AFAS-omgeving ontvlechten? Dat doe je zo 

Soms merk je dat het niet langer werkt: meerdere organisaties delen dezelfde AFAS-omgeving. Misschien is er een splitsing van organisaties, een nieuwe structuur of gaan organisaties hun eigen weg. Tijd om op te ruimen en alles uit elkaar te halen. Dit noemen we ontvlechten.

Ontvlechten klinkt simpel, maar dat is het niet. Omdat er geen standaardknop in AFAS is om dit zelf te doen, heb je een consultant nodig. Die zorgt ervoor dat alles netjes en zonder fouten wordt geregeld. In deze blog lees je wat jij zelf kunt doen om goed voorbereid te zijn op een ontvlechting.

Wat is ontvlechten eigenlijk?

Ontvlechten betekent dat je 1 gezamenlijke AFAS-omgeving splitst in 2 aparte omgevingen. 1 omgeving blijft bij de oorspronkelijke organisatie, terwijl voor de andere omgeving een nieuwe licentie wordt aangemaakt.

Tijdens dit proces bepaal je welke gegevens naar welke omgeving gaan, zoals werkgevers, medewerkers en andere data.

Een consultant voert het technische deel van dit proces uit, maar jouw voorbereiding is net zo belangrijk. Het is een samenwerking waarin jij zorgt voor overzicht en de consultant de uitvoering doet.

En wanneer je alles goed plant, verloopt het proces soepel en zonder problemen.

Stap 1: Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is de basis om je omgeving succesvol te ontvlechten. Dit zijn 3 dingen die je vooraf kunt doen:

  1. Maak een duidelijke lijst van werkgevers
    Schrijf op welke werkgevers in de omgeving moeten blijven. Dit helpt om fouten te voorkomen en geeft de consultant een helder beeld.
  2. Kijk welke data belangrijk is
    Vast niet alle rapporten, dossiers en workflows hoeven mee. Door vooraf keuzes te maken, zorg je voor een opgeruimde nieuwe omgeving. En niets is lekkerder dan met een schone lei te beginnen toch?
  3. Informeer medewerkers over een ‘mutatiestop’
    Het is super belangrijk dat er tijdens het proces geen wijzigingen (mutaties) meer worden gedaan. Door dit op tijd te communiceren, voorkom je problemen in de vorm van bijvoorbeeld dataverlies.

Stap 2: Werk samen met een consultant

Helaas heb jij als klant zelf geen toegang tot de technische tools. Daarom is tijdens het ontvlechten een consultant onmisbaar. Maar hoe kun je het proces samen zo soepel mogelijk laten verlopen? We geven je 3 tips:

  1. Rond alle lopende processen af
    Zorg dat salarisverwerkingen, workflows en andere openstaande zaken klaar zijn voordat je gaat starten met de ontvlechting.
  2. Maak een back-up van de omgeving
    Dit geeft niet alleen zekerheid, maar voorkomt ook dat er belangrijke gegevens verloren gaan. Hoe je een backup maakt lees je in de help van AFAS.
  3. Spreek duidelijke rollen en taken af
    Wie doet wat en wanneer? Door dit goed af te stemmen, voorkom je misverstanden en vertragingen. De consultant heeft een draaiboek en gaat je helpen om dit proces stap voor stap te doorlopen.

Stap 3: Controleer na de ontvlechting

Als de ontvlechting is uitgevoerd, is het belangrijk om alles goed na te lopen. Ook hier heb je 3 controles die je zelf kunt doen:
  1. Controleer de data
    Testen is echt onmisbaar. Kijk en test of alle gegevens kloppen: zijn dossiers compleet, werken de workflows zoals je verwacht en worden de verloningen nog steeds correct uitgevoerd?
  2. Werk de rechten bij
    Controleer of de juiste mensen toegang hebben tot de juiste gegevens in de nieuwe omgeving.
  3. Ruim op wat niet meer nodig is
    Denk aan oude rapporten, inactieve gebruikers en data die niet meer relevant is.
Met deze controles zorg je ervoor dat de nieuwe omgeving klaar is voor gebruik en geen fouten bevat.

Maar hoe ga je dan om met die oude data?

Oude data is vaak een uitdaging als het gaat om het ontvlechten van je omgeving.
Want niet alles hoeft mee naar de nieuwe omgeving, maar sommige gegevens wil je wel bewaren. Het is slim om vooraf te bedenken wat belangrijk is en wat je kunt achterlaten.
Je kunt oude data bijvoorbeeld archiveren in een back-up. Want door je oude data op een aparte plek te bewaren, blijft je nieuwe omgeving overzichtelijk en sneller in gebruik. Super handig voor historische gegevens die je zelden nodig hebt, maar toch wilt of moet bewaren.

Niet eenvoudig, maar samen komen we er!

Het ontvlechten van een AFAS-omgeving is dus echt geen simpele taak, maar met een goede voorbereiding en de hulp ons kom je er wel.
Door een duidelijk plan en duidelijke planning, je data op orde te brengen en kritisch te kijken naar wat je echt nodig hebt, zorg je voor een soepel proces.
Hoe complex het misschien lijkt: het ontvlechten van je AFAS-omgeving is een kans om je organisatie overzichtelijker en efficiënter te maken. En met de juiste aanpak leg je een sterke basis om ook in de toekomst digitaal voorop te blijven lopen.

Misschien vind je deze blogs ook interessant?

Rapportage Persoonsgebonden Mobiliteit 2024. AFAS Profit 2
Lees de blog
Payroll consultant
Lees de blog
Vraag van vandaag: Hoe automatiseer ik de thuiswerkvergoeding?
Lees de blog

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.