ASKO zet zich elke dag in met een team van ruim honderd medewerkers om schone, veilige werkomgevingen te creëren voor klanten in heel Nederland. Vanuit hun basis in Amsterdam bedient het bedrijf uiteenlopende organisaties, van kleine VvE’s tot zorginstellingen en multinationals.
Toch liepen ze achter de schermen tegen uitdagingen aan. ASKO werkte met verouderde systemen en veel handmatige processen, wat tijd kostte en foutgevoelig bleek. Daarom stapte ASKO over op een geïntegreerd softwaresysteem van AFAS, aangevuld met Appreo en de expertise van VOXTUR als implementatiepartner. “We werken nu in een ecosysteem waarin alle functionaliteiten samenkomen,” vertelt Sander Epping, Chief Cleaning Officer bij ASKO.
Grip op de processen
Toen Sander en zijn collega Ricardo Salet toetraden tot de directie, zagen ze al snel waar de verbeterkansen lagen. “We werkten met Excel en een traditioneel systeem dat specifiek voor de schoonmaakbranche was ontwikkeld. Het bijhouden van klantinformatie, urenregistratie en de kosten gebeurde in verschillende documenten.
Dit kostte veel tijd en was niet meer van deze tijd,” licht Sander toe. Via zijn netwerk kwam Sander in contact met een AFAS-consultant, die de voordelen van het systeem liet zien. Het enthousiasme was er meteen: AFAS bleek naadloos aan te sluiten bij de ambities van ASKO. Samen met Appreo en de implementatie-expertise van VOXTUR kon ASKO nu al hun bedrijfsprocessen in één overzichtelijk systeem onderbrengen. Het doel? Minder handmatig werk en meer efficiëntie.
Schoonmaak en efficiëntie in één overzicht
In november 2023 startte ASKO het implementatietraject, waarbij VOXTUR een sleutelrol speelde in de inrichting en begeleiding van de software. Dit maakte het voor ASKO mogelijk om met één platform te werken, waarin niet alleen hun schoonmaakactiviteiten, maar ook salarisadministratie en facturatie werden opgenomen. Sander: “We zijn nu in staat om processen te stroomlijnen, met alle relevante data op één plek en op ieder moment beschikbaar.”
Automatisering voor iedereen
De invoering van het nieuwe systeem betekende een grote verandering, niet alleen voor de administratieve medewerkers, maar voor het hele team. “We zijn bewust open en transparant geweest over de voordelen van de nieuwe werkwijze,” zegt Sander.
De overstap naar AFAS en Appreo maakte dagelijkse processen makkelijker en sneller. Rayonleiders kunnen via de app hun teamleden direct op de juiste klus inzetten. Als er een medewerker ziek is of op vakantie gaat, ziet het team binnen enkele minuten wie waar invulling moet geven. Hierdoor zijn er geen misverstanden meer over werkroosters, en is er minder overleg nodig.
“Onze managers en schoonmakers merken nu dat het werk veel soepeler verloopt,” vertelt Sander. “Er is minder administratie nodig en meer duidelijkheid over wie welke taken uitvoert. Via de app kunnen medewerkers altijd en overal hun werkprogramma’s inzien. Daardoor hebben we niet alleen meer grip op de planning, maar ook meer werkplezier en rust binnen het team.”
"Zo profiteert het hele team van de efficiëntie die het nieuwe systeem biedt, wat op zijn beurt weer leidt tot meer tijd voor klanten en minder stress over administratieve taken."
Efficiënte salarisadministratie en foutreductie
Een ander belangrijk voordeel van het nieuwe systeem is de geautomatiseerde salarisadministratie. Deze werd samen met VOXTUR ingevoerd, zodat ASKO zich geen zorgen meer hoeft te maken over het bijhouden van ingewikkelde salariskoppelingen en belastingregelingen. “Het scheelt ons ontzettend veel tijd,” legt Sander uit. “Met de hulp van VOXTUR hebben we de zekerheid dat alles correct verloopt en dat onze medewerkers hun salaris op tijd ontvangen. Dat geeft ons en onze mensen rust en vertrouwen.”
De controlefunctie binnen de software helpt ASKO ook om fouten te verminderen. “Voorheen moesten we alles handmatig controleren,” zegt Sander. “Nu heeft het systeem een automatische foutcontrole. Dit zorgt ervoor dat we niks vergeten en dat we sneller en zonder problemen werken. Vooral de zekerheid dat salarissen correct worden verwerkt en op tijd worden uitbetaald, biedt ons veel gemak en bespaart kostbare tijd.”
Betrouwbaarheid en zekerheid door samenwerking
VOXTUR heeft niet alleen geholpen met de implementatie, maar begeleidt ASKO ook bij het gebruik van AFAS en Appreo. Dit zorgt ervoor dat alle processen optimaal blijven functioneren en dat de software is afgestemd op de specifieke behoeften van ASKO. “VOXTUR is altijd beschikbaar voor advies en ondersteuning,” zegt Sander. “Zij hebben experts op elk gebied en denken mee over de meest efficiënte oplossingen voor ons bedrijf.”
De directe samenwerking met VOXTUR betekent dat ASKO kan blijven profiteren van de nieuwste functies en verbeteringen in het systeem. “Als er iets verandert in de wetgeving, weten we dat VOXTUR ons op de hoogte houdt en dat we snel kunnen inspelen op nieuwe eisen,” voegt Sander toe.
De betrokkenheid van VOXTUR en de mogelijkheid om snel te schakelen zorgen ervoor dat ASKO zich volledig kan focussen op het dagelijks werk en het bieden van uitstekende service aan hun klanten.
Voordelen voor de klant en teamproductiviteit
Door de nieuwe manier van werken heeft ASKO niet alleen intern voordelen ervaren, maar ook richting klanten. Voor de directie betekent het nieuwe systeem dat ze altijd over actuele informatie beschikken en de juiste gegevens bij de hand hebben bij klantbezoeken. “We hebben nu een compleet overzicht van de status van onze klantdossiers, facturen en contracten,” zegt Sander. “Als ik naar een klant ga, kan ik met twee klikken op de knop de belangrijkste informatie ophalen. Dit bespaart tijd en maakt het gesprek persoonlijker.”
Ook in het dagelijks werk merkt het team het effect. “Onze administratie riep op een gegeven moment spontaan: wow, als dit systeem zo werkt, scheelt het echt werk! We krijgen sneller de informatie die we nodig hebben en kunnen hierdoor beter ons werk doen,” zegt Sander. Zo profiteert het hele team van de efficiëntie die het nieuwe systeem biedt, wat op zijn beurt weer leidt tot meer tijd voor klanten en minder stress over administratieve taken.
Toekomstplannen en continu leren
ASKO is nu ruim een halfjaar onderweg met AFAS, Appreo en VOXTUR en heeft verschillende wensen voor de toekomst. De software biedt veel functionaliteiten, die ASKO nog verder kan ontwikkelen en benutten. Sander: “We hebben al flinke stappen gezet, maar er zijn nog meer mogelijkheden die we willen verkennen.” Met de hulp van Robbert Hage, de functioneel beheerder van ASKO, kan het team ook intern de nodige kennis opbouwen om het systeem te optimaliseren.
Om daar nog verder in te groeien, volgt Robbert dit najaar een traineeship bij AFAS. “Met de kennis die hij daar opdoet, kan hij ons team verder helpen om de mogelijkheden van het systeem volledig te benutten,” aldus Sander. Hierdoor kan ASKO niet alleen efficiënter werken, maar ook beter inspelen op toekomstige veranderingen en uitbreidingen in hun dienstenaanbod.
