8 tips voor een professionele video vergadering

Voor sommige mensen is het presenteren en vergaderen via video al gesneden koek. Voor anderen is het nog steeds een beetje onwennig. De realiteit is dat het voorlopig een belangrijke vorm van communicatie blijft.
Als je iemand voor het eerst persoonlijk ontmoet, denk je goed na over hoe je overkomt en welke indruk je wil achterlaten. Datzelfde geldt natuurlijk ook wanneer deze ontmoeting via video plaatsvindt. Als het een vergadering of presentatie met meerdere personen betreft, komen er nog uitdagingen bij kijken, zoals door elkaar heen praten of juist “ongemakkelijke” stiltes. Accepteer dat dit soort situaties zich zullen voordoen en blijf er vooral relaxed onder.

De normale etiquette zijn natuurlijk ook van toepassing bij een videovergadering:

  • zorg voor een duidelijke agenda
  • laat iedereen zichzelf introduceren
  • zet je telefoon en e-mail uit
  • onderbreek andere sprekers niet

Om nog meer uit je videovergadering te halen, heb ik de volgende 8 tips:

  1. Strakke slides – Als je een presentatie geeft zorg dan voor strakke PowerPoint slides. Zorg dat ze mooi opgemaakt zijn en gebruik weinig tekst. Als er te veel tekst op je slides staat, gaan mensen dit lezen en luisteren ze minder goed naar jouw verhaal.
  2. Stel vragen via chat – Tijdens een vergadering met een grote groep is het handig om de chatfunctie te gebruiken voor het stellen van vragen. Zo zorg je ervoor dat deze op een structurele manier behandeld kunnen worden en dat de vragen van de meer introverte personen ook de aandacht krijgen.
  3. Blijf on topic – Het risico om afgeleid te raken is tijdens een videovergadering (nog) groter dan tijdens vergaderingen waarbij je in 1 ruimte zit. Dwaal dus niet te ver af van de agendapunten en let op de tijd.
  4. Maak oogcontact – Door in de camera te kijken in plaats van naar het beeldscherm, geef je je gesprekspartner het gevoel dat je hem of haar recht in de ogen aankijkt. Zo creëer je toch betrokkenheid en vertrouwen, ondanks de fysieke afstand.
  5. Gebruik je handen – Het gebruik van handgebaren kunnen je verhaal versterken. Let er wel op dat de gebaren binnen het frame van je lichaam blijven. Wanneer je te grote gebaren gebruikt, kan men dit als storend ervaren.
  6. Zit rechtop – Zorg dat je tijdens je presentatie met een rechte rug zit. Hierdoor kom je krachtig over op beeld. Nieuwslezers doen dit bijvoorbeeld door op het puntje van hun stoel te zitten (probeer maar 😉). Als je aan het luisteren bent, kun je uiteraard een meer ontspannen houding aannemen.
  7. Effen kleding– Met name de bovenkant van je outfit is belangrijk tijdens een videovergadering. Effen kleding werkt het beste op camera. Hierbij mag je overigens best met kleur werken, zo spat je lekker van het scherm.
  8. Camera op een verhoging– Er zijn maar weinig mensen voor wie beeld vanaf de onderkin flatterend werkt. Zorg er dus voor dat je camera op een verhoging staat.

Mensen lezen ook...

De rol receptie binnen AFAS

Onmisbaar in veel organisaties, receptie, office en secretaresse medewerkers. Zij zijn dé ondersteunende factor binnen de organisatie. Daarom zien we het bij vrijwel de meeste organisaties terug komen, de rol Receptie binnen AFAS. Deze rol is lastig om in te richten aangezien deze medewerkers vaak op laag 9 zitten en geen rechten hebben op ‘alle medewerkers’ en toch dienen hun toegang hebben tot iedereen. Hoe je hier handig mee om kan gaan leg ik je uit in deze blog.

Lees meer »

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.