Lees alle blogs van Danny Bood

Vaker wel dan niet, kwam ik terecht in de illustere hoeken van de organisatie. Verouderde Excel-lijsten, mapjes op netwerkschijven of nog erger - opgeborgen inkoopcontracten in de persoonlijke e-mail van een oud-collega dat uiteindelijk een half gescand document bleek te zijn. Hopeloos soms. “Wist jij dat dit contract nog liep?” Als je veel met inkoopfacturen te maken hebt dan herken je ook deze situatie wel: “Was dit niet al opgezegd?” of “Dit gebruiken we toch al lang niet meer?”. Bijna altijd gebeurde dit in het moment van contractverlenging, vaak nadat de opzegtermijn al verstreken was. En ja, dan zit je er weer een jaar aan vast, en soms langer want als Financieel professional heb jij ook andere dingen te doen dan dat contractje van 100 euro te beëindigen. Begrijpelijk maar onnodig. Jaarrekening stress Dan is het zover, het einde van het jaar komt in zicht. De kosten worden kritisch bekeken en de kosten dreigen toch hoger uit te vallen dan men had verwacht. Hoe zit dat nou? Gaat dat wel goed? Kan dat niet wat minder?Als financieel professional heb je natuurlijk wel een idee hoe dit komt maar echt gedetailleerde inzicht ontbreekt nog. Daar heb je nu trouwens ook geen tijd voor, ‘dat komt later wel’, nu eerst focus op de jaarrekening.Voor je het beseft start het gehele spel opnieuw. Weer een jaar zonder inzicht, weer een jaar met onverwachte kosten. Hoe verander je die chaos in rust, structuur en inzicht? Regeren is vooruitkijken Het grootste verschil voor de organisatie waar ik werkte was inzicht. Naast de praktische kant van contractbeheer kregen wij ook gedetailleerd inzicht in onze toekomstige kosten. Met een paar klikken, kon ik gedetailleerd inzicht geven in elk contract. Want als jij inzicht hebt in de contractuele verplichtingen, kun je veel beter sturen op cashflow, kostenplaatsen, projecten en budgetten. Geen nattevingerwerk met die resultaatgerichte manager of directeur maar onderbouwde antwoorden in handbereik. Contractbeheer in AFAS Met Contractbeheer in AFAS verdwijnen dit soort situaties en werk je aan een structurele oplossing. Je registreert centraal de contracten, inclusief looptijden, opzegdatums, indexaties, voorwaarden en zelfs gekoppelde documenten. Je stelt automatische meldingen in, zodat jij (of je collega van inkoop) altijd op tijd bent voor het beëindigen of verlengen van contracten. Je regelt vooraf de journaalpost en verbijzondering en je collega boekt de inkoopfactuur op de verplichting en de factuur wordt automatisch goedgekeurd. Precies zoals jij van tevoren hebt ingesteld. Het is even schrikken, maar je bent in Control. Waarom jij hier morgen al mee moet beginnen Ben jij financieel professional of misschien Controller en werk je al met AFAS? Dan is de kans groot dat deze module gewoon al beschikbaar is in je omgeving. En geloof mij, je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Mijn tip is: begin klein. Breng je 25 belangrijkste contracten in kaart, stel meldingen en workflows in en ervaar direct wat het je oplevert. Heb je er een goed gevoel bij dan kan je zelfstandig je contracten uitbouwen.Ben je klaar voor iets groters? Dan kan je ervoor kiezen om bijvoorbeeld ook InSite te gaan gebruiken en zo jouw gehele organisatie te betrekken in dit proces.Als je eenmaal hebt ervaren hoe fijn die controle voelt, vraag je je waarschijnlijk af waarom je dit niet eerder hebt gedaan.

Lees alle blogs van Danny Bood

Ben jij klaar voor de wet Loontransparantie?Doe de gratis scan en ontdek waar je staat

Ben jij klaar voor de wet Loontransparantie?
Doe de gratis scan en ontdek waar je staat