In veel organisaties werken payroll en finance nog niet soepel samen. De salarisadministratie draait in AFAS, terwijl de financiële administratie soms in een ander pakket staat of anders is ingericht. Dat zorgt voor gedoe: journaalposten moeten worden geëxporteerd, ingelezen en gecontroleerd. Het risico op fouten is groot en rapportages lopen vaak vertraging op. Ook als beide afdelingen wel in AFAS werken, gaat het geregeld mis. Er is dan nooit goed afgesproken hoe de journalisering moet verlopen. Het gevolg: losse Excel-analyses, handmatige correcties en discussies over welke cijfers kloppen.
Wil je als organisatie echt grip op loonkosten en een goede samenwerking tussen payroll en finance? Dan is 1 waarheid nodig. Een dashboard kan daarbij helpen, maar is niet het doel op zich. Eerst moet de basis in AFAS goed staan. Daarom neem ik je in deze blog mee in hoe je samenwerkt aan een goede inrichting, hoe je dat vertaalt naar inzicht en hoe een dashboard het plaatje compleet maakt.
Hoe werken payroll en finance samen in AFAS?
Payroll en finance zijn in AFAS aparte modules. Payroll werkt met rekeningschema’s, finance met grootboekrekeningen en journaalposten. Om beide werelden te verbinden, moet de journalisering goed staan. Elk loononderdeel (van brutoloon tot pensioenpremie) hoort gekoppeld te zijn aan de juiste grootboekrekening.
In de praktijk zie je dat dit vaak niet gebeurt. Payroll weet niet altijd wat finance verwacht, finance snapt niet alle details van payroll. De functioneel beheerder moet dit bij elkaar brengen. Als de koppelingen eenmaal kloppen, wordt elke salarisbetaling automatisch een financieel feit. Van loonstrook naar journaalpost naar rapportage: 1 doorlopende keten zonder handmatig werk.
Waarom 1 waarheid nodig is
Het gaat hier niet alleen om techniek, maar om betrouwbare cijfers. Als loonkosten niet goed in de administratie staan, krijgen managers een verkeerd beeld. Controllers ontdekken kosten pas achteraf en salarisadministrateurs voelen dat hun werk niet goed landt. Dat geeft frustratie en leidt tot verkeerde besluiten.
Salarisadministrateurs lopen risico op fouten als ze handmatig moeten controleren of Excel-lijsten bijhouden. Controllers missen realtime inzicht om te sturen. Functioneel beheerders zien dat AFAS de mogelijkheden heeft, maar merken dat veel organisaties terugvallen op oude gewoonten. Eén waarheid geeft rust: payroll weet dat journaalposten kloppen, controllers zien actuele cijfers en managers kunnen sneller bijsturen.
Van inrichting naar inzicht
Een goede samenwerking begint niet bij het dashboard, maar bij de inrichting. In grote lijnen doorloop je zes stappen:
- Start met een gesprek – Breng salarisadministrateurs, controllers en beheerders bij elkaar en bespreek hoe een goede journaalpost eruit moet zien.
- Standaardiseer de afspraken – Leg vast hoe loononderdelen worden geboekt en zorg dat iedereen dezelfde visie deelt.
- Richt AFAS goed in – Koppel de loononderdelen aan de juiste grootboekrekeningen en zorg dat journaalstructuren compleet zijn.
- Bepaal de belangrijkste KPI’s – Bespreek welke cijfers je nodig hebt om te sturen. Denk aan loonkosten per afdeling of reserveringen.
- Voeg de nice-to-haves toe – Breid het inzicht uit met extra details, maar hou het overzichtelijk.
- Maak het zichtbaar in een dashboard – Gebruik een standaard oplossing, zoals VOXTUR Analytics, om de data uit AFAS te visualiseren.
Pas als deze stappen zijn gezet, werkt een dashboard echt als middel om de samenwerking te versterken.
Hoe een geautomatiseerd proces helpt
Als de inrichting klopt, loopt de verwerking automatisch. Dat levert drie voordelen op: tijd besparen, fouten voorkomen en beter inzicht krijgen. Payroll en finance hoeven minder achteraf te corrigeren en zien afwijkingen al tijdens de verwerking. Denk aan dubbele betalingen of ontbrekende reserveringen. Een dashboard toont dit meteen en voorkomt dure correcties.
Samenwerking wordt eenvoudiger omdat beide afdelingen naar dezelfde cijfers kijken. De functioneel beheerder hoeft minder brandjes te blussen en kan zich richten op structurele verbeteringen. Bovendien wordt de organisatie wendbaarder: mutaties komen direct op de juiste grootboekrekening terecht en voldoen aan de regels.
Hoe geïntegreerde payroll en finance software kosten verlaagt
Loonkosten zijn vaak de grootste uitgave. Als payroll en finance niet goed op elkaar aansluiten, kost dat direct geld. Denk aan budgetoverschrijdingen die te laat worden gezien, foutieve vergoedingen of dubbele betalingen. Vaak merk je dat pas bij de maand- of jaarafsluiting.
Een goede koppeling verlaagt kosten door tijd te besparen, fouten te vermijden en realtime inzicht te geven. Salarisadministrateurs doen minder correcties, controllers zien sneller afwijkingen en managers kunnen eerder bijsturen.
| Probleem | Gevolg | Oplossing |
| Loonkosten pas na maandafsluiting zichtbaar | Te late bijsturing, verrassingen in budget | Dashboard met cijfers uit payroll en finance |
| Handmatige controles in Excel | Hoog risico op fouten, veel tijdverlies | Automatische journalisering in AFAS |
| Onduidelijkheid over reserveringen | Discussies tussen payroll en finance | Afspraak en inrichting in AFAS |
Wanneer is het tijd om de journalisering in te richten?
Veel organisaties denken dat journalisering iets is wat je 1 keer goed doet. In de praktijk verandert er altijd wat: nieuwe wetgeving, nieuwe loononderdelen of groei van de organisatie. Dan past de oude inrichting vaak niet meer.
Signalen dat je opnieuw moet kijken zijn: veel correcties achteraf, losse Excel-lijsten naast AFAS, onduidelijkheid bij controllers over de volledigheid van loonkosten of functioneel beheerders die vooral ad-hoc problemen oplossen. Door de inrichting opnieuw door te lopen en afspraken te maken, herstel je het vertrouwen in de cijfers.
Aan de slag met een geïntegreerd dashboard
De techniek is de basis, maar inzicht maakt het pas waardevol. AFAS heeft rapportages, maar veel organisaties willen een visueel dashboard dat alles samenbrengt. Een geïntegreerd dashboard laat in 1 oogopslag zien: loonkosten per afdeling, reserveringen, afdrachten. Payroll ziet of de journaalposten compleet zijn, finance hoe dit doorwerkt in de adminstratie.
Zo’n dashboard is de gezamenlijke waarheid. Payroll krijgt overzicht, finance realtime inzicht en het management een totaalbeeld. Data komt rechtstreeks uit AFAS en wordt helder gepresenteerd. Daarmee voelt AFAS niet meer als losse functionaliteiten, maar als 1 bron van waarheid dat samenwerking ondersteunt.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de risico’s van handmatige payroll processen?
Handmatig werken leidt vaak tot fouten in journaalposten of betalingen. Een verkeerd gekoppeld loononderdeel kan zorgen voor verkeerde uitbetalingen of boekingen. Het kost ook veel tijd en energie. Door processen te automatiseren en dashboards te gebruiken, zie je afwijkingen direct en kun je fouten voorkomen.
Wat zijn de kosten van verouderde payroll systemen?
Verouderde systemen zorgen voor vertraging en risico’s. Organisaties besteden veel tijd aan dubbele invoer, correcties en het controleren van cijfers. De indirecte kosten (zoals te late rapportages of risico’s voor compliance) zijn vaak veel hoger dan de investering in een moderne aanpak.
Welke rol speelt data-analyse in de samenwerking tussen payroll en finance?
Met data-analyse zie je trends in loonkosten, signaleer je afwijkingen sneller en kun je voorspellen. In een dashboard combineer je payroll- en finance-data. Zo analyseren controllers en salarisadministrateurs samen en verschuift de rol van registreren naar adviseren.
