Als je werkt, is het belangrijk om je tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Maar soms is het moeilijk om te bepalen welke klus wel of niet prioriteit heeft. Met de Eisenhower-prioriteitenmatrix kun je gemakkelijk bepalen wat er moet gebeuren.
Waarom is het belangrijk?
Als je deze blog leest heb je waarschijnlijk een kantoorbaan. Nou wil ik niet direct schrijven dat deze blog voor mensen die fysieke arbeid leveren niet relevant is, maar waarschijnlijk heb je er dan minder aan.
Medewerkers met een kantoorbaan zijn vaak met tientallen dingen tegelijkertijd bezig. Hoevaak word jij niet afgeleid door bijvoorbeeld een pushmelding op je telefoon, een inkomend mailtje, telefoontje of LinkedIn bericht waar je, volgens jouw gevoel, direct op moet antwoorden?
Door al deze afleidingen maar ook de hoeveelheid werk die sowieso al op je ligt te wachten is het makkelijk om je overzicht en grip kwijt te raken. Hierdoor daalt je productiviteit, gaat je stressniveau omhoog, gaat dat weer ten koste van je werkgeluk en ga zo maar door.
Deze blog gaat je helpen om jouw werkdag productiever in te richten.
Dit ga je er mee winnen
Graag neem ik je mee in de vier kwadranten van de Eisenhower-prioriteitenmatrix. Door zaken en taken in te delen in één van deze vier kwadranten krijg jij direct meer grip op wat er speelt, breng je eenvoudig prioriteiten aan en krijg je dus als het goed is ook meer gedaan.
Sterker nog: misschien doe je zelfs minder maar beter! Dat komt vooral door het laatste kwadrant: Niet urgent én niet belangrijk. Deze kun je beter links laten liggen.
Op naar maximale productiviteit en nog belangrijker: meer plezier in je werk!
De Eisenhouwer matrix
De Eisenhower-prioriteitenmatrix is vernoemd naar de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Hij was van mening dat de meeste mensen geen onderscheid kunnen maken tussen belangrijke en urgente zaken. Daarom ontwikkelde hij het schema, waarbij je taken kunt indelen in vier categorieën:
- Urgent én belangrijk: Dit zijn de taken die je meteen moet aanpakken. Het zijn haastklussen die belangrijk zijn voor het behalen van je doelen.
- Urgent, maar niet belangrijk: Dit zijn de taken die je niet meteen hoeft te doen, maar wel snel moet afhandelen. Het zijn onder andere telefoontjes, e-mails en vergaderingen.
- Niet urgent, maar wel belangrijk: Dit zijn de taken die je niet meteen hoeft te doen, maar wel belangrijk zijn voor het behalen van je doelen. Het zijn onder andere het uitwerken van een strategie, het leren van een nieuwe vaardigheid of het netwerken met belangrijke mensen.
- Niet urgent én niet belangrijk: Dit zijn de taken die je niet meteen hoeft te doen en ook niet belangrijk zijn voor het behalen van je doelen. Het zijn onder andere social media, tv-kijken of een praatje maken met collega’s.
Als je je taken indeelt in deze categorieën, kun je gemakkelijk bepalen wat je meteen moet doen en wat je kunt uitstellen. Zo maak je jouw werkdag productiever en bereik je makkelijker je doelen.
Praktisch toepassen
Je hebt nu gelezen welke vier kwadranten de Eisenhower-prioriteitenmatrix kent en welke taken in welk kwadrant horen. Maar hoe pas je deze nou toe?
Heel simpel! Het begin vergt wat tijd, maar naarmate je de al bestaande taken hebt ingedeeld hoef je een nieuwe alleen nog maar toe te voegen in het juiste kwadrant (en dus soms ook wat van de niet urgente én niet belangrijke taken te schrappen)
- Start met het maken van jouw eigen prioriteitenmatrix. Dit kun je simpel doen op een A4-tje door het tekenen van de vier vierkanten, je kunt het ook moderner aanpakken door bijvoorbeeld vier categorieën aan te maken in Microsoft To Do.
Ga je helemaal als een pro aan de slag? Dan kun je zelfs een speciale tool zoals Trello overwegen.
- Vervolgens maak je een lijst met alle taken die je moet doen. Maak daarbij geen onderscheid tussen de vier kwadranten: alles moet op de lijst. Álles. Dus ook tijd voor het praatje met je collega’s.
- Heb je jouw lijst klaar? Dan plaats je al deze taken in een van de kwadranten. Zie je hoeveel rust dat geeft?
- Je moet nu dus als eerste met de urgent én belangrijk lijst aan de slag. Hiervan maak je blokken in jouw agenda. Zo kun je direct zien hoe vol je de dag hebt gepland.
- Vervolgens herhaal je dit principe. Komt er een taak bij? Indelen in het kwadrant. Staat de taak in het eerste kwadrant? Dan inplannen in de agenda.
Nog een bijkomend voordeel is dat jouw collega’s ook direct zien hoe druk je bent. Want geen ruimte meer in de agenda is dus ook geen ruimte meer voor dat (stiekem onzinnige) overleg.
Ik wens je veel werkplezier toe!
