In veel organisaties blijft die vraag hangen. Niet omdat mensen hun werk niet kennen, maar omdat de rollen rond AFAS nooit echt zijn vastgelegd. De termen functioneel beheer en applicatiebeheer worden door elkaar gebruikt, terwijl ze heel verschillende dingen betekenen.
Dit betekent functioneel beheer
Functioneel beheer gaat over de vraag: sluit AFAS nog aan op hoe wij werken? De functioneel beheerder kent de processen van de organisatie en vertaalt die naar de inrichting van AFAS. Denk aan het aanpassen van workflows, het beheren van autorisaties, het begeleiden van gebruikers bij updates en het signaleren van verbeterkansen.
Wat ik in de praktijk zie bij organisaties is dat de functioneel beheerder ook de persoon is die onboarding regelt, vragen beantwoordt, updates beoordeelt én fungeert als eerste aanspreekpunt. Niet omdat dat zo logisch is, maar omdat niemand anders het heeft opgepakt. Dat is geen goede situatie, want het maakt jouw AFAS-omgeving kwetsbaar afhankelijk van 1 persoon.
In een AFAS-context betekent functioneel beheer concreet: zorgen dat workflows voor bijvoorbeeld verlofregistratie, declaraties of salarisverwerking correct zijn ingericht, testen of nieuwe AFAS-updates passen bij jouw processen, en gebruikers meenemen in veranderingen. Het is een rol met een been in de business en een been in het systeem.
Functioneel beheer gaat niet over de techniek van AFAS, maar over de vraag of AFAS doet wat jouw organisatie nodig heeft. Het is de rol die zorgt dat het systeem echt wordt gebruikt.
Dit betekent applicatiebeheer
Applicatiebeheer richt zich op het technisch onderhoud en de stabiliteit van de software zelf. Waar de functioneel beheerder vraagt "werkt dit voor onze mensen?", vraagt de applicatiebeheerder: "werkt dit systeem technisch correct?"
Taken die hier bij horen zijn onder andere het bewaken van systeemprestaties, het beheren van integraties met andere applicaties en het oplossen van technische storingen. Bij AFAS als cloudoplossing neemt AFAS zelf een groot deel van het technisch beheer voor zijn rekening, maar er blijft altijd een laag over die organisatiespecifiek is: koppelingen met andere systemen, technische instellingen en configuratie.
De applicatiebeheerder is dus degene die je belt als AFAS zélf niet goed werkt. De functioneel beheerder is degene die je belt als AFAS technisch prima werkt, maar de processen niet meer kloppen.
De verschillen naast elkaar
| Functioneel beheer | Applicatiebeheer | |
|---|---|---|
| Focus | Processen en gebruikers | Techniek en stabiliteit |
| Kerntaak | Inrichten, optimaliseren, begeleiden | Updaten, monitoren, configureren |
| Aanspreekpunt voor | Eindgebruikers, HR, Finance | IT-afdeling, leverancier |
| Profiel | Proceskennis, communicatief | Technische kennis, analytisch |
| Bij AFAS | Workflows, autorisaties, adoptie | Koppelingen, updates, performance |
Wanneer heb je wat nodig?
Voor kleinere organisaties is het praktisch om 1 persoon beide rollen te laten invullen, ook wel functioneel applicatiebeheerder genoemd. Dat werkt prima zolang de AFAS-omgeving niet te complex is en er voldoende tijd en kennis beschikbaar is.
Bij middelgrote en grotere organisaties, of als AFAS ook payroll, project- of financieel beheer omvat, loont het om de rollen te scheiden. Niet per se in 2 losse functies, maar wel in duidelijke verantwoordelijkheden. Want als functioneel beheer en applicatiebeheer bij dezelfde persoon liggen zonder dat dit bewust is georganiseerd, wordt die persoon de bottleneck in je organisatie.
Signalen dat het functioneel beheer niet goed belegd is: medewerkers omzeilen AFAS en werken in Excel, nieuwe functionaliteiten worden niet ingericht, niemand weet waarom bepaalde instellingen ooit zijn gemaakt, en als de key-user vertrekt, valt alles stil.
Dat laatste is ook precies de reden dat organisaties kiezen voor uitbesteding. Niet omdat intern niemand het kan, maar omdat continuïteit te belangrijk is om van 1 persoon afhankelijk te zijn.
Twijfel je over hoe functioneel beheer en applicatiebeheer bij jou geregeld zijn? Bij VOXTUR helpen we organisaties om hier duidelijkheid in te krijgen. Neem vrijblijvend contact op of bekijk wat ons functioneel beheer-abonnement voor jouw organisatie kan betekenen.
