Vanuit workflow mutaties mailen uit AFAS

Twee AFAS consultants overleggen achter hun computerschermen in een modern kantoor.
Misschien herken je de vraag: “Kunnen we deze gegevens automatisch per mail versturen?” Soms werken afdelingen met een algemene mailbox en is het voor hen fijner werkvoorraad daarin te ontvangen, dan dat zij naast hun eigen werk InSite in de gaten moeten houden. Of misschien moet een externe partij geïnformeerd worden over verloop van medewerkers, zodat er accounts op tijd geopend en afgesloten worden.

Bijvoorbeeld: bij een functiewijziging moeten nieuwe visitekaartjes besteld worden, dus het is handig als er een kant-en-klaar mailtje bij de receptie komt. Hoe kunnen we die informatie verstrekken, zonder dat er vanuit een signaal bij iedere functieregel een mail verstuurd wordt?

Wanneer je gebruik maakt van workflows in InSite, is het mogelijk om mailtjes te versturen. Zo zijn er al mailtjes voor het informeren van gebruikers wanneer er een taak voor ze klaarstaat. Met een beetje extra inrichtingswerk is het mogelijk om algemene mailadressen van de nodige informatie te voorzien.

In dit voorbeeld mailen we naar de algemene mailbox van de receptie. De receptionisten zitten al in de standaardgroep ‘Receptie’ (R21), maar ze willen graag een mailtje krijgen bij een functiewijziging die ze, na eigen beoordeling, kunnen doorsturen naar het bedrijf dat de visitekaartjes drukt.

Koppelen e-mailadres

Voordat we een bericht gaan versturen, moeten we zorgen dat het algemene mailadres bekend is in Profit. Hiervoor hebben we een gebruiker en een gebruikersgroep nodig.

Ga naar de Autorisatie tool (Algemeen / Beheer / Autorisatie tool). Registreer hier een nieuwe gebruiker (let op: niet een systeemgebruiker). Tip: Gebruik een herkenbare naam, zoals ‘Mailbox receptie’, zodat je uiteindelijk bij meerdere algemene mailboxen alles herkenbaar hebt en bij elkaar gesorteerd krijgt.

Bij E-mail privé stellen we het mailadres in. In het tabblad ‘Toegang’ vinken we de rechten voor Profit Windows + InSite uit. Tot slot koppelen we het privémailadres aan de gebruiker.

Maak vervolgens een geheel nieuwe gebruikersgroep aan en geef een herkenbare groepsnaam mee. De gebruikersgroep vullen we handmatig. Voeg je net aangemaakte gebruiker toe aan deze groep.

Gebruikersgroepen en autorisaties in AFAS voor het mailen vanuit workflowmutaties, beheerd in VOXTUR.

Mailsjabloon inrichten

Nu we het mailadres in Profit hebben, is er een mailsjabloon nodig. Ga hiervoor in Profit naar de berichtsjablonen (Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon). Maak een kopie van het standaard sjabloon ‘Workflowtaak’.

Ga naar het tabblad ‘Gegevensverzamelingen’ en open ‘Dossier’. Vink linksboven ‘Alle beschikbare koppelingen weergeven’ aan. Voeg daarin het veld ‘Dossieritem’ toe (Dossieritemkoppeling / Dossieritem).

Wizard gegevensverzameling in AFAS voor workflowmutaties en dossierkoppelingen binnen geautomatiseerde processen.

Voor een duidelijk herkenningspunt later bij het inrichten: pas de kolomtitel en veldnaam aan naar ‘Koppeling’.

Maak vervolgens een nieuwe gegevensverzameling aan. Kies daarbij voor ‘Workflowmutatie medewerker/org. eenheid/functie’. Geef het de naam ‘Functiewijziging’.

Haal in deze nieuwe gegevensverzameling het veld ‘dossieritem’ op, vergelijkbaar met de vorige gegevensverzameling, en geef de naam ‘Koppeling 2’ mee. Voeg vervolgens de velden toe die in het mailtje moeten komen. In dit voorbeeld sturen we wat medewerkersgegevens, de begindatum en de nieuwe functie mee.

Overzicht van AFAS-gegevensverzameling voor workflowmutaties en e-mailfunctionaliteit.
Sla de gegevensverzameling op. Selecteer de nieuwe regel van gegevensverzamelingen, en gebruik de actieknop ‘Koppeling bewerken’. Selecteer vervolgens de twee velden voor de koppeling.
AFAS-gegevensverzameling met gekoppelde velden voor workflowmutaties.
Nu we de gegevensverzameling hebben, kan het bericht naar wens aangepast worden. De opmaak van het subsjabloon bewerk je in een apart venster, te bereiken via de knop Subsjabloon:
AFAS-teksteditor met onderwerp 'Mailbox receptie - Functiewijziging voor visitekaartjes'.
De locatie van het subsjabloon in je mail bepaal je zelf. Vergelijkbaar met het toevoegen van andere velden, plaats je een tag voor het subsjabloon.
Interface van AFAS-software met invoegopties voor workflowvelden, inclusief dossieritem en subsjabloon.

Opnemen in de workflow

Nu we het mailadres en het mailsjabloon beschikbaar hebben, is het tijd om deze in de workflow op te nemen.

In het dossieritem voegen we op de gewenste plek een ‘Ter info’-taak toe. In dit voorbeeld gebeurt dit na de registratie van de mutatie.

Workflowdiagram in AFAS met stappen voor mutatie registreren, mailing receptie en afhandeling.
In de ter info-taak koppelen we het bericht. Bij het koppelen van een bericht aan een ter info-taak heb je de mogelijkheid om de taak meteen af te handelen. Daarmee voorkom je dat er taken blijven openstaan bij een gebruiker die geen toegang heeft tot InSite, zoals in dit voorbeeld het geval is.
AFAS-mailinginstellingen voor receptie, met taaktoewijzing en berichtopties in een workflow.
Met deze instellingen zal er, in dit punt van het proces, automatisch een mail verstuurd worden naar de algemene mailbox op basis van wat we hebben ingericht. Uiteraard testen we deze, en daaruit komt het volgende resultaat:
E-mailnotificatie over functie­wijziging met optie om nieuwe visitekaartjes te bestellen via AFAS.
Met deze inrichting is het dus mogelijk om diverse workflowgegevens automatisch te mailen. Dit kan zelfs conditioneel! Wil je bijvoorbeeld dat dit mailtje alleen verstuurd wordt naar de receptie wanneer de nieuwe functie van het type ‘Commercieel’ is, dan kun je deze conditie inbouwen en in de bestemming van de Ter info-taak meenemen.

Hulp nodig? Of toch liever samen even inrichten?

Misschien vind je dit ook interessant...

Man presenteert voor een scherm in een onderwijsomgeving, symbool voor AFAS-consultancy en digitalisering bij VOXTUR
Zo houd je focus als ondernemer
Focus is essentieel voor elke ondernemer. In de beginfase van een bedrijf is het vaak een uitdaging om de aandacht vast te houden, vooral als er meerdere oprichters zijn. Wanneer je net start bestaat het...
Ontdek meer
Consultant in gesprek tijdens een AFAS consultancy bijeenkomst
De rol receptie binnen AFAS
Onmisbaar in veel organisaties, receptie, office en secretaresse medewerkers. Zij zijn dé ondersteunende factor binnen de organisatie. Daarom zien we het bij vrijwel de meeste organisaties terug komen,...
Ontdek meer
Ontspannen medewerker ligt in het gras, symbool voor minder administratieve stress door salarisadministratie uitbesteden via AFAS.
AFAS en ISO-certificering
ISO helpt het je om de prestaties van jouw organisatie doorlopend en systematisch te evalueren en te optimaliseren. Maar hoe pak je dat aan?
Ontdek meer