Soms merk je dat het niet langer werkt: meerdere organisaties delen dezelfde AFAS-omgeving. Misschien is er een splitsing van organisaties, een nieuwe structuur of gaan organisaties hun eigen weg. Tijd om op te ruimen en alles uit elkaar te halen. Dit noemen we ontvlechten.
Wat is ontvlechten eigenlijk?
Ontvlechten betekent dat je 1 gezamenlijke AFAS-omgeving splitst in 2 aparte omgevingen. 1 omgeving blijft bij de oorspronkelijke organisatie, terwijl voor de andere omgeving een nieuwe licentie wordt aangemaakt.
Een consultant voert het technische deel van dit proces uit, maar jouw voorbereiding is net zo belangrijk. Het is een samenwerking waarin jij zorgt voor overzicht en de consultant de uitvoering doet.
En wanneer je alles goed plant, verloopt het proces soepel en zonder problemen.
Stap 1: Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is de basis om je omgeving succesvol te ontvlechten. Dit zijn 3 dingen die je vooraf kunt doen:
- Maak een duidelijke lijst van werkgevers
Schrijf op welke werkgevers in de omgeving moeten blijven. Dit helpt om fouten te voorkomen en geeft de consultant een helder beeld. - Kijk welke data belangrijk is
Vast niet alle rapporten, dossiers en workflows hoeven mee. Door vooraf keuzes te maken, zorg je voor een opgeruimde nieuwe omgeving. En niets is lekkerder dan met een schone lei te beginnen toch? - Informeer medewerkers over een ‘mutatiestop’
Het is super belangrijk dat er tijdens het proces geen wijzigingen (mutaties) meer worden gedaan. Door dit op tijd te communiceren, voorkom je problemen in de vorm van bijvoorbeeld dataverlies.
Stap 2: Werk samen met een consultant
Helaas heb jij als klant zelf geen toegang tot de technische tools. Daarom is tijdens het ontvlechten een consultant onmisbaar. Maar hoe kun je het proces samen zo soepel mogelijk laten verlopen? We geven je 3 tips:
- Rond alle lopende processen af
Zorg dat salarisverwerkingen, workflows en andere openstaande zaken klaar zijn voordat je gaat starten met de ontvlechting. - Maak een back-up van de omgeving
Dit geeft niet alleen zekerheid, maar voorkomt ook dat er belangrijke gegevens verloren gaan. Hoe je een backup maakt lees je in de help van AFAS. - Spreek duidelijke rollen en taken af
Wie doet wat en wanneer? Door dit goed af te stemmen, voorkom je misverstanden en vertragingen. De consultant heeft een draaiboek en gaat je helpen om dit proces stap voor stap te doorlopen.
Stap 3: Controleer na de ontvlechting
- Controleer de data
Testen is echt onmisbaar. Kijk en test of alle gegevens kloppen: zijn dossiers compleet, werken de workflows zoals je verwacht en worden de verloningen nog steeds correct uitgevoerd? - Werk de rechten bij
Controleer of de juiste mensen toegang hebben tot de juiste gegevens in de nieuwe omgeving. - Ruim op wat niet meer nodig is
Denk aan oude rapporten, inactieve gebruikers en data die niet meer relevant is.