Er is weinig zo gevoelig in een organisatie als salaris. Iedereen verwacht dat het klopt. Altijd, op tijd en foutloos. Toch kost het veel organisaties nog steeds onnodig veel tijd. Mutaties worden handmatig ingevoerd, controles blijven repeterend werk en correcties horen er “nu eenmaal bij”. Het gevolg: tijdverlies, frustratie en te weinig ruimte voor de taken die er echt toe doen.
Tijdens Succestival liet ik zien dat dit anders kan. Want wat als je de salarisadministratie niet alleen sneller, maar ook beter kunt uitvoeren? Wat als controles niet meer je week vullen, maar je juist tijd geven om mee te denken met de organisatie? Daarom neem ik je in deze blog mee in hoe wij bij VOXTUR onze salarisverwerking 50% efficiënter hebben gemaakt, en wat jij daarvan kunt leren.
De kern van ons werk: verloren tijd terugwinnen
Wie in payroll werkt, kent het gevoel: elke maand dezelfde werkzaamheden, dezelfde controles, dezelfde correcties. Noodzakelijk, maar vaak zonde van de tijd. In de praktijk bestaat ruim 60% van het werk van salarisadministrateurs uit handelingen die zich herhalen, van het verwerken van mutaties tot het beantwoorden van vragen over loonstroken of vergoedingen.
Dat betekent dat de meeste specialisten structureel te weinig tijd overhouden om hun rol echt interessant te maken. Terwijl juist daar de kracht ligt. Payroll is geen uitvoerende taak, het is een strategische functie. De data die je dagelijks gebruikt, vertelt een verhaal over de organisatie: trends in verzuim, de effecten van cao-wijzigingen, de impact van arbeidsvoorwaarden. Alleen moet je die data dan wel kunnen zien, begrijpen en benutten.
De uitdaging: meer doen met de data die je al hebt
In de praktijk zagen we 1 grote gemiste kans: organisaties zitten op een berg aan gegevens, maar gebruiken die nauwelijks om beslissingen te verbeteren. In payroll is dat niet anders. De data is er, vaak schoner dan in andere afdelingen, maar inzicht ontbreekt.
Bij VOXTUR hebben we daarom gekeken hoe we data vanuit AFAS kunnen inzetten om tijd te besparen én de kwaliteit te verhogen. Samen met onze BI-specialisten en payrollcollega’s hebben we onderzocht:
- Welke controles voeren we steeds opnieuw uit?
- Welke fouten komen periodiek terug?
- En welke data heb je eigenlijk nodig om die signalen eerder te herkennen?
Daaruit ontstond het idee voor een Payroll Management Dashboard: 1 overzicht waar alle payrolldata samenkomt, waar afwijkingen direct zichtbaar worden en waar je niet meer hoeft te zoeken in Excelbestanden of auditmeldingen.
Van reactief naar proactief werken
Het grootste verschil dat we merkten? We gingen van reageren op fouten naar voorkomen dat ze ontstaan.
Waar payrollspecialisten eerder in elk dossier handmatig controles uitvoerden, laat het dashboard nu in 1oogopslag zien waar iets afwijkt. Een contract dat is verlopen zonder uitdienstmelding? Direct zichtbaar. Een medewerker die nog een onkostenvergoeding krijgt terwijl hij al twee maanden ziek is? 1 klik en je ziet het.
Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt correcties, frustratie en nabetalingen. En omdat het dashboard is gekoppeld aan AFAS, blijven gegevens automatisch actueel.
Een praktijkvoorbeeld
Toen we het dashboard voor het eerst intern gingen gebruiken binnen onze eigen outsourcingafdeling, waren de resultaten verrassend.
Onze payrollspecialisten verwerkten gemiddeld 1.500 verloningen per maand. Door de controles te automatiseren en centraal inzicht te creëren, groeide dat aantal naar 2.000 zonder extra mensen aan te nemen.
De tijdwinst kwam vooral bij grotere klanten naar voren: organisaties met meerdere werkgevers, cao’s of complexe structuren. Daar zagen we een besparing van 40 tot 50% op controlewerkzaamheden. Kleinere organisaties merkten minder verschil, maar ook daar zorgde het dashboard voor meer rust en zekerheid.
Wat levert het concreet op?
Om de resultaten tastbaar te maken, zie je hieronder een samenvatting van de effecten die we intern hebben gemeten:
| Resultaat | Voorheen | Met het dashboard |
| Tijd besteed aan controles | 100% | 50 tot 60% |
| Aantal fouten / correcties | Bovengemiddeld | Sterk afgenomen |
| Werkdruk ervaren door team | Hoog | Lager, meer overzicht |
| Tijd voor advies | Beperkt | Toegenomen |
| Inzicht in afwijkingen | Versnipperd | Direct zichtbaar in 1 scherm |
Het is dus niet alleen een kwestie van automatiseren, maar van denken in overzicht. Zodra alle signalen bij elkaar komen, kun je sturen op feiten in plaats van aannames.
Data als strategische troef
De impact van zo’n dashboard gaat verder dan efficiëntie. Payrolldata is een van de betrouwbaarste databronnen binnen een organisatie. Denk aan verzuimcijfers, kosten per medewerker, overwerkpercentages of trends in contractverlengingen. Met die inzichten kun je beleid onderbouwen, cao-onderhandelingen voorbereiden of scenario’s doorrekenen bij veranderingen in arbeidsvoorwaarden.
Met andere woorden: de salarisadministratie wordt een bron van advies in plaats van alleen uitvoering. En dat maakt het vak aantrekkelijker. Niet alleen voor nieuwe instroom, maar ook voor ervaren specialisten die meer invloed willen hebben op beleid en strategie.
Techniek die bijdraagt aan menselijk werk
Wat deze aanpak zo krachtig maakt, is dat technologie de mens niet vervangt, maar juist versterkt. Waar vroeger de tijd opging aan het zoeken naar fouten, gaat het nu om het duiden van data. Dat vraagt nog steeds kennis van cao’s, regelgeving en organisatiecontext, maar het werk verandert van controleren naar adviseren.
Onze ervaring is dat specialisten daardoor meer eigenaarschap voelen. Ze hebben overzicht, kunnen sneller schakelen en gebruiken hun vakkennis om waarde toe te voegen. De techniek ondersteunt, maar de mens bepaalt.
Binnen 1 dag live
Omdat de vraag na Succestival groot was, bieden we organisaties nu de mogelijkheid om het Payroll Management Dashboard binnen 1 dag te koppelen aan hun eigen AFAS-omgeving.
In die dag zorgen we dat de koppeling staat, de data goed doorstroomt en dat je team precies weet hoe het dashboard werkt. Geen langdurig project, maar een vliegende start met direct resultaat.
Het voordeel? Je hoeft niets om te bouwen in AFAS. We gebruiken de data die er al is en presenteren die op een manier die direct bruikbaar is.
Dus: meer grip, minder druk
Begrijp me niet verkeerd, het vak van salarisadministratie zal altijd precisiewerk blijven. Maar dat betekent niet dat het traag of zwaar moet zijn. Met de juiste inzichten, automatisering en focus kun je het proces niet alleen versnellen, maar ook verbeteren.
Bij VOXTUR geloven we dat dit de toekomst is van payroll: efficiëntie zonder concessies aan kwaliteit, en data die niet alleen controleert maar richting geeft.
