Eerst even terug naar de basis: debet en credit
Voordat je een afwijking kunt oplossen, is het handig om te weten wat debet en credit betekenen. Het klinkt saai, maar het is de sleutel tot alles wat hierna komt.
Debet zijn de kosten voor de werkgever. Denk aan de salariskosten of de werkgeverspremie voor het pensioen. Die staan in AFAS altijd aan de linkerkant.
Credit zijn de bedragen die je nog moet betalen. Bijvoorbeeld de premies die je inhoudt op het loon en die later naar de Belastingdienst gaan. Dat is een soort spaarpotje: het geld staat klaar en wordt later overgemaakt. Credit staat aan de rechterkant.
| Kant | Wat het betekent | Voorbeeld |
| Debet (links) | Kosten voor de werkgever | Salariskosten, werkgeverspremie pensioen |
| Credit (rechts) | Nog te betalen lasten | Ingehouden premiews, af te dragen loonheffing |
Wat controleert die tussenrekening eigenlijk?
De controlerende tussenrekening (in de standaardinrichting van AFAS vaak nummer 1995) heeft één taak. Hij controleert of het bedrag dat je uitbetaalt, klopt met de opbouw van bruto naar netto. Debet en credit horen tegen elkaar weg te vallen.Staat de tussenrekening niet op nul, dan klopt er iets niet in je journalisering. Er staan posten op de verkeerde grootboekrekening.
De loonjournaalstructuur inrichten met twee vragen
Voordat je gaat corrigeren, is het goed om te snappen hoe je de structuur inricht. Bij elke looncomponent stel je jezelf maar twee vragen:
- Staat het bedrag op de loonstrook? Zo ja, dan heb je te maken met de controlerende tussenrekening. Zo nee (bijvoorbeeld de werkgeverspremie voor het pensioen), dan gaat het om een kostenrekening en een balansrekening.
- Is het een inhouding of een uitbetaling? Een uitbetaling laat je debet staan. Een inhouding draai je om, zodat hij de kosten verlaagt.
Weet je niet zeker of iets op de loonstrook staat? Kijk dan in de looncomponent in de cao, op het tabblad Grondslag. Zie je daar grondslagen als brutoloon en werknemersverzekeringen, dan staat de component op de strook. Of het een inhouding of uitbetaling is, lees je af op het tabblad Geavanceerde bewerking.
Een afwijking opsporen: van werkgever naar medewerker naar periode
Nu het echte werk. Stel, je opent de journaalpostanalyse op werkgeversniveau en je ziet iets geks: het bedrag van de maand staat keurig op nul, maar het cumulatieve bedrag niet. Hoe vind je dan waar het misgaat?
Je pelt het probleem laag voor laag af:
- Ga eerst naar het niveau van de medewerker en zoek de tussenrekening lonen op. Filter op de medewerkers waarbij het cumulatieve bedrag niet nul is. Zo weet je meteen bij wíe het verschil zit.
- Blijkt het verschil bij een collega in een eerdere maand te zitten? Ga dan naar die periode en open de journaalpostanalyse inclusief terugwerkende kracht.
- Dubbelklik door naar de medewerker. Nu zie je per looncomponent of hij debet of credit staat.
Let op: op de tussenrekening staan uitbetalingen credit en inhoudingen debet. Dat voelt misschien andersom, dus denk goed na wat logisch is. Een wervingsbonus is bijvoorbeeld een uitbetaling, geen inhouding. Staat die verkeerd om, dan heb je je boosdoener gevonden.
De correctie doorvoeren met terugwerkende kracht
Heb je de fout gevonden, dan pas je hem aan in de inrichting van de journaalstructuur. Je zoekt de component op, in dit voorbeeld de wervingsbonus, en draait de rekeningen om via Meer acties.
Sluit je dat af, dan vraagt AFAS of je terugwerkende kracht wilt starten. Dat wil je zeker, want misschien is dezelfde bonus eerder dit jaar ook al fout geboekt. Kies voor terugwerkende kracht naar januari, voor alle medewerkers. AFAS corrigeert dan het hele boekjaar in één keer.
Daarna herbereken je de salarisverwerking. Alle regels worden even rood en moeten opnieuw worden verwerkt. Kijk je daarna terug in de journaalpostanalyse, dan zie je dat het cumulatieve bedrag weer netjes op nul staat. In de maand van de correctie zie je nog wel een bedrag, dat is de correctie zelf. Vanaf de volgende maand horen beide bedragen weer op nul te staan.
En die te hoge pensioenbalans van je collega?
Terug naar het telefoontje uit het begin. De balans van het pensioen is te hoog. Als je in de journaalpostanalyse op "pensioen" zoekt, zie je twee regels: een kostenrekening (begint vaak met een 4) en een balansrekening. Die balansrekening is het potje dat naar het pensioenfonds gaat. Daar doelde je collega op.
Vaak komt het probleem doordat er twee componenten op die balans binnenkomen: de pensioenafdracht (de totale premie) én de pensioenbijdrage van de medewerker. Maar de bijdrage van de medewerker hoeft niet nóg een keer naar het fonds. Die moet juist kostenverlagend zijn voor de werkgever.
De oplossing: pas in de journaalstructuur de grootboekrekening van de medewerkersbijdrage aan naar de pensioenkosten van de werkgever. Start opnieuw een terugwerkende kracht naar januari en verwerk alles. Daarna zie je in de periode alleen nog de pensioenafdracht, en klopt de balans weer.
Blijf elke periode controleren op aansluitingen
Een fout voorkomen is prettiger dan een fout zoeken. Controleer daarom elke periode je aansluitingen voordat je accordeert. Niet alleen de tussenrekening, maar ook of het nettoloon in het grootboek aansluit op je betalingen en of de loonheffingen kloppen.
Wil je dat sneller doen? Met een dashboard zie je in één oogopslag of je aansluitingen kloppen, met tientallen controles tegelijk. Dat scheelt je elke maand een hoop uitzoekwerk.
Kort samengevat
- De controlerende tussenrekening hoort op nul te staan. Niet nul betekent een fout in de journalisering.
- Debet zijn kosten voor de werkgever (links), credit zijn nog te betalen lasten (rechts).
- Vind een afwijking door in te zoomen van werkgever naar medewerker naar periode.
- Corrigeer in de journaalstructuur en start terugwerkende kracht naar januari.
- Controleer elke periode je aansluitingen voordat je accordeert.
