Dit patroon is herkenbaar bij organisaties die AFAS al jaren gebruiken. De software staat, de licenties worden betaald, maar de inrichting is ergens onderweg blijven hangen in hoe het ooit is opgezet.
Ondertussen groeide de organisatie, veranderden de processen, en werd de administratie steeds meer een lap-en-herstelklus in plaats van een goed fundament.
Dat is zonde, want je kunt echt meer uit je AFAS financiële administratie halen dan de meeste organisaties op dit moment doen.
Wat een goede AFAS-administratie je oplevert
Een goed ingerichte AFAS-administratie is geen doel op zichzelf, het is de basis voor financiële rust. Als facturen automatisch worden gematcht, btw-aangifte zonder handmatige tussenstap verloopt, en je op elk moment weet wat de boekwaarde van je activa is, dan werk je vanuit overzicht in plaats van achterstand.
AFAS Profit brengt de volledige boekhouding op 1 plek samen: van inkoopfacturen en verkooporders tot de jaarrekening. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk werken veel organisaties nog met losse exports, Excel-correcties na de salarisrun, of btw-aangiftes die handmatig worden samengesteld uit meerdere bronnen. Elke stap waarbij iemand iets overneemt van het systeem, is een stap waarbij een fout kan insluipen.
Vaste activa beheer in AFAS
Vaste activa is een van de onderdelen van AFAS-administratie die het meest wordt onderbenut. Veel organisaties houden afschrijvingen bij in een apart spreadsheet, terwijl AFAS dit volledig geautomatiseerd kan verwerken, inclusief de koppeling naar de grootboekrekeningen in Profit.
In AFAS beheer je bedrijfsmiddelen inclusief aanschafwaarde, afschrijvingsmethode en boekwaarde. Alles in de dezelfde database. Dat betekent geen aparte reconciliatie aan het einde van het jaar, geen handmatig doortellen van activa voordat de jaarrekening de deur uit gaat, en geen discussie meer over welk getal nu het correcte is.
Het klinkt als een detail, maar organisaties die dit goed hebben ingericht besparen bij de jaarafsluiting soms dagen aan werk. En minstens zo belangrijk: de kans op fouten in de jaarrekening daalt aanzienlijk.
Automatiseren met AFAS scan en herken
Factuurverwerking is voor veel finance teams nog steeds een van de meest tijdrovende onderdelen van de dagelijkse administratie. AFAS scan en herken pakt dit aan door binnenkomende facturen automatisch te lezen, te herkennen en voor te stellen in de crediteurenadministratie.
Het systeem herkent leveranciers, bedragen en grootboekrekeningen op basis van eerdere boekingen. Dat betekent dat een inkoopadministrateur geen factuur meer overneemt, maar nog slechts controleert en goedkeurt. Voor organisaties met een hoog factuurvolume is dat een substantiële tijdswinst, maar het voordeel zit ook in consistentie: dezelfde factuur wordt altijd op dezelfde manier geboekt, omdat het systeem de logica bewaakt en niet de medewerker van dienst.
De koppeling met btw-aangifte en jaarrekening verloopt vervolgens automatisch, waardoor ook aan het einde van elk kwartaal of boekjaar minder handmatige controle nodig is.
Boekhouding automatiseren voor meer overzicht
Boekhouding automatiseren in AFAS gaat verder dan factuurverwerking alleen. Het gaat om het inrichten van workflows voor terugkerende taken: periodieke boekingen, betalingsvoorstellen, matching van bankafschriften, btw-berekeningen. Taken die nu misschien nog worden gedaan door iemand die weet hoe het hoort, maar die net zo goed door het systeem zelf gedaan kunnen worden.
Met AFAS SB, de module voor kleinere organisaties, of via Profit voor grotere omgevingen, zijn deze workflows in te richten op een manier die past bij de organisatiestructuur. Realtime rapportages geven op elk moment inzicht in de financiële positie, zonder dat iemand daarvoor een export hoeft te draaien of een rapport handmatig moet samenstellen.
Van systeem naar zekerheid
Een AFAS-administratie die goed is ingericht, geeft rust. Niet omdat de software alles oplost, maar omdat het voorspelbaar werkt. Processen draaien zoals ze bedoeld zijn, fouten worden aan de voorkant voorkomen in plaats van aan de achterkant gecorrigeerd, en de kennis zit in de inrichting. Niet in de hoofden van een paar mensen.
Dat laatste is misschien wel het belangrijkste. Organisaties die afhankelijk zijn van 1 key-user voor hun AFAS-administratie, lopen een risico dat ze zelden benoemen totdat het te laat is. Een goede inrichting maakt de administratie bestand tegen wisselingen in het team, overdraagbaar bij groei, en controleerbaar voor iedereen die ermee werkt.
