Dossieritems filteren op OE autorisatie in AFAS

Stel jouw organisatie heeft verschillende locaties en regio’s waar gewerkt wordt en deze regio’s staan binnen het organigram netjes weggezet op bijvoorbeeld laag 5. Een regiomanager wil graag de openstaande dossieritems zien die daadwerkelijk logischerwijs onder hem vallen. Maar niet de dossieritems van andere regiomanagers die ook op laag 5 staan en hij mag ook niet de inhoud van de bovenliggende lagen inzien. Hoe we dit inrichten leg ik uit in deze blog.
Wanneer je een overzichtspagina maakt op InSite o.b.v. dossier dan worden altijd álle dossieritems getoond van de organisatie. Je kan natuurlijk filteren en alleen een bepaald type tonen echter dan worden nog steeds álle dossieritems van dat type getoond.
Hoe filter je dan op de inhoud zodat alleen jouw dossieritems getoond worden van medewerkers waar jij verantwoordelijk voor bent?

Inrichting

Je wilt een overzicht te maken van een bepaald type dossieritem (bv direct reports). Men wil binnen de organisatie kijken op alle lagen wat er nog openstaat van dat type dossieritem.

Laag 1 wil dus alles zien van alle locaties en afdelingen onder hem. Laag 5 mag alles zien wat onder zijn OE valt maar niet van laag 5 en daarboven.

Ga naar jouw InSite pagina en open Site Beheer. Maak een nieuwe overzichtspagina aan via Pagina / Nieuw / Overzichtspagina.

filter1

En klik op toevoegen.

Let op dit overzicht toont alle dossieritems van jullie organisatie. We zullen de inhoud dus moeten filteren voordat we deze publiceren.

Ga in AFAS Profit naar Algemeen / In & OutSite / Pagina. Zoek vervolgens jouw aangemaakte pagina op en open deze. Links onderin klik je op Weergave aanpassen en klik op volgende. Je komt dan in de welbekende AFAS gegevensverzameling.

filter2
Je dient de volgende velden toe te voegen aan de gegevensverzameling: Zoek de gegevensverzameling ‘medewerker actuele gegevens’ op en ga naar ‘Organisatorische eenheid’ en voeg de velden ‘Laag 0’ tm ‘laag 9’ toe. En voeg het veld “Organisatorische eenheid’ (Code) toe. Dit is het OE van de medewerker zelf.

Filtering

Hoe zorg je ervoor dat de gebruiker alleen ziet wat logisch onder hem binnen zijn OE valt, dit kun je mogelijk maken door de volgende filtering toe te passen:
filter3

Voorbeeld

  • Type dossier items 50 en 60 (Direct reports) worden getoond in dit voorbeeld.
  • Status is != Afgehandeld.
  • Laag 0 = kijkt of de OE van de ingelogde gebruiker hier aan voldoet.
  • OE = De daadwerkelijke OE van de ingelogde gebruiker.

 

Op het veld OE wordt de filtering != toegepast om ervoor te zorgen dat de inhoud van zijn eigen OE (Laag) niet getoond wordt, wil je dit wel dan haal je deze natuurlijk eruit dan wordt de inhoud van dezelfde laag én daaronder getoond.

De filtering loopt helemaal door tot laag 9 zodat elke laag zijn/haar inhoud zit.

Omdat de ingelogde gebruiker volgens de standaard autorisatie geen rechten heeft tot de bovenliggende lagen zal deze inhoud in dit voorbeeld dus niet getoond worden. Houd er rekening mee dat, als jouw (test)gebruiker dus op laag 9 in het organigram zit er dus geen gegevens getoond zullen worden.

Hulp nodig bij het filteren van dossieritems op OE autorisatie in AFAS?

Misschien vind je dit ook interessant

Verandermanagement
Lees de blog
Profit1
Lees de blog
Succestival 2022
Lees de blog

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.