien. Een sterke leiderschapscoalitie, bestaande uit invloedrijke personen die de veranderinspanning ondersteunen, is cruciaal voor succes. Effectieve communicatie, zowel in woorden als daden, is noodzakelijk om begrip en betrokkenheid te creëren. Het aanpakken van obstakels en het verankeren van veranderingen in de organisatiecultuur zijn van groot belang om duurzame verandering te bewerkstelligen. Het vieren van vroege successen en het blijven streven naar verdere verbetering zijn essentiële aspecten van een succesvol veranderingsproces.
Deze blog is gebaseerd op het invloedrijke artikel van John P. Kotter ‘’Why transformation Efforts Fail’’. De auteur heeft de veranderinspanningen van meer dan 100 bedrijven geanalyseerd en op basis hiervan dit artikel geschreven. Het artikel kan gelezen worden via deze link
