Onmisbaar in veel organisaties: receptie, office en secretaresse medewerkers. Zij zijn dé ondersteunende factor binnen de organisatie. Daarom zien we het bij vrijwel alle organisaties terug komen, de rol Receptie binnen AFAS. Deze rol is lastig om in te richten aangezien deze medewerkers vaak op laag 9 zitten, geen rechten hebben op ‘alle medewerkers’ en toch toegang moeten hebben tot iedereen. Hoe je hier handig mee om kan gaan leg ik je uit in deze blog.
Inrichting
Selectie aanmaken
Via Algemeen / Inrichting / Selectie kun je een nieuwe selectie aanmaken. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe selectie aan te maken en doe dit op basis van ‘gebruiker’.
Kies in het volgende scherm de weergave ‘medewerkers’ en pas deze aan.
klik op voltooien. Je komt dan weer in de weergave ‘nieuwe selectie aanmaken’. Klik op volgende en geef jouw nieuwe selectie een duidelijke omschrijving. Bijvoorbeeld Rol: Receptie. En pas de juiste filtering toe op het toegevoegde veld ‘Organisatorische eenheid’. Middels de 3 puntjes kun je zoeken binnen het organogram naar de juiste OE.
Je kan de filtering controleren door op vernieuwen te klikken of de juiste medewerkers naar voren komen. Klik vervolgens op voltooien en je selectie is aangemaakt. (Voordeel van het inrichten op deze manier is dat wanneer Monica van functie weggaat en vervangen wordt deze medewerker automatisch de juisten rechten en toegang krijgt die horen bij deze rol).
Nu dienen we de selectie te koppelen aan de net aangemaakte gebruikersgroep in de autorisatietool. Zoek de groep op en kies vullen o.b.v. selectie en selecteer jouw nieuw aangemaakte selectie en klik op OK. (Via extra kun je klikken op ‘automatisch vullen alle groepen’ en forceer je AFAS om alle gebruikers groepen na te lopen. Wanneer de taak compleet is zul je zien dat de gebruikersgroep nu gevuld is met de juiste medewerker(s).
InSite
Ga naar jouw InSite pagina en open Site Beheer. Maak een nieuwe overzichtspagina aan via Pagina / Nieuw / Overzichtspagina.
En klik op toevoegen.
Selecteer bovenaan Indeling, selecteer het paginaonderdeel Medewerkers(basis) en pas deze aan. Ga naar het tabblad weergave-indeling en verander het Type overzicht van sjabloon naar uitgebreide weergave, Vink exporteren naar Excel uit omdat je wilt voorkomen dat deze gegevens makkelijk gedownload kunnen worden.
Profit (back-office)
Ga in AFAS Profit naar Algemeen / In & OutSite / Pagina. Zoek vervolgens jouw aangemaakte pagina op en open deze. Links onderin klik je op Weergave aanpassen en klik op volgende. Je komt dan in de welbekende AFAS gegevensverzameling.
Verwijder alle al toegevoegde velden middels het kruisje, we gaan onze eigen velden toevoegen. In dit voorbeeld voeg ik de volgende velden toe:
En klikken we op Voltooien.
Ga naar de pagina op InSite en klik op F5. Je ziet dat de pagina nu alle juiste informatie bevat die een receptie medewerker volgens jou mag inzien. Je bent uiteraard vrij om je eigen gegevens aan de pagina toe te voegen of te verwijderen
De pagina is nu gereed, echter deze pagina willen we natuurlijk alleen zichtbaar maken voor de receptie medewerkers. Hiervoor kunnen we onze aangemaakte selectie gebruiken, deze zal er voor zorgen dat alleen de personen in die selectie toegang hebben tot de pagina.
Klik bovenin op Pagina bewerken en voeg jouw selectie toe aan het onderstaande veld
Het kan zijn dat jij geen toegang hebt tot de selectie en de pagina moet verlaten. Kies vervolgens een plek op InSite vanaf waar de pagina benaderd kan worden.
In dit voorbeeld heb ik een menu-item toegevoegd welke verwijst naar de overzichtspagina.
