Oke, ik overdrijf misschien een beetje. Maar vanaf 1 juli 2024 moet je gaan rapporteren over het zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers.
Dat is nog maar 6 maanden!
Ik hoor je al denken: poeh nog meer verplichtingen en extra administratieve lastendruk?
Waarom is dit belangrijk?
In het klimaatakkoord is afgesproken dat we in 2030 de door werkgebonden personenemobiliteit (WPM) veroorzaakte CO2 met één megaton moeten hebben verlaagd. Organisaties met meer dan 100 medewerkers die meer dan 20 uur per maand werken moeten hierover rapporteren.
Ja, ik snap het. Nog meer administratieve lastendruk klinkt niet echt als een feestje. Maar laten we dit omdraaien en zien als een kans om iets goeds te doen. Wist je dat 2023 het warmste jaar ooit gemeten is?
Laten we even visualiseren wat 1 megaton eigenlijk betekent: Als je met alle inwoners van Amsterdam en Groningen 7 keer naar Parijs vliegt stoot je ongeveer 1 megaton aan CO2 uit.
Door te voldoen aan de nieuwe rapportageverplichtingen, draagt elke organisatie bij aan een significante vermindering van onze totale CO2-voetafdruk. Het is dus niet zomaar een administratieve taak; het is een essentiële bijdrage aan een groenere en duurzamere toekomst.
Wat moet er gerapporteerd worden?
Je moet het jaartotaal aan gereden kilometers rapporteren waaronder:
- Woon/werk en zakelijk verkeer
- Kilometers (geen CO2 uitstoot, dat wordt door het RVO berekend)
- Type vervoer (OV, auto, fiets, scooter etc);
- Type brandstof
Hoe de software jou gaat helpen
AFAS is klaar om jou door de nieuwe rapportageverplichtingen voor werkgebonden personenmobiliteit te loodsen met de lancering van Profit 2 eind 2023. Deze update transformeert de functionaliteit ‘Wagenpark’ naar ‘Mobiliteit’, waarmee je verschillende soorten vervoermiddelen kunt beheren, inclusief auto’s, motorfietsen, scooters, fietsen en speedpedelecs.
Profit 2
Bij de overstap naar Profit 2, wordt de bestaande data in ‘Wagenpark’ geconverteerd naar het vervoermiddeltype ‘Auto’. Belangrijk is dat je de data voor andere vervoermiddelen bijwerkt naar de juiste types. Dit kan via een import voor grote aantallen of handmatig via een wizard bij kleinere aantallen.
Een significante verandering is dat niet alle nieuwe vervoermiddelen een kenteken hebben. Daarom wordt in Profit 2 het ‘sleutelveld’ in de imports het ‘Volgnummer’ van het vervoermiddel, wat een verschuiving is van het huidige ‘Kenteken’.
Voor de rapportage persoonsgebonden mobiliteit biedt Profit 2 een nieuwe functionaliteit onder het menu Mobiliteit, waarmee je de rapportage per KvK-nummer kunt aanmaken. Deze rapportage omvat details zoals het aantal medewerkers en verzamelde kilometers.
Auto van de zaak
Mobiliteitsdienstverleners
Declareren
Start nu alvast met de voorbereiding
Rapportage
- Lees de Handreiking: Bekijk ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’ op de website van de RVO.
- eHerkenning: Zorg dat je eHerkenning eH2+ hebt voor het indienen van de rapportage. eH3 is de meest gebruikte eHerkenning voor online diensten. Handig om deze direct aan te vragen dan zit je voor mogelijk andere toepassingen in de toekomst meteen goed.
AFAS Profit
- KvK-nummer: Leg het KvK-nummer vast op de eigenschappen van de werkgever.
- Brandstof invoeren: Vul de brandstof per auto in bij de eigenschappen van de auto’s.
- Import gebruiken: Voor grote aantallen, gebruik de Import HRM/Payroll mutatie / Wagenpark.
- Inventarisatie: Inventariseer welke typen vervoermiddel je nu hebt en pas deze aan naar de nieuwe typen in Profit 2.
- Kilometerstanden: Leg recente kilometerstanden vast als beginstand.
- UpdateConnector: Gebruik de voorlopige XML “CompanyCar” ter voorbereiding. Let op: deze wordt nog getest.
- Begindatum Vervoermiddelen: Controleer of de begindatum gevuld is, en vul deze zo nodig in. Dit veld wordt verplicht.
Gereden Kilometers
- Lease en/of Eigen Wagenpark: Neem contact op met je leasemaatschappij voor kilometerstanden.
- Mobiliteitsdienstverleners: Informeer bij mobiliteitsdienstverleners naar de informatie die zij kunnen aanleveren.
- Zakelijke Declaraties: Als je een externe applicatie gebruikt, zorg dat je ook het vervoermiddel ontvangt.
- Woon-Werkmobiliteit: Beslis over de rapportagemethode (enquête of ritregistratie) en plan de uitvoering.
Door deze stappen nu al te nemen, kun je zorgen voor een soepele overgang en effectieve compliance met de nieuwe rapportageverplichtingen.
