Misschien omdat uit het onderzoek van het Project Management Institute (PMI) blijkt dat organisaties die hun projectmanagement niet goed regelen, meer dan 60% kans hebben op algehele mislukking.
Meer dan deadlinevreters en budgetbewakers
Kies je ervoor om met projectmanagement aan de slag te gaan? Dan is dit meer dan het bijhouden van deadlines en het budget monitoren. Een goede projectmanager is de lijm die een implementatie- of optimalisatie project bij elkaar houdt en ervoor zorgt dat doelstellingen op tijd, binnen budget en met hoge de juiste kwaliteitsstandaard worden gehaald.
Daarnaast houdt de projectmanager een project van begin tot eind onder controle en zorgt deze ervoor dat de initiatieven en doelen strategisch op elkaar zijn afgestemd zodat het project de steun heeft van elke stakeholder (belanghebbende) en iedereen op dezelfde lijn zit.
Dus waarom kun jij niet zonder projectmanagement? We zetten het even voor je op een rijtje. Projectmanagement zorgt voor:
1. meer impactvolle resultaten
Ga je aan de slag met bijvoorbeeld het implementeren of optimaliseren van AFAS? Goed bezig!
Maar het implementeren of optimaliseren van een tool is geen doel. Het project is waarschijnlijk onderdeel van een strategisch doel. Bijvoorbeeld kostenbesparing of procesversnelling. Een implementatie- of optimalisatieproject helpt dan die doelen te bereiken. Een projectmanager zorgt ervoor dat deze projecten zo worden ingericht dat niet alleen het project op tijd en binnen budget wordt gehaald, maar ook de doelen en de resultaten van projecten nauw aansluiten bij de strategische doelen van het bedrijf.
Daarnaast identificeren projectmanagers sterke businesscases en berekenen de ROI (Return on Investment) van projecten, die ervoor zorgen dat de uitkomst van het project een positieve impact heeft en echte waarde levert voor het bedrijf.
2. Haalbare deadlines en vriendelijke budgetten
Is er geen duidelijk projectplan? Dan resulteert je project vaak in een te ambitieuze tijdlijn of een project waarbij geen inzicht is in wat tijdsduur van vergelijkbare projecten zijn. En gaat vervolgens weer leiden tot late en peperdure projecten en deadlines die niet gehaald worden.
Een goede projectmanager helpt je onderhandelen over redelijke en haalbare deadlines en milestones met de belangrijkste belanghebbenden, teams en het management.
Ze zorgen voor een goede balans tussen resources en oplevermomenten. Dat geeft jou vervolgens een realistische planning en, ook niet geheel onbelangrijk, een duidelijk proces met deadlines die haalbaar zijn voor het hele team.
3. hoge kwaliteit
Projecten staan meestal onder flinke druk om gehaald te worden. Daarom is het belangrijk dat je projectmanager de steun en vertrouwen heeft van het management.
Een goede projectmanager die de steun en het vertrouwen heeft kan er beter voor zorgen dat de taken niet worden onderschat, planningen doorlopend worden aangescherpt en processen niet worden overhaast.
Het resultaat? Een gespreid proces opgedeeld in verschillende fases (dus behapbare brokken), waardoor teams de tijd krijgen om hun resultaten bij elke stap te onderzoeken, te testen en te evalueren. En zo worden er, naarmate het project vordert, steeds minder fouten gemaakt.
4. Bouwen op ervaring
Hoe lekker is dat. Het uitbesteden van projectmanagement geeft je een bak aan ervaring en kennis. Hiermee stel je jouw team in staat te leren van de successen en mislukkingen uit het verleden. En de inzichten? Die gebruik je vervolgens weer voor het succes tijdens de volgende fase of het volgende project.
Door gebruik te maken van de gegevens en lessen uit eerdere projecten, kun jij precies vaststellen waar je team uitblinkt en waar er ruimte is voor verbetering.
Denk hierbij aan retrospectives, lessons learned of post-project reviews om na te denken over wat goed ging, wat niet goed ging en wat anders te doen voor het volgende project.
En door deze prestatie indicatoren (KPI’s) te meten kun je persoonlijke benchmarks maken en bijhouden om te begrijpen hoe je team project na project presteert.
5. Tevreden (interne) klanten
Een van de belangrijkste taken van projectmanagement is het managen van de verwachtingen van de (interne) klanten en andere stakeholders.
Goede projectmanagers spreken de taal van de organisatie én het team als het gaat om de vraag of een bepaald verzoek haalbaar is, buiten de scope valt of binnen de oorspronkelijk geplande projectkosten valt.
Ook het team mag bij goed projectmanagement niet ontbreken. Een goede projectmanager is er namelijk ook om het team te beschermen. Je wilt je consultant namelijk niet voor een boze klant zetten om uit te leggen waarom een functie niet mogelijk is. Dat is simpelweg niet hen taak.
Een goede projectmanager heeft de vaardigheden om een oplossing te vinden die werkt voor het team en de (interne) klant.
Het resultaat? De tevredenheid schiet omhoog!
