Wat is offboarding en wat kun je ermee?

Offboarding is het proces waarbij een medewerker het bedrijf verlaat. Dit kan vrijwillig zijn, maar ook gedwongen. Er komt heel wat kijken bij een uitdiensttreding, zoals het organiseren van een passend afscheidsfeestje, maar ook het stoppen van contracten, het overdragen van werkzaamheden en het beëindigen van toegang tot bedrijfsgegevens. Een goed afscheid is belangrijk, zowel voor de werknemer als voor het bedrijf. Offboarding helpt hierbij.

De aanleiding

Een medewerker kan op twee manieren jouw organisatie verlaten: vrijwillig, maar ook gedwongen. Goed werkgeverschap kan voorkomen dat het afscheid als een verrassing komt, zowel in het geval van vrijwillig maar ook gedwongen afscheid.

Toch komt het regelmatig voor dat het moment waarop een medewerker besluit te delen dat hij of zij de organisatie verlaat onverwacht komt.

Uit het artikel van Randstad uit 2022 blijkt dat dit de 7 redenen zijn waarom medewerkers het bedrijf verlaten:

  1. Slecht management;
  2. Foute bedrijfscultuur;
  3. Stress;
  4. Gebrek aan respect;
  5. Geen zinvol werk;
  6. Gebrek aan autonomie;
  7. Geen perspectief;

De hierboven genoemde punten helpen je natuurlijk niet tijdens het offboardingsproces maar geven je misschien wel een handvat om andere werkwijzen in jouw organisatie eens onder de loep te nemen.

Zorg voor voldoende aandacht

Wat de reden ook is waarom een medewerker (al dan niet gedwongen) de organisatie verlaat, het is belangrijk om voldoende aandacht te geven aan de situatie.

Vaak is het voor zowel de werkgever als de medewerker een spannend moment waarbij vaak ook emoties om de hoek komen kijken. 

Wanneer een medewerker zelf heeft gekozen om jouw organisatie te verlaten, is het een slecht idee om te proberen de medewerker toch ‘vast te houden’.

Vaak gaan namelijk voor de daadwerkelijke opzegging al meerdere processen en moeilijke momenten lopen. Je mag er daarom vanuit gaan dat de keuze om op te zeggen, vanuit welke partij dan ook, weloverwogen is.

Het zou overigens ook bijzonder zijn dat een medewerker, wanneer hem of haar bijvoorbeeld meer salaris wordt geboden, alsnog blijft. Het kan niet anders dan dat dit uiteindelijk alsnog gaat leiden tot spanningen op de werkvloer.

Probeer dus voldoende aandacht te geven aan de situatie, elkaar de ruimte te geven om emoties en gevoelens te delen maar beperk het ook tot het huidige moment en haal er geen andere zaken bij die het gesprek negatief kunnen beïnvloeden.

Voorkom administratief gedoe

Wanneer een medewerker de organisatie verlaat komt er ook een hoop administratief gedoe bij kijken. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld:

  • Het inleveren van bedrijfseigendommen;
  • Afmelden van abonnementen en software;
  • Het opnemen of uitbetalen van verlofdagen;
  • Het verrekenen van een studieschuld;
  • De keuze maken wat er met de lease-auto gebeurt.

 

Met slimme software kun je deze administratieve processen eenvoudig automatiseren. Denk hierbij aan het inrichten van een draaiboek waarin taken voor zowel de medewerker als de leidinggevende worden aangemaakt en specifieke taken worden gestart wanneer de functie van een medewerker daarom vraagt. Een lease-auto is bijvoorbeeld niet bij iedereen van toepassing.

Door het automatiseren van deze administratieve processen ervaart iedere medewerker een zelfde offboardingstraject. Door de taken worden belangrijke zaken niet overgeslagen en doordat het geautomatiseerd is blijft er meer tijd over voor de mens. In plaats van voor de machine.

Stilstaan bij het afscheid? Doen!

Wat de reden van afscheid ook is, het is belangrijk om te zorgen dat je met een goed gevoel uit elkaar gaat. Sta daarom ook voldoende stil bij het afscheid.

Dit begint al door ruimte te maken om de medewerker zelf de mededeling te laten doen. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een document inrichten die je op jouw intranet onder de rest van de collega’s kunt verspreiden.

Ook wanneer het moment van het afscheid daar is, is het goed om terug te kijken op welke successen je samen hebt behaald. Vier deze successen ook door bijvoorbeeld een traktatie of uitgebreidere VrijMiBo. (tip: deze taak neem je natuurlijk ook mee in het automatiseren)

Wil je jouw medewerker bedanken met een cadeautje? Zorg dat dit dan altijd een persoonlijk cadeau is. Dit maakt veel meer impact dan een algemeen cadeau dat je ook aan relaties verstrekt.

Je ex-medewerkers dicht bij je houden

In een tijd waarin het lastig is om vacatures te vervullen, is het verstandig om je ex-medewerkers dicht bij je te houden. Doordat je goed stil hebt gestaan bij het afscheid ben je waarschijnlijk met een goed gevoel uit elkaar gegaan. En dit biedt kansen!

Hoe mooi is het als een medewerker die jouw organisatie verlaat, kan zorgen voor een nieuwe kandidaat?

De inzet van een alumni-portaal is een praktisch middel om je ex-medewerkers dicht bij je te houden. Biedt op dit portaal niet alleen praktische zaken aan zoals het nog kunnen inzien van loonstroken en jaaropgaven, maar ook fotoalbums en de afscheidsberichten die alle ex-medewerkers nog kunnen inzien.

Plaats ook vacatures op jouw alumni-portaal zodat deze ook bij jouw ex-medewerkers onder de aandacht blijven. Misschien zorgt het zelfs voor een boemerang-medewerker!*

(* een boemerang-medewerker is een medewerker die jouw organisatie heeft verlaten maar toch weer terugkeert)

En nu? Aan de slag!

Je hebt nu de 5 belangrijkste punten ontdekt die zorgen voor een goed offboardingsproces. Tijd om aan de slag te gaan!

Zorg allereerst voor een goed offboardingsprogramma. Ga met elkaar in overleg en ontdek welke stappen je binnen jouw organisatie wilt doorlopen om ook van offboarding een fantastische ervaring te maken.

Hierna richt je deze processen in zodat je er niet meer naar om hoeft te kijken en alleen maar bezig hoeft te zijn met het moment.

Weet je niet zo goed waar je moet beginnen of heb je nog meer inspiratie nodig? Bekijk dan ons webinar over offboarding en wordt in iets meer dan een half uur meegenomen in inspirerende voorbeelden en praktische toepassingen.

Mensen lezen ook...