Vaker wel dan niet, kwam ik terecht in de illustere hoeken van de organisatie. Verouderde Excel-lijsten, mapjes op netwerkschijven of nog erger – opgeborgen inkoopcontracten in de persoonlijke e-mail van een oud-collega dat uiteindelijk een half gescand document bleek te zijn. Hopeloos soms.
“Wist jij dat dit contract nog liep?”
Als je veel met inkoopfacturen te maken hebt dan herken je ook deze situatie wel: “Was dit niet al opgezegd?” of “Dit gebruiken we toch al lang niet meer?”. Bijna altijd gebeurde dit in het moment van contractverlenging, vaak nadat de opzegtermijn al verstreken was. En ja, dan zit je er weer een jaar aan vast, en soms langer want als Financieel professional heb jij ook andere dingen te doen dan dat contractje van 100 euro te beëindigen. Begrijpelijk maar onnodig.
Jaarrekening stress
Als financieel professional heb je natuurlijk wel een idee hoe dit komt maar echt gedetailleerde inzicht ontbreekt nog. Daar heb je nu trouwens ook geen tijd voor, ‘dat komt later wel’, nu eerst focus op de jaarrekening.
Regeren is vooruitkijken
Het grootste verschil voor de organisatie waar ik werkte was inzicht. Naast de praktische kant van contractbeheer kregen wij ook gedetailleerd inzicht in onze toekomstige kosten. Met een paar klikken, kon ik gedetailleerd inzicht geven in elk contract. Want als jij inzicht hebt in de contractuele verplichtingen, kun je veel beter sturen op cashflow, kostenplaatsen, projecten en budgetten. Geen nattevingerwerk met die resultaatgerichte manager of directeur maar onderbouwde antwoorden in handbereik.
Contractbeheer in AFAS
Met Contractbeheer in AFAS verdwijnen dit soort situaties en werk je aan een structurele oplossing. Je registreert centraal de contracten, inclusief looptijden, opzegdatums, indexaties, voorwaarden en zelfs gekoppelde documenten. Je stelt automatische meldingen in, zodat jij (of je collega van inkoop) altijd op tijd bent voor het beëindigen of verlengen van contracten. Je regelt vooraf de journaalpost en verbijzondering en je collega boekt de inkoopfactuur op de verplichting en de factuur wordt automatisch goedgekeurd. Precies zoals jij van tevoren hebt ingesteld. Het is even schrikken, maar je bent in Control.
Waarom jij hier morgen al mee moet beginnen
Ben je klaar voor iets groters? Dan kan je ervoor kiezen om bijvoorbeeld ook InSite te gaan gebruiken en zo jouw gehele organisatie te betrekken in dit proces.
