Vanuit workflow mutaties mailen uit AFAS

Misschien herken je de vraag: “Kunnen we deze gegevens automatisch per mail versturen?” Soms werken afdelingen met een algemene mailbox en is het voor hen fijner werkvoorraad daarin te ontvangen, dan dat zij naast hun eigen werk InSite in de gaten moeten houden. Of misschien moet een externe partij geïnformeerd worden over verloop van medewerkers, zodat er accounts op tijd geopend en afgesloten worden.

Bijvoorbeeld: bij een functiewijziging moeten nieuwe visitekaartjes besteld worden, dus het is handig als er een kant-en-klaar mailtje bij de receptie komt. Hoe kunnen we die informatie verstrekken, zonder dat er vanuit een signaal bij iedere functieregel een mail verstuurd wordt?

Wanneer je gebruik maakt van workflows in InSite, is het mogelijk om mailtjes te versturen. Zo zijn er al mailtjes voor het informeren van gebruikers wanneer er een taak voor ze klaarstaat. Met een beetje extra inrichtingswerk is het mogelijk om algemene mailadressen van de nodige informatie te voorzien.

In dit voorbeeld mailen we naar de algemene mailbox van de receptie. De receptionisten zitten al in de standaardgroep ‘Receptie’ (R21), maar ze willen graag een mailtje krijgen bij een functiewijziging die ze, na eigen beoordeling, kunnen doorsturen naar het bedrijf dat de visitekaartjes drukt.

Koppelen e-mailadres

Voordat we een bericht gaan versturen, moeten we zorgen dat het algemene mailadres bekend is in Profit. Hiervoor hebben we een gebruiker en een gebruikersgroep nodig.

Ga naar de Autorisatie tool (Algemeen / Beheer / Autorisatie tool). Registreer hier een nieuwe gebruiker (let op: niet een systeemgebruiker). Tip: Gebruik een herkenbare naam, zoals ‘Mailbox receptie’, zodat je uiteindelijk bij meerdere algemene mailboxen alles herkenbaar hebt en bij elkaar gesorteerd krijgt.

Afbeelding1

Bij E-mail privé stellen we het mailadres in. In het tabblad ‘Toegang’ vinken we de rechten voor Profit Windows + InSite uit. Tot slot koppelen we het privémailadres aan de gebruiker.

Maak vervolgens een geheel nieuwe gebruikersgroep aan en geef een herkenbare groepsnaam mee. De gebruikersgroep vullen we handmatig. Voeg je net aangemaakte gebruiker toe aan deze groep.

Afbeelding1 1

Mailsjabloon inrichten

Nu we het mailadres in Profit hebben, is er een mailsjabloon nodig. Ga hiervoor in Profit naar de berichtsjablonen (Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon). Maak een kopie van het standaard sjabloon ‘Workflowtaak’.

Ga naar het tabblad ‘Gegevensverzamelingen’ en open ‘Dossier’. Vink linksboven ‘Alle beschikbare koppelingen weergeven’ aan. Voeg daarin het veld ‘Dossieritem’ toe (Dossieritemkoppeling / Dossieritem).

Afbeelding1 2

Voor een duidelijk herkenningspunt later bij het inrichten: pas de kolomtitel en veldnaam aan naar ‘Koppeling’.

Maak vervolgens een nieuwe gegevensverzameling aan. Kies daarbij voor ‘Workflowmutatie medewerker/org. eenheid/functie’. Geef het de naam ‘Functiewijziging’.

Haal in deze nieuwe gegevensverzameling het veld ‘dossieritem’ op, vergelijkbaar met de vorige gegevensverzameling, en geef de naam ‘Koppeling 2’ mee. Voeg vervolgens de velden toe die in het mailtje moeten komen. In dit voorbeeld sturen we wat medewerkersgegevens, de begindatum en de nieuwe functie mee.

Afbeelding1 3
Sla de gegevensverzameling op. Selecteer de nieuwe regel van gegevensverzamelingen, en gebruik de actieknop ‘Koppeling bewerken’. Selecteer vervolgens de twee velden voor de koppeling.
Afbeelding1 4
Nu we de gegevensverzameling hebben, kan het bericht naar wens aangepast worden. De opmaak van het subsjabloon bewerk je in een apart venster, te bereiken via de knop Subsjabloon:
Afbeelding1 5
De locatie van het subsjabloon in je mail bepaal je zelf. Vergelijkbaar met het toevoegen van andere velden, plaats je een tag voor het subsjabloon.
Afbeelding1 6

Opnemen in de workflow

Nu we het mailadres en het mailsjabloon beschikbaar hebben, is het tijd om deze in de workflow op te nemen.

In het dossieritem voegen we op de gewenste plek een ‘Ter info’-taak toe. In dit voorbeeld gebeurt dit na de registratie van de mutatie.

Afbeelding1 7
In de ter info-taak koppelen we het bericht. Bij het koppelen van een bericht aan een ter info-taak heb je de mogelijkheid om de taak meteen af te handelen. Daarmee voorkom je dat er taken blijven openstaan bij een gebruiker die geen toegang heeft tot InSite, zoals in dit voorbeeld het geval is.
Afbeelding1 8
Met deze instellingen zal er, in dit punt van het proces, automatisch een mail verstuurd worden naar de algemene mailbox op basis van wat we hebben ingericht. Uiteraard testen we deze, en daaruit komt het volgende resultaat:
Afbeelding1 9
Met deze inrichting is het dus mogelijk om diverse workflowgegevens automatisch te mailen. Dit kan zelfs conditioneel! Wil je bijvoorbeeld dat dit mailtje alleen verstuurd wordt naar de receptie wanneer de nieuwe functie van het type ‘Commercieel’ is, dan kun je deze conditie inbouwen en in de bestemming van de Ter info-taak meenemen.

Hulp nodig? Of toch liever samen even inrichten?

Misschien vind je dit ook interessant

MRA-overleg-gesprek
Lees de blog
AFAS consultant
Lees de blog
DKO-presenteren
Lees de blog

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.