Gegevens verwijderen, spannend? Ja, en noodzakelijk.

AFAS consultants

Niet het meest sexy onderwerp, maar in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wel heel belangrijk: bewaartermijnen. Heb je nog geen bewaarbeleid en/of voelt niemand zich verantwoordelijk voor het tijdig verwijderen van (dossieritems met) medewerkergegevens? Dan is het nu tijd om actie te ondernemen. In deze blog help ik je met een eenvoudig stappenplan, die met behulp van nieuwe functionaliteit in Profit 18 ook nog eens makkelijk uit te voeren is. 

Stap 1  Zijn alle dossiers digitaal? Nee? Inventariseer wat er nog met de hand gaat of nog niet in het digitale dossier van de medewerker wordt opgeslagen. Bekijk de mogelijkheden om dit alsnog te digitaliseren en maak een plan hiervoor. 

Stap 2 Is er een bewaarbeleid aanwezig? Of staan de bewaartermijnen in het verwerkingsregister? 

AFAS tipHeb je geen bewaarbeleid en weet je niet waar je moet beginnen? De algemene regels zijn:  

  • Voor gegevens uit de salarisadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar na het einde van het dienstverband.  
  • Voor andere gegevens uit het personeelsdossier is de bewaartermijn vaak twee jaar.  
  • Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt, dan geldt vanuit de AVG: bewaar niet langer dan noodzakelijk. 


De vervolgstap is om de bewaartermijnen te vertalen naar een type dossieritem in Profit. Hier een voorbeeld met veelvoorkomende dossieritems: 

DossieritemBewaartermijnWetgeving
Akte van aanstelling / arbeidsovereenkomst / Correspondentie over doorstroom en uitstroom.tot 2 jaar na einde dienstverbandArt. 52 Wet Rijksbelastingen
Aanvullende arbeids- en salarisafsprakenminimaal 7 jaar na einde dienstverbandVrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)*
Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijsminimaal 5 jaar na einde dienstverbandArt. 23a Uitvoeringsregeling loonbelasting

AFAS tipHet vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens is met ingang van 25 mei 2018 vervallen, maar geeft nog steeds een goede richtlijn.  

 


Stap 3 Je hebt nu een overzicht waarmee je vanaf Profit 18 per type dossieritem de bewaartermijn kunt vastleggen. Dit doe je in het type dossieritem. 

AFAS tipHeb je per type dossieritem verschillende bewaartermijnen? Zorg er dan voor dat je met kenmerken werkt. Hiermee kun je binnen het type dossieritem met verschillende bewaartermijnen werken.   

AFAS tipWil je personen inclusief dossieritems verwijderen (bijvoorbeeld sollicitaties)? Gebruik hiervoor de al aanwezige functionaliteit “verwijderen persoonsgegevens”.   

Volgende week verschijnt ons Profit 18 update magazine, waarin we ook verder ingaan op de nieuwe functionaliteit. Houd hiervoor onze LinkedIn in de gaten voor meer informatie. Wil je nu al meer weten over dit onderwerp, neem via onderstaande knop contact op. Of stuur mij een mailtje kitty@voxtur.nl.

Wil jij ook een AVG-proof AFAS inrichting?

Misschien vind je dit ook interessant...

Vraag van Vandaag: Hoe automatiseer je een arbeidsovereenkomst?
Hoe automatiseer je een arbeidsovereenkomst in AFAS?
Binnen een organisatie komt het zelden voor dat iedereen dezelfde arbeidsvoorwaarde onder zijn neus krijgt. De één heeft reiskosten en de ander een leaseauto, nieuwe medewerkers hebben proeftijd maar een...
Ontdek meer
Wat is onboarding en wat kun je ermee?
Als werkgever is het belangrijk om te zorgen dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en productief zijn in hun nieuwe functie. Dit proces, dat bekendstaat als onboarding, kan helpen om de overgang...
Ontdek meer
AFAS consultant
Hoe optimaliseer je het zwangerschapsverlof proces in AFAS?
Als werkgever wil je dat het zwangerschapsverlof van je medewerker zo goed mogelijk verloopt. Dit geldt uiteraard zowel voor de medewerker als voor de organisatie. Bij veel bedrijven wordt het verlof nog...
Ontdek meer