Niet het meest sexy onderwerp, maar in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wel heel belangrijk: bewaartermijnen. Heb je nog geen bewaarbeleid en/of voelt niemand zich verantwoordelijk voor het tijdig verwijderen van (dossieritems met) medewerkergegevens? Dan is het nu tijd om actie te ondernemen. In deze blog help ik je met een eenvoudig stappenplan, die met behulp van nieuwe functionaliteit in Profit 18 ook nog eens makkelijk uit te voeren is.
Stap 1 Zijn alle dossiers digitaal? Nee? Inventariseer wat er nog met de hand gaat of nog niet in het digitale dossier van de medewerker wordt opgeslagen. Bekijk de mogelijkheden om dit alsnog te digitaliseren en maak een plan hiervoor.
Stap 2 Is er een bewaarbeleid aanwezig? Of staan de bewaartermijnen in het verwerkingsregister?
Heb je geen bewaarbeleid en weet je niet waar je moet beginnen? De algemene regels zijn:
- Voor gegevens uit de salarisadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het dienstverband.
- Voor andere gegevens uit het personeelsdossier is de bewaartermijn vaak twee jaar.
- Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt, dan geldt vanuit de AVG: bewaar niet langer dan noodzakelijk.
De vervolgstap is om de bewaartermijnen te vertalen naar een type dossieritem in Profit. Hier een voorbeeld met veelvoorkomende dossieritems:
| Dossieritem | Bewaartermijn | Wetgeving |
|---|---|---|
| Akte van aanstelling / arbeidsovereenkomst / Correspondentie over doorstroom en uitstroom. | tot 2 jaar na einde dienstverband | Art. 52 Wet Rijksbelastingen |
| Aanvullende arbeids- en salarisafspraken | minimaal 7 jaar na einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)* |
| Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs | minimaal 5 jaar na einde dienstverband | Art. 23a Uitvoeringsregeling loonbelasting |
Het vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens is met ingang van 25 mei 2018 vervallen, maar geeft nog steeds een goede richtlijn.
Stap 3 Je hebt nu een overzicht waarmee je vanaf Profit 18 per type dossieritem de bewaartermijn kunt vastleggen. Dit doe je in het type dossieritem.
Heb je per type dossieritem verschillende bewaartermijnen? Zorg er dan voor dat je met kenmerken werkt. Hiermee kun je binnen het type dossieritem met verschillende bewaartermijnen werken.
Wil je personen inclusief dossieritems verwijderen (bijvoorbeeld sollicitaties)? Gebruik hiervoor de al aanwezige functionaliteit “verwijderen persoonsgegevens”.
Volgende week verschijnt ons Profit 18 update magazine, waarin we ook verder ingaan op de nieuwe functionaliteit. Houd hiervoor onze LinkedIn in de gaten voor meer informatie. Wil je nu al meer weten over dit onderwerp, neem via onderstaande knop contact op. Of stuur mij een mailtje kitty@voxtur.nl.