Binnenkort stapt ook jouw organisatie over naar Profit 1, de opvolger van Profit 22. Deze nieuwe versie gaat je dagelijkse taken weer een stuk eenvoudiger en intuïtiever te maken. In deze blog duik ik samen met jou in de wereld van Profit 1 en ontdekken we wat je moet doen om zorgeloos over te stappen naar deze nieuwe versie van AFAS. Laten we beginnen!
Profit 1: Een grote update
In 5 stappen over naar Profit 1
Ben je klaar om weer digitaal voorop te lopen? Hier zijn de vijf stappen om over te stappen naar Profit 1.
- Weet wanneer de update staat gepland.
- Ga testen! En bepaal daarbij als eerste wie wat gaat doen. Dit omvat rollen zoals de testcoördinator, het testteam en de procesverantwoordelijke.
- Doorloop de teststappen. Dit omvat de functionele acceptatietesten, de gebruikersacceptatietesten en de ketentest.Â
- Documenteer de wijzigingen en de testresultaten.Â
- Communiceer de verandering. Neem je collega’s mee in de veranderingen en laat zien hoe deze voor hen gaan werken.
Testen, testen en... testen
Je weet het vast: AFAS levert standaard software en templates uit die uitgebreid getest worden door AFAS zelf. AFAS test dus geen specifieke inrichting zoals vrije tabellen, vrije velden en vrije tabbladen. Testen is wat ons betreft essentieel voor het accepteren van de nieuwe update.Â
Wanneer je start met testen is het belangrijk om de doel van de test te bepalen. Bij VOXTUR gebruiken we tijdens het testen het motto: goed is goed genoeg.
Een goede test bestaat uit 3 teststappen:
- Functionele acceptatie testen
Een functionele test is het testen van de verschillende procesonderdelen. Werkt de workflow? Kan ik de factuur journaliseren? En ga zo maar door. Voordat je kunt starten met de gebruikersacceptatietest moet je eerst alle verschillende procesonderdelen op zichzelf testen. - Gebruikersacceptatie testen
Een gebruikersacceptatietest is in principe heel simpel: is wat er nu ingericht of bijgewerkt akkoord? Deze test kun je het beste laten uitvoeren door een eindgebruiker die een rol binnen het proces heeft. Zorg dat er een script klaarligt waarin je verschillende settings nabootst die in de praktijk kunnen voorkomen. - Ketentest
De ketentest gaat over de koppelingen. Deze test moet je dus uitvoeren om zeker te weten dat de gegevens op een juiste manier worden verwerkt tussen de systemen.
Vergeet niet te documenteren...
Klaar met testen? Vergeet dan niet te documenteren. Het makkelijkste is om hiervoor de documentsjablonen in InSite te gebruiken.
Via de back-office (Profit) maak je eenvoudig een documentsjabloon ‘Procesdocumentatie’ aan. Geef dit documentsjabloon dezelfde kenmerken mee als de functionaliteiten in AFAS die je gebruikt (bijvoorbeeld: CRM, Financieel, Projecten, HRM, Payroll, Ordermanagement, etc.)
Zorg ervoor dat het documentsjabloon zo ingericht staat dat het document door de juiste rollen mag worden aangemaakt en bekeken. Is er een workflow voor accordering nodig? Richt die dan ook in.
...En te communiceren.
Klaar met documenteren? Dan is het natuurlijk ook essentieel dat je communiceert. Want het updaten naar Profit 1 AFAS heeft veel impact op de organisatie. Het gaat namelijk niet altijd alleen over nieuwe software, maar vaak ook over een nieuwe manier van werken.
Goede communicatie over de verandering doorloopt eigenlijk 4 stappen:
- Informeren tijdens de start van je update
- Interacteren tijdens het testen van de update
- Instrueren aan het eind van de test
- Inspireren wanneer je update live hebt gebracht
Helemaal zorgeloos over naar Profit 1?
- Wil je helemaal zorgeloos over naar Profit 1? Dan hebben we iets leuks voor je ontwikkeld. Onze OverstapGids geeft je 17 pagina’s vol inspiratie over hoe je de update van een nieuwe versie van AFAS goed aanpakt. Deze OverstapGids kun je hier gratis downloaden.
Nog een leuk voordeel: op pagina 16 zie je een speciale aanbieding staan waarbij we drie pakketten voor je hebben samengesteld:
- Profit testdag
- Inrichten van een test- en acceptatieportal
- Het inrichten van een test- en acceptatieportal, een inventarisatie van jouw kernprocessen en een Profit testdag.
