Over SRO
SRO is een maatschappelijke organisatie die gemeenten ontzorgt bij het beheer, onderhoud en de exploitatie van maatschappelijk vastgoed. Denk aan sporthallen, zwembaden, wijkaccommodaties en monumentale panden. Daarnaast speelt SRO een belangrijke rol in het mogelijk maken van sport, bewegen en ontmoeten binnen gemeenten. Zij zorgen er o.a. voor dat sportvoorzieningen veilig, toegankelijk en goed georganiseerd zijn, zodat inwoners actief kunnen zijn en verenigingen optimaal ondersteund worden.
Veel handwerk in de praktijk
Mirjam heeft een brede HR-achtergrond en werkte eerder vooral bij commerciële organisaties. Bij SRO viel haar op dat binnen AFAS nog veel terugkerende taken handmatig werden uitgevoerd. Denk aan het handmatig berekenen van woon-werkkilometers, het aanvragen van VOG’s en het opstellen van werkgeversverklaringen.
Voor Mirjam was dit geen kritiek op het systeem zelf, maar juist een signaal dat de inrichting slimmer kon. Door processen beter te automatiseren en gebruiksvriendelijker te maken, zag zij kansen om tijd te besparen en de kwaliteit te verhogen.
Van losse samenwerkingen naar een partner die meedenkt
SRO had eerder samengewerkt met een andere AFAS-partner voor specifieke koppelingen, zoals een VOG-proces en e-learning integratie. Dat werkte, maar het voelde afstandelijk. Vragen moesten heel precies geformuleerd worden, en het contact liep via algemene kanalen.
VOXTUR leerde SRO kennen via het Succestival, waar een onboarding-oplossing te zien was die direct herkend werd. Wat Mirjam het meeste vertrouwen gaf, was de aanpak: eerst samen scherp krijgen wat de vraag is, wat er binnen scope valt en wat je concreet oplevert, inclusief planning en kosten.
Onboarding, InSite en Pocket App slimmer ingericht
Concreet hielp VOXTUR SRO met een onboarding omgeving in AFAS waarin nieuwe collega’s stap voor stap worden meegenomen met duidelijke taken en informatie. Daarna is de InSite omgeving opnieuw ingericht met focus op overzicht en minder zoeken, zodat medewerkers en leidinggevenden sneller vinden wat ze nodig hebben. Ook is de Pocket App verder geactiveerd en geoptimaliseerd, waardoor medewerkers meer zaken zelf kunnen regelen zoals declaraties en het aanvragen van een werkgeversverklaring.
Het regelen van declaraties kon al, maar tijdens het project met VOXTUR zijn de onboardings taken in de pocket app geoptimaliseerd zodat de nieuwe medewerkers die taken ook vanuit de pocket app kunnen oppakken.
Mirjam: “Het is typerend dat VOXTUR ook kleine irritaties praktisch oppakt, zoals een verwarrende melding die elke maand terugkwam en direct aangepast kon worden.
“Ik ben heel blij met de samenwerking met VOXTUR. Ik vind VOXTUR een betrouwbare partij. Ze ontzorgen, er wordt actief meegedacht en ze helpen ons processen verbeteren op een manier zodat we het zelf ook snappen. Zo is het een leerzame samenwerking.”
Een omgeving die rust en overzicht geeft
De AFAS-omgeving sluit nu aan op het dagelijkse gebruik. Kleine vragen worden snel opgepakt, grotere trajecten verlopen gestructureerd. Wat Mirjam bijzonder waardeert: na elke inrichtingsdag levert VOXTUR een helder bezoekverslag op. Zo blijft kennis geborgd, ook als er geen consultant in de buurt is. Ze kan instellingen later zelf terugvinden en aanpassen zonder opnieuw te hoeven zoeken.
Minder drempels en meer inzicht
De verbeteringen zijn het meest merkbaar voor de gebruikers zelf. Medewerkers lopen minder vast op praktische drempels en regelen meer zelf via de app. Leidinggevenden hebben beter inzicht in mutaties en aanvragen.
Mirjam is eerlijk over hoe ze dat ervaart: niet alles is direct te meten in haar eigen werkdag, omdat veel van de optimalisaties juist voor anderen zijn bedoeld. Maar de signalen zijn duidelijk, het werkt beter en voelt beter.
Vooruitkijken naar verdere optimalisatie
Vooruitkijkend verwacht Mirjam dat optimalisatie van AFAS steeds meer intern bij de applicatiebeheerder komt te liggen, omdat daar meer tijd en kennis voor beschikbaar is. Vanuit haar kant zijn er op korte termijn minder nieuwe wensen omdat de onderdelen waar zij veel mee werkt nu goed staan.
Wel loopt er nog een traject om vrijwilligers een goede plek te geven in AFAS, en de verwachting is dat er vanuit applicatiebeheer in de toekomst nieuwe optimalisaties opgepakt worden als volgende stap in het verder professionaliseren van de omgeving.