Klantverhaal Connect Security

Grip op het proces en dus op de organisatie

Samen werken aan een veilige maatschappij – dat is het motto van de blije doeners bij Connect Security. Beveiligers pur sang, die ook mens en techniek combineren om in elke sector een veilige omgeving te creëren. Want veiligheid? Die willen we allemaal. Opvallend genoeg kon Connect Security zelf ook wat extra connectie in de systemen gebruiken. Want het foutgevoelige applicatie-oerwoud moest nu voor eens en voor altijd uitgekamd worden. Zo ging dat.

Veilig met karakter

“Beveiligingsdiensten leveren, dat is onze kernactiviteit” vertelt Kashif Iqbal, Operations Manager. Connect Security verbindt de juiste mensen met de vraag van de omgeving. Want dit bedrijf bedient al meer dan 20 jaar verschillende sectoren: van overheid en zorginstellingen tot aan opvanglocaties en havens. Kashif? Die zorgt dat processen op rolletjes lopen.

“We moeten strategisch de juiste koers blijven varen. Ik sta aan het roer van de operatie en het kantoorpersoneel, en heb daarbij ook commerciële verantwoordelijkheden. Ik voer regelmatig gesprekken met onze klanten, maar zorg er tegelijkertijd voor dat het interne apparaat hier succesvol blijft draaien. Dat succes komt ook voort uit karakter. Uit onze mensen. We waarderen onze bedrijfscultuur enorm, en dit voelen onze klanten ook. Bij ons krijg je een combinatie van betrokkenheid, betrouwbaarheid & flexibiliteit.”

“We hadden er een complex landschap van gemaakt”

.. en dat droeg niet helemaal bij aan die strategische koers. Kashif vertelt: “Onze dienst is onze beveiliger. En voordat we de dienst kunnen leveren, hebben we daadwerkelijk een beveiliger nodig. Dat begint bij werven, onboarden, compliance dossiers en kwalificaties up-to-date houden. Heel wat stappen dus, die niet met elkaar verbonden waren. Want elke fase van het proces had wel een eigen, losse applicatie.

Er waren geen koppelingen, en het proces was foutgevoelig. We hadden geen workflows – en met Excel kom je maar tot zo ver. Al onze personeelsdossiers stonden in een OneDrive-omgeving, dus het was telkens zoeken naar een speld in een hooiberg. We hadden er best een complex landschap van gemaakt, en wilden nu terug naar één systeem dat alles bij elkaar bracht. Na een zoektocht van een aantal maanden, kwamen we uit bij de winnaar: AFAS.”

En de transitie begon

Mét een AFAS partner die door AFAS zelf naar voren werd geschoven: VOXTUR. “Mijn eerste indruk was meteen heel positief. We werden gekoppeld aan 4 kundige gasten die het proces met ons gingen doorlopen. In september 2023 gingen we van start. Het doel? 1 januari 2024 live gaan met het complete AFAS-pakket.”

Het complexe applicatie-oerwoud werd volledig uitgekamd met één doel: het werk makkelijker én efficiënter maken. Kashif vertelt: “Naast het inrichten van alle interne processen rondom onze kerntaak, wilden we ook onze productiviteit inzichtelijk maken met management rapportages. Er lag een beste wensenlijst, dus alle lof naar VOXTUR voor de goede begeleiding. Ik ben echt happy met die club. Ik kon altijd een appje sturen met vragen als ik weer een test had gedraaid. Ze hadden het antwoord meteen paraat. En dat heeft ervoor gezorgd dat we 1 januari ook live zijn gegaan met het hele pakket.”

“Dat is wat een ERP-pakket moet doen: vóór je werken”
Kashif Iqbal

En hoe gaat het nu?

“De gebruiksvriendelijkheid van AFAS verbaast me nog steeds” vertelt Kashif. “Onze medewerkers hebben de regie over hun dossier én hun persoonlijke ontwikkeling. Ze kunnen alles inzien, en zelf mutaties verwerken. Voorheen gingen declaraties via de mail. Nu regelt de medewerker dit zelf. Voor ons betekent dit minder telefoontjes en vragen, en meer tijd voor andere dingen. Ik merk bijvoorbeeld ook dat mijn back-office collega’s veel efficiënter werken.

Geen eindeloze zoektochten meer in OneDrive, maar een systeem dat vóór ons werkt. Door de geautomatiseerde workflows blijven we altijd aan onze kwaliteitsmaatstaven voldoen. En dat is voor onze klanten net zo belangrijk. Want de klant wil een beveiliger die aan bepaalde eisen voldoet. Vroeger zochten we dan alle Excelletjes bij elkaar. Nu is het 5 minuutjes werk om een compleet overzicht te genereren.”

Het nieuwe systeem bracht niet alleen de regie terug bij Connect Security zelf, maar óók bij de medewerker. “Door alle ingebouwde workflows krijgen onze medewerkers signaleringen wanneer bepaalde documenten verlopen. Is het tijd om je te hercertificeren? Dan laat het systeem dit tijdig weten. Verloopt je paspoort? Ook dan krijg je een reminder. Een mooie extra service, waar onze collega’s ook privé baat bij hebben.”

Klik, klik, check!

Wat is je echt bijgebleven tijdens het traject, Kashif? “Hoe stressvol het soms ook leek, vanuit VOXTUR was altijd de kreet: het komt goed. Mijn reguliere werk liep parallel aan de implementatie, dus soms kwam ik echt tijd tekort. En zij regelden het áltijd. Hielpen me met het aftikken van mijn to-do-lijst. Maakten uitzonderingen op hun vuistregels om de implementatie sneller in orde te maken.

De geruststelling dat het goed zou komen gaf vertrouwen. En dat vertrouwen was helemaal terecht.” Het nieuwe systeem heeft voor een rimpeleffect binnen de hele organisatie gezorgd. “Ik zie het om me heen: meer rust en meer productiviteit. En als ik om kengetallen vraag, liggen die zo paraat in een net rapport. We hebben meer grip op het proces. Nu is het klik, klik en klaar.”

Verder groeien

Nu AFAS staat, richt Kashif zich op het verder groeien en optimaliseren. “Begin dit jaar hebben we een Manager Capaciteit en Planning aangenomen. Ze krijgt enorm veel energie van AFAS, dus we hebben haar als key-user aangesteld. Ik ga nu mijn kennis overdragen, zodat zij het overneemt. We zijn alle punten aan het verzamelen om de interne transitie nog een niveau hoger te brengen.”

En VOXTUR? Die blijft voorlopig nog in beeld. “Alle wensen leggen we bij VOXTUR neer, om ze in één keer goed te verwerken. Ook ligt er nog een project bij de back-office. Wat ik het meest waardeer aan VOXTUR is hun doorzettingsvermogen en oprechte betrokkenheid. Ze kijken altijd naar de meest efficiënte oplossing. Ook voor mentale ondersteuning en geruststelling kan ik ze van harte aanraden!”

Connect Security