Steeds meer organisaties gebruiken Business Intelligence (BI) oplossingen in combinatie met AFAS. Maar wie denkt dat een dashboard bouwen voldoende is, komt vaak toch wat bedrogen uit. Daarom laten we je in deze blog zien wat de meest gemaakte fouten zijn bij het inzetten van BI dashboards in AFAS en hoe je ze voorkomt.
Wat is BI en wat heb je eraan binnen AFAS?
Business Intelligence is eigenlijk niets anders dan het proces waarbij je data omzet in inzichten. In plaats van handmatig rapporten samen te stellen of (erger nog) op gevoel te sturen, biedt BI je op maat gemaakte inzichten op basis van actuele data. Dit helpt je efficiënter te werken, trends te herkennen en onderbouwde keuzes te maken.
Stel je eens voor: al je AFAS-data verzameld in 1 overzichtelijk dashboard. Geen handmatige exports meer, geen foutgevoelige Excel-sheets. Gewoon heldere visualisaties die direct laten zien hoe je organisatie ervoor staat. Hoe gaaf zou dat zijn? Dat is precies wat goede BI-dashboards je kunnen bieden.
Zo haal je meer uit AFAS met slimme BI dashboards
Door AFAS te koppelen aan BI-tooling zoals Power BI krijg je:
- Real-time inzicht: Direct zien hoe het ervoor staat, zonder te wachten op Frans van finance
- Nauwkeurige KPI-tracking: Duidelijke visualisaties van je belangrijkste kerngetallen
- Betere besluitvorming: Keuzes maken op basis van feiten, niet op basis van onderbuikgevoel
- Tijdsbesparing: Nooit meer handmatig rapportages maken
- Minder afhankelijkheid van Excel of andere tools: Geen ge-hobby meer met verschillende versies en formules
Wat als je niet alleen data zou rapporteren, maar echt inzichten zou krijgen waar je iets mee kunt? Met de juiste aanpak is dat zeker mogelijk, maar er zijn valkuilen die je moet vermijden. In het volgende hoofdstuk nemen we je mee in de 5 meest gemaakte fouten…
5 fouten bij BI dashboards in AFAS (en hoe je ze voorkomt)
1. Slechte datakwaliteit = onbetrouwbare dashboards
Misschien herken je dit: je bouwt een prachtige analyse of prachtig dashboard, maar de cijfers kloppen niet. Of erger nog: je baseert belangrijke beslissingen op de verkeerde informatie. De grootste oorzaak van dat probleem? Dat is slechte datakwaliteit.
Hierbij kun je denken aan problemen zoals inconsistente invoer van de cijfers, verschillende typen cijfers door elkaar of misschien zelfs ontbrekende gegevens. Dit leidt gelijk tot onbetrouwbare dashboards.
Maar ook bij het gebruik van de AFAS BI-connectoren kunnen diverse kwaliteitsproblemen ontstaan. In de praktijk zien we dat dit vooral door configuratiefouten komt.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg ervoor dat je data en de processen om die in te voeren duidelijk gestructureerd zijn
- Zorg ervoor dat je data wordt gevalideerd bij de bron (niet nadat je ermee aan de slag bent gegaan in een dashboard)
- Zorg ervoor dat je vaste filters toevoegt in je BI-connectoren om je dataset te beperken
- Zorg ervoor dat je telkens dezelfde veldnamen en datatypes gebruikt.
- Bonustip: Zorg ervoor dat je gebruik maakt van een tussenlaag (datawarehouse) om je data te standaardiseren
Pak je dit goed aan? Dan geniet je echt veel sneller van betrouwbaardere inzichten. Ook tijdens de implementaties van onze BI oplossing VOXTUR Analytics helpen we onze klanten altijd eerst met het vooraf filteren en valideren van data. Het resultaat? De kwaliteit van de dashboards zijn aanzienlijk beter.
2. Zonder strategie blijf je BI ad hoc inzetten
Een van de grootste valkuilen is BI inzetten zonder duidelijke strategie. Vaak ontstaan dashboards als losse oplossingen voor specifieke vragen, zonder samenhang of visie. Het resultaat? Een verzameling dashboards die weinig strategische waarde hebben.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg ervoor dat je eerst de doelen van je organisatie duidelijk hebt en weet op welke getallen je moet sturen
- Zorg ervoor dat je weet welke inzichten je echt nodig hebt om de juiste keuzes te maken
- Zorg ervoor dat je een systeem hebt waarin je jouw dashboards samenbrengt in plaats van allerlei losse rapportages
- Zorg ervoor dat je het op verschillende afdelingen eens bent over welke stuurgetallen voor jouw organisatie belangrijk zijn
- Zorg ervoor dat je regelmatig evalueert of je dashboards nog steeds de juiste informatie bieden
Zie BI niet als een setje losse rapportages, maar als een fijn stuk gereedschap die je hele organisatie vooruit helpt. Precies dat maakt namelijk het verschil tussen inzichten om brandjes te blussen en een structurele verbetering.
3. Verwarring tussen rapportages en dashboards
Een rapportage is geen dashboard en een dashboard is geen rapportage. Gek he? Nou niet echt, want we zien vaak dat deze twee door elkaar worden gehaald. En dat zorgt dan weer voor gevisualiseerde cijfers waar je niets aan hebt.
Het verschil is dat een dashboard in één oogopslag de belangrijkste inzichten moet tonen, terwijl je met een rapportage meestal dieper ingaat op specifieke data.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg ervoor dat je dashboards zijn ontworpen voor specifieke doelgroepen en use cases
- Zorg ervoor dat je jouw dashboards overzichtelijk houdt: focus op maximaal 7-9 hoofdelementen per scherm
- Zorg ervoor dat je de juiste visualisaties gebruikt voor het juiste doel
- Zorg ervoor dat je intuïtief kunt navigeren en interacteren in je dashboard
- Zorg ervoor dat je vanuit je dashboards dieper kunt graven in detailrapportages door deze te koppelen aan de hoofdelementen
Wij merken dat organisaties die deze principes toepassen tot wel 30% effectiever gebruik maken van hun dashboards. Het verschil tussen een overvolle datadump en een gericht stukje inzicht waar je actie op kunt ondernemen is dus enorm.
4. Te veel handmatig werk
Nog altijd zien we organisaties die uren besteden aan het handmatig verzamelen, bewerken en presenteren van data uit AFAS. Excel-analyses die handmatig worden aangepast, BI-connectoren die niet optimaal zijn ingesteld, of zelfs data die handmatig wordt overgetypt… Het komt allemaal voor.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg ervoor dat je jouw datastromen automatiseert met goed ingerichte BI-connectoren
- Zorg ervoor dat je een vast schema implementeert om te updaten zodat dashboards automatisch bijwerken
- Zorg ervoor dat je een geïntegreerde oplossing kiest, zoals VOXTUR Analytics, om het hele proces te stroomlijnen
Denk eens aan wat je zou kunnen doen met alle tijd die vrijkomt als je niet meer handmatig met data hoeft te slepen. Dan ga je past echt winst halen uit automatisering.
5. Gebrek aan BI-kennis intern
Niet alle organisaties hebben een dedicated BI-specialist in huis. We zien dan wel dat ze proberen BI-implementaties uit te voeren met bestaande medewerkers die misschien technisch onderlegd zijn, maar geen specifieke BI-expertise hebben. Dit leidt vaak tot oplossingen die toch niet helemaal ideaal zijn.
Hoe voorkom je dit?
- Zorg ervoor dat je investeert in opleiding voor interne medewerkers die met BI aan de slag gaan
- Zorg ervoor dat je externe expertise inschakelt voor complexere implementaties
- Zorg ervoor dat je gebruiksvriendelijke tooling kiest die geen diepgaande technische kennis vereist
- Zorg ervoor dat je gebruik maakt van kant-en-klare dashboardoplossingen die specifiek voor AFAS zijn ontwikkeld maar die je wel kunt laten aanpassen
- Zorg ervoor dat je collega’s kennis delen binnen de organisatie zodat BI-kennis niet bij één persoon blijft
Wat als je niet hoeft te kiezen tussen dure expertise inhuren of zelf alles uitvogelen? Met de juiste partner kun je het beste van beide werelden combineren.
Overzicht: 5 fouten bij BI-dashboards in AFAS
| Fout / Issue | ❌ Gevolg bij fout | ✅ Oplossing aanwezig |
| 1. Slechte datakwaliteit | ❌ Onbetrouwbare dashboards
❌ Foute beslissingen | ✅ Gestructureerde data-invoer
✅ Validatie bij de bron ✅ Vaste filters ✅ Consistente velden ✅ Datawarehouse |
| 2. Geen BI-strategie | ❌ Ad-hoc rapportages
❌ Geen strategische inzichten | ✅ Organisatiedoelen helder
✅ Relevante KPI’s ✅ Centrale dashboardomgeving ✅ Afstemming afdelingen ✅ Regelmatige evaluatie/td> |
| 3. Rapportage vs dashboard verwarren | ❌ Onduidelijke visualisaties
❌ Gebrekkige sturing | ✅ Doelgerichte dashboards
✅ Max. 7-9 elementen ✅ Juiste grafieken ✅ Intuïtieve navigatie ✅ Koppeling naar details |
| 4. Te veel handmatig werk | ❌ Tijdsverlies
❌ Fouten door handmatige acties | ✅ Geautomatiseerde datastromen
✅ Update-schema ✅ Geïntegreerde oplossing (bijv. VOXTUR Analytics) |
| 5. Gebrek aan BI-kennis intern | ❌ Slechte implementatie
❌ Afhankelijk van 1 persoon | ✅ Opleiding medewerkers
✅ Externe hulp ✅ Gebruiksvriendelijke tooling ✅ Kant-en-klare dashboards ✅ Kennisdeling team |
Aan de slag met BI dashboards in AFAS?
Dagelijks helpen we organisaties met het slim inzetten van BI in combinatie met AFAS. Met onze oplossing VOXTUR Analytics bieden we direct bruikbare dashboards zonder dat je zelf een complexe BI-infrastructuur hoeft op te bouwen.
Het mooie? Je krijgt:
- Standaard én op maat gemaakte dashboards die perfect aansluiten op jouw processen
- Geen gedoe met Power BI licenties of ingewikkelde technische configuratie
- Automatische data-updates zodat je altijd met actuele cijfers werkt
- Volledige integratie met de AFAS-autorisatiestructuur
- Ondersteuning en optimalisatie door experts die zowel AFAS als BI door en door kennen
Wil je weten hoe je AFAS écht slim inzet met BI? Plan een adviesgesprek en ontdek hoe wij je kunnen helpen om datagestuurd te werken en daarmee weer digitaal voorop te lopen.
Veelgestelde vragen over Business Intelligence in AFAS
Wat zijn de voordelen van BI in AFAS?
BI in AFAS geeft je real-time inzicht in je bedrijfsprocessen, bespaart tijd door automatische rapportages, verbetert de besluitvorming met actuele data, en maakt het mogelijk om trends te identificeren die anders verborgen zouden blijven.
Welke tools werken goed samen met AFAS?
Power BI is een populaire keuze vanwege de krachtige visualisatiemogelijkheden en goede integratie met AFAS. Ook Qlik wordt vaak gebruikt. Met VOXTUR Analytics krijg je Power BI dashboards zonder dat je zelf licenties hoeft aan te schaffen.
Hoe begin ik met BI als ik nog geen data-expert ben?
Begin met het vaststellen van welke inzichten je echt nodig hebt. Kies daarna voor een gebruiksvriendelijke oplossing zoals VOXTUR Analytics die je ontzorgt op het technische vlak. Zo kun je focussen op de interpretatie van data in plaats van het technische implementatieproces.
Wat is een BI-connector en hoe gebruik ik het?
Een BI-connector is een tool binnen AFAS waarmee je data kunt ontsluiten voor externe toepassingen zoals BI-tools. Het werkt via de AFAS API en laat je specifieke datasets opvragen. Voor optimaal gebruik is het belangrijk om filters goed in te stellen en datatype-issues te voorkomen.
Kan VOXTUR helpen met dashboardontwikkeling?
Absoluut! Wij bieden zowel standaard dashboards als maatwerk. We nemen het hele proces uit handen: van het koppelen van AFAS tot het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van de dashboards. Je krijgt direct toegang tot waardevolle inzichten zonder technische zorgen.
Is Business Intelligence in AFAS wel iets voor mijn organisatie?
Vrijwel elke organisatie die AFAS gebruikt kan profiteren van BI. Of je nu alleen iets beter zicht wilt op financiën, of complexe processen wilt optimaliseren: BI helpt je betere beslissingen te nemen op basis van data. De vraag is wat ons betreft dus niet óf je BI nodig hebt, maar hoe je het zo efficiënt mogelijk implementeert.
