Een project dat als een goed geoliede machine loopt, waarbij elk teamlid precies weet wat er van hen verwacht wordt en waarom. Dat is toch wat je wilt?
Daarvoor kun je niet zonder één cruciaal document: de projectbriefing. Maar wat maakt een briefing dan zo essentieel?
Het is als de blauwdruk van je project! Een document waarmee je de reden, aanpak en managementprocessen uiteenzet.
Klinkt als een flinke klus, nietwaar? Toch is het belangrijkste dat je het kort en bondig houdt, zodat alle betrokkenen in één oogopslag begrijpen wat er moet gebeuren.
Denk aan een roadmap die iedereen naar hetzelfde doel leidt. Hoe pak je dat aan?
In deze blog vertellen we je over welke ingrediënten je nodig hebt voor een succesvolle briefing.
Maar… We beginnen bij de basis.
Wat is een projectbriefing?
Een projectbriefing bevat kortgezegd de reden en aanpak voor je project en de processen die gebruikt worden om dit project te managen. Het is niet zo gedetailleerd als een projectplan, maar wel even belangrijk.
Houd het kort en goed (mand!) Stakeholders en het projectteam hebben namelijk een kort en bondig verhaal nodig om het project te begrijpen. De projectbriefing is daarmee dus ook de manier om ervoor te zorgen dat iedereen op 1 lijn ligt.
Binnen je briefing komen onderdelen aan bod zoals een samenvatting van de doelstellingen, de scope, de belangrijkste zaken die moeten worden opgeleverd, mijlpalen en de tijdlijn. Zo weet iedereen wat hij of zij kan verwachten.
Een briefing vormt dus ook de basis van een duidelijk plan en projectschema. Hoe duidelijker jouw projectbriefing, hoe makkelijker jij de doelen en verwachtingen van jouw project bereikt. Simpel toch?
Belangrijke onderdelen voor een succesvolle projectbriefing
Iedere goede projectbriefing kan niet zonder deze 4 onderdelen: Achtergrondinformatie (de context), projectdoelstellingen en succescijfers, projecttijdlijn en de doelgroep.
Het zijn 4 voor de hand liggende onderdelen, maar het is gemakkelijk om de belangrijkste details over het hoofd te zien. Daarom een korte recap, want zoals ze zeggen: ‘The Devil is in the details‘. 😉
- Achtergrondinformatie: In de achtergrondinformatie geef je informatie en context aan jouw teamleden en stakeholders die zij niet hebben, maar wel nodig zijn om het project succesvol uit te voeren. Je geeft antwoord op vragen als: Wat is de aanleiding van het project? Welke bedrijfsbehoeften, onderzoek of feedback van klanten heeft geleid tot dit project?
- Projectdoelstellingen en succescijfers: Probeer zoveel mogelijk stuurcijfers vast te leggen. Zo weet iedereen van het team waar ze naartoe werken. Je geeft antwoord op vragen als: Wanneer is het project geslaagd? Welke doelstellingen zijn er? En welke KPI gebruik je om het succes te meten?
- Projecttijdlijn: Hoe ziet de tijdlijn van het project eruit? Een projecttijdlijn is de beste manier om jouw team een duidelijk idee te geven van belangrijke datums en projectmijlpalen. Zo weet iedereen wanneer ze wat moeten opleveren en wanneer de resultaten worden verwachten.
- Doelgroep: Jouw doelgroep is de reden waarom je dit project bent gestart. Het is dus belangrijk om een beschrijving te geven van jouw doelgroep zodat iedereen op dezelfde lijn zit en met de context aan de slag gaat.
Hoe zorg je ervoor dat je briefing ook echt duidelijk is voor iedereen?
We zijn al snel geneigd te veel te schrijven en om de essentie heen te draaien. Het gevolg? Grote lappen tekst die niemand leest!
Daarom hebben wij voor jou een recept ontwikkeld voor het maken van duidelijke projectbriefing:
1. Voeg relevante context toe
De eerste alinea’s van je projectbriefing zijn een belangrijk moment om iedereen op dezelfde pagina te krijgen. Hier voeg je context toe waar nodig, maar probeer je de hoeveelheid informatie simpel te houden. Wat is nice-to-know en wat is need-to-know. Op die manier kunnen alle betrokkenen de briefing lezen met de juiste achtergrondkennis.
2. Scherp de projectdoelstellingen en KPI's aan
Jouw KPI’s en doelstellingen kunnen natuurlijk niet ontbreken in de briefing. Ze zijn als de stip aan de horizon waar je naartoe werkt. En laten we eerlijk zijn, wie wil er nu niet slagen?
Vermijd daarom de valkuil om te veel doelstellingen op te stellen. Straks zie je door de bomen het bos niet meer.
De geselecteerde doelstellingen die je hebt wil je SMART vastleggen. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Achievable (haalbaar), Realistisch en Tijdgebonden.
Voorbeeld:
- Niet SMART : “We willen meer klanten aantrekken.”
- Wel SMART: “Binnen de komende 3 maanden willen we het aantal nieuwe klanten vergroten met 20% door gerichte online marketingcampagnes te voeren, waarbij we ons richten op sociale media-advertenties en e-mailmarketing.”
3. Duidelijke projecttijdlijn
Als je een projecttijdlijn wilt maken, moet je zeker weten wat de belangrijkste mijlpalen en deadlines zijn. Denk aan het begin- en eindpunt van het project, en alle belangrijke taken en deadlines daar tussenin.
Zorg ervoor dat je realistische schattingen maakt van de tijd die nodig is voor elke taak, en houd rekening met kans op vertragingen.
4. Breng de doelgroep in kaart
Dit zal misschien voor zich spreken, maar het kennen van je doelgroep is cruciaal voor het succes van je project. Jouw team moet de ins en outs weten van de mensen voor wie het project wordt gerealiseerd, zodat zij hun beste werk kunnen leveren.
Je doelgroep concreet maken zorgt er niet alleen voor dat het project is afgestemd op de doelgroep, maar ook dat je die vervelende scope creep vermijdt.
Als je geen duidelijk idee hebt van wie je wilt bereiken, loop je het risico dat je project uit de hand loopt, met vertragingen en budgetbeperkingen als gevolg. Dat willen we allemaal vermijden, toch?
5. Hulpbronnen beschikbaar stellen
Je bent bijna klaar met je projectbeschrijving! De laatste loodjes zijn in zicht.
Om extra context te geven en vragen van tevoren te beantwoorden voeg je aan het einde van de briefing bronnen toe naar alle andere relevante documenten die je team en stakeholders nodig heeft om het project tot een succes te maken.
Als je bijvoorbeeld een projectplan hebt opgesteld of een uitgebreid onderzoek hebt gedaan, voeg daar dan een verwijzing naartoe. Zo houd je alles lekker overzichtelijk en gemakkelijk toegankelijk voor iedereen die ermee aan de slag moet.
Aan de slag!
Nu weet je het zeker: Een goede briefing legt het fundament van jouw succes. Van de achtergrondinformatie die het project voedt tot de concrete doelstellingen en meetbare resultaten die je wil behalen.
Door deze belangrijke onderdelen helder vast te leggen, creëren je niet alleen jouw routekaart naar succes, maar ook een gedeelde visie voor je team en stakeholders.
Hulp nodig? Je weet ons te vinden!
