8 tips voor een professionele video vergadering

Hoe eet je een olifant
Voor sommige mensen is het presenteren en vergaderen via video al gesneden koek. Voor anderen is het nog steeds een beetje onwennig. De realiteit is dat het voorlopig een belangrijke vorm van communicatie blijft.
Als je iemand voor het eerst persoonlijk ontmoet, denk je goed na over hoe je overkomt en welke indruk je wil achterlaten. Datzelfde geldt natuurlijk ook wanneer deze ontmoeting via video plaatsvindt. Als het een vergadering of presentatie met meerdere personen betreft, komen er nog uitdagingen bij kijken, zoals door elkaar heen praten of juist “ongemakkelijke” stiltes. Accepteer dat dit soort situaties zich zullen voordoen en blijf er vooral relaxed onder.

De normale etiquette zijn natuurlijk ook van toepassing bij een videovergadering:

  • zorg voor een duidelijke agenda
  • laat iedereen zichzelf introduceren
  • zet je telefoon en e-mail uit
  • onderbreek andere sprekers niet

Om nog meer uit je videovergadering te halen, heb ik de volgende 8 tips:

  1. Strakke slides – Als je een presentatie geeft zorg dan voor strakke PowerPoint slides. Zorg dat ze mooi opgemaakt zijn en gebruik weinig tekst. Als er te veel tekst op je slides staat, gaan mensen dit lezen en luisteren ze minder goed naar jouw verhaal.
  2. Stel vragen via chat – Tijdens een vergadering met een grote groep is het handig om de chatfunctie te gebruiken voor het stellen van vragen. Zo zorg je ervoor dat deze op een structurele manier behandeld kunnen worden en dat de vragen van de meer introverte personen ook de aandacht krijgen.
  3. Blijf on topic – Het risico om afgeleid te raken is tijdens een videovergadering (nog) groter dan tijdens vergaderingen waarbij je in 1 ruimte zit. Dwaal dus niet te ver af van de agendapunten en let op de tijd.
  4. Maak oogcontact – Door in de camera te kijken in plaats van naar het beeldscherm, geef je je gesprekspartner het gevoel dat je hem of haar recht in de ogen aankijkt. Zo creëer je toch betrokkenheid en vertrouwen, ondanks de fysieke afstand.
  5. Gebruik je handen – Het gebruik van handgebaren kunnen je verhaal versterken. Let er wel op dat de gebaren binnen het frame van je lichaam blijven. Wanneer je te grote gebaren gebruikt, kan men dit als storend ervaren.
  6. Zit rechtop – Zorg dat je tijdens je presentatie met een rechte rug zit. Hierdoor kom je krachtig over op beeld. Nieuwslezers doen dit bijvoorbeeld door op het puntje van hun stoel te zitten (probeer maar 😉). Als je aan het luisteren bent, kun je uiteraard een meer ontspannen houding aannemen.
  7. Effen kleding– Met name de bovenkant van je outfit is belangrijk tijdens een videovergadering. Effen kleding werkt het beste op camera. Hierbij mag je overigens best met kleur werken, zo spat je lekker van het scherm.
  8. Camera op een verhoging– Er zijn maar weinig mensen voor wie beeld vanaf de onderkin flatterend werkt. Zorg er dus voor dat je camera op een verhoging staat.

Wil je meer weten over VOXTUR?

Misschien vind je dit ook interessant...

Medewerk vertrekt via de draaideur - Talentmanagement
HELP!! Mijn medewerkers vertrekken aan de lopende band
Wat moet ik nu?! We hebben er allemaal last van: tekort aan medewerkers… En niet zo’n klein beetje ook. En tegelijkertijd gaat het verloop de afgelopen jaren ook door het dak. Volgens het Algemene Werkgeversvereniging...
Ontdek meer
Stappenplan voor AFAS optimalisatie met een lange termijn planning
AFAS optimaliseren? Zo maak je een langetermijnplanning
Ga je aan de slag met AFAS optimalisatie? Dan heeft dat een grote impact op de efficiëntie en effectiviteit van je organisatie. Plus: het is natuurlijk zonde dat AFAS functionaliteit uitlevert waar je...
Ontdek meer
Wat is pre-boarding en wat kun je ermee?
Wat is pre-boarding en wat kun je ermee?
Als werkgever is het belangrijk om te zorgen dat jouw nieuwe medewerkers goed voorbereid zijn voordat ze aan de slag gaan. Dit proces, dat bekendstaat als pre-boarding, kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers...
Ontdek meer