Klantverhaal Lely

Innovatief voor boer, koe én collega

Wat ooit begon als droom van 2 enthousiaste broers, is vandaag – meer dan 75 jaar later – uitgegroeid tot een internationaal familiebedrijf met ruim 2.500 collega’s. Lely domineert innovatie binnen de agrisector en werkt met passie aan haar doel: het leven van veehouders aangenamer maken. Vooruitgang is er op alle fronten. En als je payroll én archiefkasten ontploffen, is verandering noodzakelijk. Tijd dus om het eigen (werk)leven óók aangenamer te maken. Zo startte Lely het innovatietraject met VOXTUR.

Duurzaam voor de veehouderij

“Met onze innovaties zorgen we ervoor dat het leven van de boer aangenamer wordt. Financieel, fysiek én niet ten koste van de koe” vertelt Kimberley Wiersma, Manager People Services bij Lely. Want als de koe comfortabel is, is de boer dat ook. “In de afgelopen 75 jaar hebben we tal van innovaties op de markt gebracht. Van automatische melkrobots, en software die informatie geeft over je complete veestapel, tot aan de Lely Luna, een soort massageborstel voor een goede verzorging van de huid van de koe.”

Maassluis vormt het hart van het familiebedrijf, maar Lely heeft haar klanten in meer dan 50 landen zitten. Met verschillende Lely Centers over de grenzen, is ondersteuning altijd dichtbij. Kimberley’s taak? Ondersteuning bieden aan het hart van HR. “Met 11 collega’s zijn we verantwoordelijk voor álle personele taken. Administratie, contracten opstellen, kennismigrant- en 30%-regelingen, verzuim, het wagenpark monitoren. Daarnaast pakken we ook nog wat functioneel beheer op en de doorontwikkeling van AFAS. Eigenlijk doen we als team alles om onze collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen bij hun dagelijkse werk.”

Dat dagelijkse werk?

Dat kon wel een digitale boost gebruiken. In een ver verleden (2013) was AFAS namelijk geïmplementeerd – maar nooit meer goed aangepakt. De enorme groei van Lely zorgde in 2020 voor een keerpunt. Kimberley vertelt: “We werkten nog onvoldoende met digitale dossiers. Onze payroll archiefkasten knalden bijna uit elkaar, mutaties deden we nog beperkt met workflows en contracten gingen nog met de post rond. We konden het niet meer bijbenen. Doe daar nog een wereldwijde pandemie bovenop en je hebt het recept voor noodzaak. Dit was het moment waarop onze digitale transitie begon.”

Midden in die periode van verandering voelden collega’s niet alleen opluchting. Er was ook frustratie. “Lely is een complexe organisatie. We hebben verschillende directeuren, en niet iedereen werkt met InSite. We hebben tijdens de her-implementatie met verschillende AFAS partners gewerkt, maar helaas niet naar tevredenheid.” Jammer. Want de transitie van Lely was nog lang niet klaar. “Ik wilde een self service portaal opzetten voor onze collega’s. Een omgeving waarin je jezelf kunt onboarden. Afscheid nemen van onze handgeschreven formulieren en dit proces veilig digitaliseren. Ondanks de eerdere ervaringen, ging ik op zoek naar een AFAS partner om ons hierbij te begeleiden. Op LinkedIn zag ik dat Jan-Jaap – een connectie uit het verleden – met VOXTUR complexe verandering mogelijk maakte. Dus ging ik het gesprek aan. En dat gesprek resulteerde in onze eerste samenwerking.”

Complex makkelijk maken

Maart 2023 kwam VOXTUR on board en het self service portaal werd in juni 2023 in gebruik genomen. Hoe was die ervaring, Kimberley? “Ik was compleet verrast! Alles wat ik tot zover niet voor mogelijk hield, werd ineens mogelijk. Zelfs binnen onze complexe organisatiestructuur. In het oerwoud van oude koppelingen, autorisaties en systemische afwijkingen kregen we nu een digitaal portaal waarin alles geautomatiseerd was. Geen handmatige lijstjes meer, geen stapels papieren. Maar een systeem dat voor ons werkt.”

“Dat is uiteindelijk wat je wil: dat systemen voor jou werken. Snelheid en kwaliteit. Digitalisering waardoor alles traceerbaar is en de foutmarge drastisch omlaag gaat.”
Kimberley Wiersma

Als de vaart erin zit

… maakt ambitie mijlen. Kimberley vertelt: “We waren zo tevreden over het traject met VOXTUR dat we direct een langetermijnsamenwerking zijn aangegaan. Ze zijn niet alleen onze AFAS partner voor maandelijkse ondersteuning – maar ook de kartrekkers van onze uiteenlopende, digitale ideeën.” Want na dat self service portaal volgden nog heel wat projecten. AFAS ging qua autorisatie compleet op de schop en er kwam een volledig nieuw organigram.

De spreekwoordelijke olievlek spreidt zich steeds verder uit. “De samenwerking met VOXTUR heeft onze ogen écht geopend. Het enthousiasme binnen het team is voelbaar, en dat komt omdat VOXTUR onze passie deelt. Die passie zet ons aan tot meer. Dit jaar hebben we al de look en feel van InSite aangepast. Inmiddels zijn we ook begonnen aan ons nieuwste project: een self service portal speciaal voor onze stagiairs. Want we begeleiden er jaarlijks zo’n 130.”

Geen externen, maar collega's

“Voor mij was het echt belangrijk dat een AFAS partner vrij mee durft te denken” vertelt Kimberley. “Ik weet wat ik wil, maar niet wat kan. We zochten daarom een partner die ons kon begeleiden in alle ontwikkelingen en mogelijkheden. Die partner hebben we in VOXTUR gevonden. Of eigenlijk moet ik collega zeggen. Want dat is hoe het voor ons voelt. Onze collega’s bij VOXTUR weten ons altijd te verrassen.

Ze hebben namelijk niet alleen oog voor de techniek, maar ook voor de mens. Ze durven tegengas te geven, ook al is het soms een antwoord waar je niet op hoopt. En als we er even niet uitkomen en we snel moeten handelen? Dan zijn ze er altijd. De fijne samenwerking zorgt ervoor dat we steeds enthousiaster worden, en alleen maar meer mogelijkheden zien. Precies dat zorgt ervoor dat we digitaal voorop kunnen lopen. De match is er op inhoud én op persoonlijk vlak.”

Oog op de toekomst

Nu de ideale match is gevonden en de eerste projecten succesvol zijn opgeleverd, kijkt Kimberley naar de toekomst. “Door alle ontwikkelingen zijn we nu in staat om efficiënter te werken. Met minder mail, meer uniformiteit en meer rust & inzicht. Alle automatisering zorgt voor een verschuiving van het werk. Daardoor komt er tijd vrij voor nieuwe dingen. Dus kijken we verder naar waar we nog meer van toegevoegde waarde kunnen zijn. Of eigenlijk: waar we onze employee experience kunnen verhogen.

Momenteel zijn we bezig met het vertalen van de Lely 2030 strategie in ons HR-beleid. Het uitgangspunt? High quality HR services with a personal touch within a future fit organisation. Dat betekent niet alleen gezonde systemen, maar ook gezonde mensen.” En VOXTUR? Die blijft voorlopig nog wel aangehaakt. Kimberley’s eindconclusie? “Ik zou iedereen aanraden om met VOXTUR samen te werken. Ze zien het grotere plaatje en kijken tegelijkertijd naar wat bij de organisatie past. Hun betrokkenheid is echt uniek. Doe daar een stukje gezelligheid bij op en je hebt de perfecte combi!”