De rol receptie binnen AFAS

Consultant in gesprek tijdens een AFAS consultancy bijeenkomst

Onmisbaar in veel organisaties: receptie, office en secretaresse medewerkers. Zij zijn dé ondersteunende factor binnen de organisatie. Daarom zien we het bij vrijwel alle organisaties terug komen, de rol Receptie binnen AFAS. Deze rol is lastig om in te richten aangezien deze medewerkers vaak op laag 9 zitten, geen rechten hebben op ‘alle medewerkers’ en toch toegang moeten hebben tot iedereen. Hoe je hier handig mee om kan gaan leg ik je uit in deze blog.

Hoe zorg je er nou voor dat deze medewerkers iedereen kunnen zien zonder dat ze gelijk alles kunnen zien. Afhankelijk wat deze medewerker allemaal moet kunnen inzien is een mooie overzichtspagina vaak al voldoende om tot de (extra) basis informatie te komen van alle medewerkers.

Inrichting

Dit begint uiteraard in de autorisatie tool van AFAS, om deze rol te bepalen dien je als eerste een nieuwe gebruikersgroep aan te maken. Laten we in dit voorbeeld de gebruikersgroep als volgt noemen: Rol: Receptie.
Scherm in AFAS Profit waarin een nieuwe autorisatiegroep wordt aangemaakt onder 'Groep' in het autorisatiebeheer.
Kies vervolgens ‘Maak een geheel nieuwe gebruikersgroep’ en klik op volgende.
Geef de groep een codeomschrijving en de naam: ‘Rol: Receptie’ en vul deze op basis van selectie. (Wellicht bestaat er al een soortgelijke groep in jouw omgeving en kun je deze daarvoor gebruiken.)
We hebben nu een gebruikersgroep aangemaakt die we gaan vullen met de Receptie/secretaresse/office medewerkers. Afhankelijk welke functie/OE belast is met deze werkzaamheden kun je ervoor kiezen om de gebruikersgroep te vullen o.b.v. een selectie of o.b.v. functie. Handmatig wil je voorkomen omdat wanneer een medewerker de functie verlaat je de nieuwe medewerker handmatig aan de groep toe moet voegen. Met het bovengenoemde zal het geautomatiseerd verlopen. In dit voorbeeld gaan we er van uit dat de medewerker op een eigen laag 9 staat onder een MT lid.
Boomstructuur van afdelingen binnen AFAS, met ‘Consultancy & Opleidingen’ als hoofdcategorie en subcategorieën zoals ‘Receptie’, ‘Consultancy’, ‘Helpdesk’ en ‘Opleidingen’. Medewerkers Koos Baartman en Monica Bello zijn zichtbaar met hun bezettingspercentage.
Monica is een receptie medewerker welke werkzaam is op de organisatorische eenheid Receptie (RECEP). Deze OE gaan we gebruiken om de selectie mee te vullen

NOTE: Deze groep kan je vervolgens gebruiken om Profit autorisatie toe te bedelen en extra InSite functionaliteit toe te voegen. Dit zal niet behandeld worden in deze blog.

Selectie aanmaken

Via Algemeen / Inrichting / Selectie kun je een nieuwe selectie aanmaken. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe selectie aan te maken en doe dit op basis van ‘gebruiker’.
Kies in het volgende scherm de weergave ‘medewerkers’ en pas deze aan.

Overzicht van medewerkers in AFAS met autorisatierollen en selectiemogelijkheden voor de receptie.
Omdat we de selectie willen vullen op basis van OE dienen we dit veld eerst op te halen in de gegevensverzameling. Voeg het volgende veld toe:
Boomstructuur van actuele gegevens per dienstverband in AFAS, met secties zoals medewerker, functie, salaris, en organisatorische eenheid.

klik op voltooien. Je komt dan weer in de weergave ‘nieuwe selectie aanmaken’. Klik op volgende en geef jouw nieuwe selectie een duidelijke omschrijving. Bijvoorbeeld Rol: Receptie. En pas de juiste filtering toe op het toegevoegde veld ‘Organisatorische eenheid’. Middels de 3 puntjes kun je zoeken binnen het organogram naar de juiste OE.

AFAS-filterinstellingen voor de rol 'Receptie', met een geavanceerd filter op organisatorische eenheid (OE) ingesteld op 'RECEP'.

Je kan de filtering controleren door op vernieuwen te klikken of de juiste medewerkers naar voren komen. Klik vervolgens op voltooien en je selectie is aangemaakt. (Voordeel van het inrichten op deze manier is dat wanneer Monica van functie weggaat en vervangen wordt deze medewerker automatisch de juisten rechten en toegang krijgt die horen bij deze rol).

Nu dienen we de selectie te koppelen aan de net aangemaakte gebruikersgroep in de autorisatietool. Zoek de groep op en kies vullen o.b.v. selectie en selecteer jouw nieuw aangemaakte selectie en klik op OK. (Via extra kun je klikken op ‘automatisch vullen alle groepen’ en forceer je AFAS om alle gebruikers groepen na te lopen. Wanneer de taak compleet is zul je zien dat de gebruikersgroep nu gevuld is met de juiste medewerker(s).

InSite

Ga naar jouw InSite pagina en open Site Beheer. Maak een nieuwe overzichtspagina aan via Pagina / Nieuw / Overzichtspagina.

AFAS-instelling voor het aanmaken van een overzichtspagina voor receptiemedewerkers.

En klik op toevoegen.

Selecteer bovenaan Indeling, selecteer het paginaonderdeel Medewerkers(basis) en pas deze aan. Ga naar het tabblad weergave-indeling en verander het Type overzicht van sjabloon naar uitgebreide weergave, Vink exporteren naar Excel uit omdat je wilt voorkomen dat deze gegevens makkelijk gedownload kunnen worden.

Instellingen van een overzichtspagina in AFAS voor de receptie, met weergave-opties en gebruikerslijst.
Je zal zien dat het overzicht nu in tabel vorm is weergegeven, maar wellicht nog niet de juiste informatie bevat. Dit gaan we in de volgende stap aanpassen. Klik op pagina publiceren om de pagina Live te zetten. Laat de pagina wel openstaan in de browser.

Profit (back-office)

Ga in AFAS Profit naar Algemeen / In & OutSite / Pagina. Zoek vervolgens jouw aangemaakte pagina op en open deze. Links onderin klik je op Weergave aanpassen en klik op volgende. Je komt dan in de welbekende AFAS gegevensverzameling.

Verwijder alle al toegevoegde velden middels het kruisje, we gaan onze eigen velden toevoegen. In dit voorbeeld voeg ik de volgende velden toe:

AFAS-medewerkersgegevens tabel met velden en labels, relevant voor de rol van receptie binnen AFAS.

En klikken we op Voltooien.

Ga naar de pagina op InSite en klik op F5. Je ziet dat de pagina nu alle juiste informatie bevat die een receptie medewerker volgens jou mag inzien. Je bent uiteraard vrij om je eigen gegevens aan de pagina toe te voegen of te verwijderen

AFAS-overzichtspagina receptie met medewerkersgegevens, functies en contactinformatie.
NOTE: Omdat we de overzichtspagina gebaseerd hebben op de medewerker(Basis) pagina komt er verder niets anders naar voren dan de wie-is-wie-pagina van de medewerker zodra men een medewerker selecteert.

De pagina is nu gereed, echter deze pagina willen we natuurlijk alleen zichtbaar maken voor de receptie medewerkers. Hiervoor kunnen we onze aangemaakte selectie gebruiken, deze zal er voor zorgen dat alleen de personen in die selectie toegang hebben tot de pagina.

Klik bovenin op Pagina bewerken en voeg jouw selectie toe aan het onderstaande veld

AFAS-instellingen voor receptiepagina met kenmerken en restricties voor sitebeschikbaarheid.

Het kan zijn dat jij geen toegang hebt tot de selectie en de pagina moet verlaten. Kies vervolgens een plek op InSite vanaf waar de pagina benaderd kan worden.

In dit voorbeeld heb ik een menu-item toegevoegd welke verwijst naar de overzichtspagina.

Navigatiebalk in AFAS met geselecteerde optie 'Receptie', relevant voor receptiebeheer in AFAS.
Omdat de selectie receptie alleen de medewerker vanuit de OE Receptie bevat zullen alleen deze medewerker de knop zien! Handig he!

Hulp nodig met het inrichten van de rol Receptie?

Neem contact op
Youtube Spotify Linkedin