Soms voelt AFAS als een machine die precies doet wat je hem vraagt. Workflow inrichten? Check. Goedkeuringen? Check. Taken genereren? Check.
Maar dat wil nog niet zeggen dat iedereen begrijpt wat er gebeurt zodra iets wordt ingediend. En dat is precies waar veel HR-vragen vandaan komen: niet vanwege de inhoud van de aanvraag, maar vanwege wat mensen niet kunnen zien in het proces.
Hoe onduidelijke workflows vragen veroorzaken
De meeste vragen die bij HR binnenkomen, gaan eigenlijk over:
- status: “Is mijn aanvraag ontvangen?”
- eigenaarschap: “Bij wie ligt het nu?”
- reden bij afwijzing: “Waarom is dit afgekeurd?”
Dat zijn geen vragen over beleid of wetgeving. Het zijn vragen over transparantie in het proces.
En dat is precies de plek waar workflows in AFAS soms tekortschieten omdat ze technisch kloppen, maar niet helder communiceren. Zeker wanneer workflows na verloop van tijd uitdijen (afwijking voor team A, extra goedkeuring bij situatie B) wordt het voor een medewerker niet duidelijker.
Een workflow die “werkt” is niet altijd een workflow die duidelijk is
Veel workflows in AFAS zijn ingericht vanuit het perspectief van HR of functioneel beheer: de stappen die moeten gebeuren om iets te verwerken. Maar medewerkers hebben een andere vraag: wat gebeurt er met mijn aanvraag?
Stel: een medewerker heeft een gesprek gehad met de leidinggevende, en stuurt daarna een verzoek in om meer of minder uren te gaan werken.
Hij ziet dat het formulier is verzonden maar daarna blijft het stil.
- Hij ziet niet dat het bij de leidinggevende ligt.
- Hij krijgt geen update als het is goedgekeurd maar nog administratief verwerkt moet worden.
- Hij weet niet wat de verwachte doorlooptijd is.
Resultaat: “Is mijn roosterwijziging al verwerkt?”
Dat is geen onwil van de medewerker.
Dat is een workflow die geen antwoord geeft op de vraag die de gebruiker écht heeft.
Waar het in AFAS vaak misgaat
In de praktijk zien we een paar terugkerende punten:
- Statusinformatie ontbreekt of is vaag
In AFAS-workflows zit vaak een status, maar die staat niet altijd goed zichtbaar of begrijpelijk voor de medewerker. De term “In behandeling” klinkt netjes, maar zegt in de praktijk weinig. - Geen zicht op de verantwoordelijke
Is het nu bij de leidinggevende? De salarisadministratie? Of HR? Zonder overzicht gaat iemand bellen of mailen. - Afwijzingen zonder context
Een afwijzing die alleen ‘afgewezen’ zegt, zonder reden of vervolgstap, lokt altijd vragen uit.
Al deze punten zorgen ervoor dat de workflow niet helpt om verwachtingen te managen en dát is wat medewerkers zoeken. Niet alleen automatisering, maar duidelijkheid.
Hoe je dit oplost (zonder toeters en bellen)
Gelukkig zijn er in AFAS prima manieren om deze punten te verbeteren zonder dat je hele processen hoeft te herontwerpen.
Gebruik de status als informatiebron
Zorg dat medewerkers in InSite niet alleen zien dat iets is verstuurd, maar ook waar het is. Denk aan termen als:
- “Ter goedkeuring leidinggevende”
- “Te verwerken Salarisadministratie”
Dat geeft houvast.
Geef context bij afwijzingen
Als iemand een afwijzing geeft, verplicht dan dat diegene altijd een reactie moet meegeven. De volgende persoon kan dan in de reacties altijd lezen wat de reden van de afwijzing is. Bepaal per proces ook wat daarna de opties zijn. Is een afwijzing altijd definitief, of mag een medewerker het verzoek bijvoorbeeld aanpassen en opnieuw insturen? Gebruik de toelichting in de workflowstap om deze opties uit te leggen. Mensen willen niet alleen weten dat iets niet kon, ze willen weten waarom en wat ze nu kunnen doen.
Gebruik notificaties slimmer
Als een medewerker niet de laatste stap in de workflow is, overweeg dan om een ter info te sturen. Maak daarin ook duidelijk wat het betekent:
“Je verlofaanvraag is goedgekeurd door je leidinggevende. Fijne vakantie!”
Zichtbare eigenaarschap
Als je nog geen gebruik maakt van vervangers, dan kan het zijn dat bij afwezigheid workflows langer blijven stilstaan. Bepaal bij welke workflows een vervanger ook mag beoordelen en richt dit in. Verlofaanvragen en declaraties zijn goede voorbeelden van workflows die een vervangend leidinggevende prima kan beoordelen.
Zijn er workflows die niet te lang mogen blijven liggen? In mijn blog “Openstaande taken in AFAS automatisch opruimen” leg ik onder andere uit hoe je escalatiemomenten inricht.
Wat dit oplevert voor HR
Het bijzondere is: zodra je deze knelpunten aanpakt, merk je dat veel vragen vanzelf verdwijnen.
HR hoeft niet meer continu de status van iets op te zoeken en uit te leggen. Medewerkers voelen zich geïnformeerd. Leidinggevenden weten wat er van hen verwacht wordt.
Je ziet het terug in rust op de inbox en minder herhaalde vragen.
Dat levert niet alleen tijdwinst op, het versterkt ook het vertrouwen van medewerkers in jullie processen. Het laat aan iedereen zien dat acties die via AFAS lopen, niet in een zwart gat verdwijnen.
Tot slot: HR-vragen zien als procesfeedback
Als HR steeds dezelfde vragen krijgt over iets wat lijkt op een inhoudelijk probleem, is er vaak iets functioneel aan de hand in de workflow.
Dat is geen zwakte van HR. Het is een signaal dat de workflow zelf slimmer ingericht kan worden op een manier dat AFAS niet alleen “werkt”, maar ook begrijpelijk werkt voor iedereen.
En dat is uiteindelijk waar AFAS het verschil maakt. Niet alleen door stappen te automatiseren, maar door processen helder te maken voor de gebruiker én voor jullie organisatie.
