Met een slimme inrichting kun je AFAS inzetten als een digitale controleur. Eentje die dag en nacht oplet, zonder ooit iets over het hoofd te zien. Geen handmatige Excel-overzichten, geen ingewikkelde scripts, maar gewoon: vrije inrichting, strategisch toegepast.
In deze blog laat ik je zien hoe je met een paar gerichte instellingen zelf slimme controles bouwt. Automatische signalen wanneer een medewerker geen noodcontact heeft geregistreerd. Het blokkeren van declaraties die slechts één keer per jaar mogen.
Het resultaat? Minder fouten, minder handwerk en meer grip op je processen.
Lees verder en ontdek hoe jij het maximale uit AFAS haalt met minimale inspanning.
Casus 1. Noodcontact
Je kunt om meerdere redenen wensen dat iedere medewerker binnen je bedrijf een noodcontact heeft geregistreerd. Uiteraard hoopt iedereen dat het nooit nodig zal zijn. We willen vooral voorbereid zijn op het moment dat het toch eens nodig blijkt te zijn.
Stel dat we een signaal willen inrichten, die iemand op de hoogte brengt van een medewerker zonder noodcontact. De medewerker zelf, de leidinggevende, HR, of misschien zelfs een KAM-medewerker. Wanneer je de gegevensverzameling Medewerker/Familie raadpleegt, krijg je alleen te zien wie wél een noodcontact heeft vastgelegd. Hoe gaan we hier dan toch een signaal voor bouwen?
Stap 1. Vrij veld aanmaken
- Ga in AFAS naar Beheer > Management tool > Medewerker.
- Open de tabel Medewerker.
- Voeg een nieuw Ja/Nee-veld toe.
- Ga naar het tabblad ‘Tabbladen’.
a. Heb je al een tabblad waarin je diverse velden gebruikt, dan heb je geen extra stap nodig.
b. Heb je nog niet een tabblad? Maak deze dan aan. In deze blog noem ik dit tabblad ‘Stuurvelden’. Autoriseer het tabblad voor wie hier iets mee moet. Enkel de functioneel applicatiebeheerder is in theorie al voldoende. - Voeg het nieuwe veld toe aan het gewenste tabblad.
Stap 2. Veld laten vullen
Deze waarde kan gevuld worden met behulp van ‘Waarde toekennen’ in een workflow. Een beperking waar we tegenaan lopen, is dat in het dossieritem ‘Familielid mutatie’ het niet mogelijk is om waardes toe te kennen aan velden op de medewerker. Dit kunnen we alsnog bereiken met een vrij dossieritem.
- Ga in AFAS naar CRM > Dossier > Inrichting > Kenmerk
- Open Kenmerk 1
- Ga naar het tabblad Kenmerkwaarde
- Klik op Nieuw, en voeg een kenmerk ‘Noodcontact bekend’ toe.
- Ga in AFAS naar CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem
- Klik op Nieuw
a. Omschrijving: Stuurveld
b. Vink ‘Aanleiding’ aan
c. Klik op Volgende
d. Vink ‘Dossieritem als vertrouwelijk markeren’ aan.
e. Voltooien - Open het nieuwe dossieritem.
- Ga naar het tabblad Workflows en maak een nieuwe workflow: Noodcontact bekend.
- Voor de ‘Ter afhandeling’ kiezen we functioneel applicatiebeheer als Taak bestemd voor.
- Voor de actieknop Afhandelen, stellen we het volgende in
a. Naar vervoltaak als: Conditioneel (zonder rechten op taak)
b. Conditie: Altijd
c. Scroll naar Waarde toekennen, klap deze open en klik op onderhouden:
i. Bestand: Medewerker
ii. Veld: Noodcontact bekend
iii. Vullen met: Vaste waarde
iv. Waarde: Zet het vinkje aan
v. Conditie: Altijd
- Publiceer de nieuwe workflow
- Ga in het dossieritem naar Kenmerkcombinaties en maak een combinatie aan:
a. Omschrijving: Noodcontact bekend
b. Workflow: Noodcontact bekend
c. Kenmerk 1: Noodcontact bekend - Ga naar het tabblad Instellingen
a. Vink ‘Kenmerken gebruiken’ aan
b. Vink ‘Alleen bestaande combinaties toegestaan’ aan
c. Vink ‘Dossieritems zonder kenmerken toestaan’ uit - Ga naar het tabblad In & OutSite
a. Vink onder InSite ‘Zichtbaar’ aan
b. Omschrijving meervoud: Stuurvelden - Opslaan en sluiten
- Open het dossieritem nogmaals
- Ga naar het tabblad Bestemming
a. Selecteer de regel Medewerker
b. Klik op de actieknop ‘Verplicht’
c. Klik op de actieknop ‘InSite aan/uit’
Stap 3. De processen koppelen
We hebben nu een vrij veld, en een workflow die de waarde gaat vullen. Profit weet nu alleen nog niet wanneer de nieuwe workflow opgestart moet worden. Daarom moeten we het nieuwe proces koppelen aan de bestaande workflow voor de registratie van je noodcontact.
- Ga in Profit naar CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem
- Open ‘Familielid mutatie’
- Ga naar het tabblad Workflow
- Open de workflow voor de Contactpersoon in noodgeval.
- Selecteer de actieknop voor registreren familielid wijziging
- Scroll rechts naar beneden en klap het menu ‘Nieuw dossieritem’ open.
a. Insturen: Dossieritem insturen (niet aanpasbaar)
b. Type dossieritem: Stuurveld
c. Onderhouden. We voegen hier twee regels toe.
i. Bestand: Dossier
Veld: Waarde kenmerk 1
Vullen met: Vsste waarde
Waarde: Noodcontact bekend
ii. Bestand: Dossier
Veld: Onderwerp
Vullen met: Vaste waarde
Waarde: Noodcontact bekend
Je hebt nu in AFAS een automatisch proces waarmee bijgehouden wordt wie er een noodcontact heeft. Dit veld kan nu de basis vormen van de signalen die je hierna wilt gaan inrichten.
Ga je ook signaleren bij bestaande medewerkers, en niet enkel wie er vanaf een bepaalde datum in dienst komt? Vergeet dan niet ook een conversie te doen op de medewerkers die op dit moment al noodcontacten hebben geregistreerd. Daarvoor draai je een rapport van alle noodcontacten, en met behulp van een import kun je het nieuwe veld op de medewerker makkelijk van een vinkje voorzien.
Casus 2. Voorwaarden aan declaratie
Er zijn diverse regelingen te bedenken waarbij declaraties diverse voorwaarden hebben. Een contributie vakbond mag bijvoorbeeld maar ééns per kalenderjaar vergoed worden, of een medewerker mag maar ééns per X aantal jaar kosten declareren voor een vitaliteitsregeling. Voortbordurend op de inrichting uit Casus 1, kunnen we ook in deze casus voorzien van controles.
Uiteraard is het al mogelijk om diverse controles te gebruiken met loonmutaties en het keuzebudget. Een groot nadeel daarvan is dat de medewerker deze altijd via InSite moet insturen, en niet via de Pocket. Wij zijn daardoor zeer bekend met de vraag “Hoe kan ik medewerkers via de Pocket laten declareren als dit maar één keer per jaar mag?”
Bedenk vooraf goed wat je wilt signaleren, en hoe we dat willen opvangen. Bij een contributie vakbond geldt vaak dat er ééns per kalenderjaar vergoed wordt. De contributie vindt vaak jaarlijks in dezelfde periode plaats, maar het kan zijn dat de ene medewerker die meteen indient, en de ander pas in december hieraan toekomt. We willen dan niet een harde grens van 12 maanden zetten, want de tweede medewerker zou dan moeten wachten tot december van het volgende jaar voordat de volgende contributie kan worden ingediend.
Andersom willen we voor een vitaliteitsregeling niet naar kalenderjaren kijken, maar naar daadwerkelijke periodes. Stel dat de regeling is dat je ééns per half jaar kosten mag declareren. Dan hebben we een specifieke datum nodig van de vorige declaratie, om daar een controle op te kunnen doen.
Stap 1. Vrij veld aanmaken
- Ga in AFAS naar Beheer > Management tool > Medewerker.
- Open de tabel Medewerker.
- Voeg een nieuw veld toe.
a. Heb je een kalenderjaar nodig? Kies voor een Numeriek-veld.
b. Heb je een datum nodig? Kies voor een Datum-veld.
- Ga naar het tabblad ‘Tabbladen’.
- Voeg het nieuwe veld toe aan het tabblad Stuurvelden.
Stap 2. Veld laten vullen
- Ga in AFAS naar CRM > Dossier > Inrichting > Kenmerk
- Open Kenmerk 1
- Ga naar het tabblad Kenmerkwaarde
- Klik op Nieuw, en voeg een kenmerk toe waaraan je dit proces wilt koppelen. In mijn voorbeeld ‘Recentste vitaliteitsdeclaratie’.
- Ga in AFAS naar CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem
- Open het type dossieritem Stuurveld
- Ga naar het tabblad Workflows en maak een nieuwe workflow.
- Voor de ‘Ter afhandeling’ kiezen we functioneel applicatiebeheer als Taak bestemd voor.
- Voor de actieknop Afhandelen, stellen we het volgende in
a. Naar vervoltaak als: Conditioneel (zonder rechten op taak)
b. Conditie: Altijd
c. Scroll naar Waarde toekennen, klap deze open en klik op onderhouden:
i. Bestand: Medewerker
ii. Veld: Jouw nieuwe veld
iii. Vullen met: Waarde uit tag
iv. Waarde: Afhankelijk van wat je nodig hebt
1. Het huidige jaar? [Jaar]
2. De datum van vandaag? [Vandaag]
v. Conditie: Altijd
- Publiceer de nieuwe workflow
- Ga in het dossieritem naar Kenmerkcombinaties en maak een combinatie aan met gebruik van jouw nieuwe kenmerk + workflow.
Stap 3. De processen koppelen
- Ga in AFAS naar CRM > Dossier > Inrichting > Type dossieritem
- Open ‘Declaratie’
- Ga naar het tabblad Workflow
- Maak een kopie van de bestaande workflow, zodat we eentje specifiek hebben voor de declaratie waarbij dit veld gevuld moet worden
- Selecteer de actieknop voor registreren declaratie
- Scroll rechts naar beneden en klap het menu ‘Nieuw dossieritem’ open.
a. Insturen: Dossieritem insturen (niet aanpasbaar)
b. Type dossieritem: Stuurveld
c. Onderhouden. We voegen hier twee regels toe.
i. Bestand: Dossier
Veld: Waarde kenmerk 1
Vullen met: Vsste waarde
Waarde: Noodcontact bekend
ii. Bestand: Dossier
Veld: Onderwerp
Vullen met: Vaste waarde
Waarde: Noodcontact bekend
- Ga naar het declaratieprofiel voor deze specifieke declaratie, en koppel daar de nieuwe workflow aan.
Met deze inrichting heb je een veld op de medewerker beschikbaar, dat Profit automatisch voor je gaat bijhouden. Deze kun je nu als basis gebruiken voor je controles. Haal het veld op in de gegevensverzameling aan het begin van je nieuwe declaratie-workflow. Gebruik die om condities te bouwen.
Bijvoorbeeld:
- [Recentste vitaliteitsdeclaratie] <= [Vandaag – 6 maanden] OF [Recentste vitaliteitsdeclaratie] = Leeg
- [Recentste vakbondscontributie] < [jaar] OF [Recentste vakbondscontributie] = Leeg.
Deze condities kun je vervolgens als controle instellen bij het opstarten van de workflow. Is de medewerker te vroeg? Dan krijgt hij de melding die je in de controle meegeeft.
Afsluitend
Dit zijn twee voorbeelden van het automatisch vastleggen van stuurvelden. Deze vormen de basis waarmee volgende checks and balances van AFAS kan inrichten. Zo zorg je er steeds meer voor dat AFAS voor jou diverse controles gaat doen, zodat jij je bezig kan houden met wat andere taken.
De mogelijkheden beperken zich daarin niet alleen tot deze voorbeelden. Je zou bijvoorbeeld via deze werkwijze ook de einddatum van BHV-certificaten, vanuit het dossier Opleiding, op de medewerker kunnen vastleggen. Hiermee heb je vervolgens de basis voor selecties voor gebruikersgroepen, overzichten van alle dienstdoende BHV’ers die momenteel rondlopen, etc.
Wil je sparren over hoe je met slimme inrichting nog meer automatische controles kunt inbouwen? Neem gerust contact op, we sparren graag mee over de mogelijkheden.
