De zomervakantie is altijd een mooie periode om je processen eens kritisch onder de loep te nemen. Waarschijnlijk zijn een flink aantal collega’s van je op vakantie waardoor je eindelijk eens toekomt aan het lijstje met projecten die stiekem al veel te lang op de stapel liggen.
Mocht het je nu ontbreken aan inspiratie dan hebben we een lijstje voor je gemaakt met 10 projecten die perfect zijn om deze zomer op te pakken. Niet om je tijdens deze warme dagen alsnog in het zweet te laten werken, wel om dat tijdens de koudere dagen die gaan komen vooral niet te doen.
Project 1: Beheer-aanvraag
Je kent het verhaal van de schilder die zijn of haar eigen huis niet op orde heeft vast wel. Maar wees eens eerlijk? Ben jij niet stiekem ook zo’n soort schilder in jouw beroep?
Deze zomer kun je mooi gebruiken om jouw beheer-aanvraag eens in te richten of te optimaliseren. Weg met alle losse to-do lijstjes, vragen die dubbel worden ingestuurd en ga zo maar door.Â
Heb je nog geen beheer-aanvraag in gebruik? Begin dan simpel! Een workflow met de volgende stappen helpt je al een heel eind verder:
- Beoordelen aanvraag (akkoord > door naar uitvoeren, meer informatie nodig > terug naar instuurder, afkeuren > ter info taak naar de instuurder)
- Uitvoeren aanvraag (uitgevoerd > ter info taak naar de instuurder, meer informatie nodig > terug naar instuurder)
- Aanpassen aanvraag (voor de instuurder)
Project 2: Begin aan het volgend-jaarplan
Waarschijnlijk is jouw organisatie al overgezet op de nieuwste versie van AFAS (Profit 21). Hierin is veel nieuwe functionaliteit beschikbaar gemaakt. Gebruik de zomerperiode om deze functionaliteit nog eens rustig na te kijken en op te nemen in jouw volgend-jaar plan (of direct te implementeren als de impact op de organisatie niet zo groot is).
Sowieso is het goed om projecten in een jaarplan te gieten. Zo kun jij jouw werk beter managen, weten jouw collega’s wat ze wanneer kunnen verwachten en heb je dus ook direct meer structuur in je werk.
Ga je starten met je volgend-jaarplan? Zorg dan in ieder geval dat deze dan in ieder geval de volgende punten bevat:
- Welke doelen je gaat halen;
- Welke projecten je gaat oppakken;
- Wat je daarvoor nodig hebt (investeringen in tijd en geld);
- In welke tijdlijn je het plan gaat uitvoeren;
- Tot welke resultaten dit gaat leiden.
Project 3: Zomerschoonmaak
Gedurende het jaar bouw je vaak best veel nieuwe dingen in de software. Denk daarbij niet alleen aan vrije velden, maar ook aan weergaven, analyses, InSite pagina’s en ga zo maar door.
Maar worden al deze onderdelen nog wel gebruikt? Tijd voor de zomerschoonmaak!
Kijk bijvoorbeeld eens kritisch naar welke velden nog in gebruik zijn, of deze inmiddels zijn vervangen door standaard AFAS-velden, zet deze velden om naar de standaard en verwijder de vrije velden.Â
Of wat te denken aan die talloze weergaven die zijn aangemaakt: nomineer de te verwijderen weergaven bijvoorbeeld met een asterisk (*), publiceer een InSite document waarbij je aangeeft dat gebruikers die een weergave gebruiken waar zo’n sterretje voor staat een beheer-aanvraag moeten insturen en dat weergaven met een asterisk worden verwijderd op 1 september.
Kortom: wat je niet meer gebruikt kun je prima opschonen, want alles wat is ingericht moet je tenslotte ook onderhouden.
Project 4: Repeterende taken
Er zijn talloze werkzaamheden binnen jouw organisatie die repeterend terugkomen. Grote kans dat deze werkzaamheden nu repeterend in bijvoorbeeld Outlook zijn ingesteld of (dit laatste hopen we natuurlijk niet) als memobriefje op je beeldscherm zijn geplakt.
Richt repeterende taken eenvoudig in AFAS in zodat je nog maar op één plek naar je taken hoeft te kijken. Dit kan voor iets simpels als het water geven aan de planten, maar kun je bijvoorbeeld ook inzetten voor de marketing-afdeling voor het plaatsen van een post op Social media of het starten van een taak die je maar 1x per jaar hoeft te doen.
De frequentie bepaal je uiteraard eenvoudig zelf.
Project 5: Maak InSite & OutSite weer up-to-date
Als er een onderdeel is waar vaak veel nieuwe functionaliteit aan toegevoegd wordt is het wel InSite en OutSite: het visitekaartje van jouw organisatie. De zomer is ook een mooie tijd om nieuwe functionaliteit die is toegevoegd aan InSite en OutSite eens te implementeren. Inspiratie nodig? Hierbij een lijstje:
- Integratie van Google Tag Manager op OutSite en InSite (gaat jouw marketing-afdeling ook heel blij van worden);
- Activatie van Google for jobs op OutSite;
- Het omzetten van vormgeving op inhoudsblokken naar pagina-onderdelen in het thema;
- Weergavesjablonen gebruiken in plaats van eenvoudige of lijst-weergaven;
Maar bovenal
Gebruik de zomerperiode vooral om terug te kijken naar de successen die je in de eerste helft van dit jaar hebt behaald. Heb je daar het maximale uitgehaald? En heb je hier voldoende over gecommuniceerd?
En misschien nog wel het meest belangrijk: heb je deze successen ook gevierd? Natuurlijk, software kan altijd beter maar er is niets mis met af en toe een extra applausje voor jezelf.
Fijne zomer!
