Zo automatiseer je de werkgeversverklaring in AFAS

De salarisadministrateur binnen je organisatie zal er wel bekend mee zijn: de werkgeversverklaring. Een document dat een medewerker kan opvragen, waarin je als werkgever op grote lijn een beeld geeft over de arbeidsvoorwaarden en -positie van de medewerker. Meestal vraagt een medewerker om deze verklaring in verband met een hypotheekaanvraag. Mocht die aanvraag lang duren, dan kan de medewerker zelfs nog een paar keer terug komen voor een nieuwe verklaring. Al met al ben je er op jaarbasis dan toch weer, naar verhouding, veel tijd aan kwijt. Hoe mooi is het dan om dit te automatiseren?

In AFAS is er al een standaard document beschikbaar: [Dossier medewerker] NHG Werkgeversverklaring (Profit). Deze heeft een groot deel van de gegevens alvast ingevuld op basis van de actuele medewerkergegevens. Het enige wat je hier nog aan hoeft te automatiseren, zijn de salarisgegevens. We focussen daarom op het volgende onderdeel:

Vaste inkomsten

Om de bedragen in de werkgeversverklaring te berekenen, maken we gebruik van looncomponenten. Met de template flexibele rekenregel heb je de vrijheid om alle informatie te verzamelen voor een juiste berekening. Kopieer dit template en geef het een duidelijke naam om te herkennen dat dit een component betreft voor de verklaring. Haal in de parameters de nodige gegevens op voor een berekening. In onderstaande voorbeeld gaan we uit van de standaard stamgegevens.

Mocht je hier nog bijvoorbeeld een vaste toeslag in mee willen nemen, dan kan dat uiteraard. In het tabblad ‘Formule’ stel je vervolgens de formule op, waarmee je op het juiste bedrag komt. In dit geval: ([D]/100*[G])*[H] (Gewogen salaris / 100 * gewogen parttime percentage) * periodes in een jaar.

Voor de andere onderdelen van de vaste inkomsten kun je op vergelijkbare wijze nieuwe componenten maken om mee te rekenen.

De vakantietoeslag is hier een mooi voorbeeld van. In het zojuist aangemaakte component (4187) berekenen we al het bruto jaarsalaris. De waarde hiervan halen we op in een volgend component, met behulp van een parameter (418700 – de twee nullen achter het componentnummer zorgen ervoor dat je de berekende waarde ophaalt).

Je hebt meteen het bruto jaarsalaris. Nu hoef je hier alleen nog maar het percentage vakantietoeslag over te berekenen (bijvoorbeeld 8%), en je hebt je volgende vaste component geregeld.

Variabele inkomsten

Voor de onderdelen zoals een onregelmatigheidstoeslag, overwerk en provisie, wordt gekeken naar een structurele situatie. Om deze reden kan je er als organisatie voor kiezen om deze onderdelen niet mee te willen nemen in de verklaring. Mocht je dit wel mee willen nemen, dan is het mogelijk om met behulp van een grondslag en een rekencomponent twaalf maanden terug te kijken.

In dit voorbeeld willen we een verklaring geven voor overwerkvergoeding. Hiervoor maken we eerst een grondslag aan. Alle looncomponenten voor overwerk, waarin een geldbedrag berekend wordt, laten we hierop intellen.

Vervolgens maak je, op basis van een flexibele rekenregel, een rekencomponent. Haal hierin de zojuist gemaakte grondslag op, en bepaal hoe lang je wilt terugkijken. In dit geval kiezen we voor het stamgegeven ‘Periodes in een jaar’, zodat er alleen over het afgelopen jaar teruggekeken wordt.

In het tabblad formule gebruiken we de volgende formule:

CUMULATIEFPERTERUG([M];[D])

Deze formule pakt een bepaalde waarde (M, de grondslag) en kijkt naar de waarde hiervan over de afgelopen periodes (D, periodes in een jaar). Het resultaat van dit component is de cumulatieve waarde van alle componenten die je op de grondslag hebt laten intellen, over het afgelopen jaar.

Start na het aanmaken van alle looncomponenten en grondslagen, een TWK per 1 januari. Hiermee zorg je dat alle componenten juist berekend worden.

Let op! Wanneer je een geautomatiseerde werkgeversverklaring inricht, waarbij je terugkijkt voor variabele inkomsten (zoals net behandeld), kun je enkel terugkijken zo ver als je grondslag berekend is. Als je toch over een voorgaand boekjaar wilt kijken, zou er een correctieperiode over vorig jaar gestart moeten worden. Dit zal in de meeste gevallen niet wenselijk zijn. Voor het jaar waarin je deze inrichting doet, is het dus van belang om de berekende gegevens, waar nodig, handmatig te complementeren met gegevens van vorig jaar.

Inkomsten in het document krijgen

Het beschikbare document ([Dossier medewerker] NHG Werkgeversverklaring (Profit)) is een AFAS-standaard. Om hieraan te sleutelen, zal er een kopie gemaakt moeten worden.

Voor elk looncomponent dat we net hebben aangemaakt, willen we een subdocument gebruiken. De gegevensverzameling die hierbij gebruikt wordt, is ‘Medewerker/berekende looncomponenten’. De velden die in de gegevensverzameling komen, zijn:

Om te zorgen dat alleen de meest actuele gegevens worden getoond per medewerker, maak je in het volgende venster de volgende filters aan:

  • Looncomponent: Nummer van het component waarvan je de waarde wilt ophalen;
  • Jaar: [jaar]
  • Periode: [maand]

Koppel ieder subdocument aan het hoofddocument met behulp van het veld medewerker.

Ontwerp vervolgens het document, en voeg per regel het subdocument toe, met de waarde van het veld ‘Totaalbedrag’.

Wanneer je alle componenten aan het document hebt toegevoegd, wordt het tijd om te testen. Draai het document uit voor een paar verschillende medewerkers met verschillende situaties (fulltime, parttime, vaste toeslag, bijzondere regelingen) om te zien of de berekeningen overeen komen met wat je handmatig zou berekenen. Waar nodig pas je de formules uiteraard nog even aan.

Met behulp van deze stappen zou het moeten lukken om je werkgeversverklaring te automatiseren! Afhankelijk van je aantal medewerkers en verzoeken, levert dit op jaarbasis een goede tijdsbesparing op.

Tip 1

De bedragen worden opgehaald, op basis van wat er is berekend. Het kan gebeuren dat aan het begin van een nieuwe salarisperiode nog geen voorlopige berekening is aangemaakt voor de medewerkers. Met behulp van de geplande taak ‘Salaris verwerken’ kun je ervoor zorgen dat aan het begin van iedere werkdag een nieuwe berekening klaarstaat, mocht er een aanvraag binnen komen.

Tip 2

Wil je dit proces nog verder automatiseren? Het gebruikte document is geschikt om te koppelen aan een workflow. Je kunt de medewerker dus op InSite een aanvraag laten insturen, en afhankelijk van je gewenste proces InSite het document rond laten sturen. Afhankelijk van of de bank een digitale handtekening accepteert, zou je zelfs gebruik kunnen maken van digitaal ondertekenen. Dat scheelt weer printen, een natte handtekening, bedrijfsstempel, scannen, per post versturen…

Hulp nodig bij het automatiseren van jouw werkgeversverklaring?

👋 Webinar offboarding

Een medewerker die jouw organisatie verlaat maar ook zorgt voor een nieuwe kandidaat?

Schrijf je gratis in voor het webinar offboarding en ontdek hoe je jouw offboardingsproces optimaliseert!

Dagen
Uren
Minuten
Seconden