Vaak wordt er gebruik gemaakt van het formulier Model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ maar wist je dat deze niet verplicht is van de Belastingdienst om te gebruiken en dus vormvrij is?
Op de website van de Belastingdienst is dit niet zo duidelijk te vinden dus heb ik even het handboek Loonheffingen erbij gepakt.
In het handboek Loonheffingen 2023 versie februari 2e uitgave, paragraaf 2.3.1 (pagina 39) staat:
De werknemer levert deze gegevens op papier of digitaal aan, voorzien van datum en handtekening. Daarvoor kan hij het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken. Dit model is te downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting, als de werknemer wil dat u deze toepast en handtekening met datum) is ook voldoende.
Je mag dus een eigen model van het formulier gebruiken. Maar het staat niet echt duidelijk dat het formulier vormvrij is dus heb ik even met de Belastingdienst gebeld om het te verifiëren en het antwoord is: JA het formulier is vormvrij!
De gegevens die je moet hebben (naam, voorletters, bsn, adresgegevens en geboortedatum) is vooraf al ingevuld door de sollicitant/medewerker in AFAS, dus waarom zou je deze gegevens nog een keer invullen via het formulier.
Maar hoe ga je dit inrichten in AFAS? Je kan het op 2 manieren aanvliegen:
- Sollicitant via OutSite via ‘Aanvullende gegevens opvragen’
- Medewerker via InSite via ‘Wijzigen Belastingdienst’
Optie 1
Voordat er een contract wordt aangeboden vraag je al de gegevens op; naam, voorletters, bsn, adresgegevens, geboortedatum en ID. Hiervoor maak je gebruik van de stap ‘Aanvullende gegevens opvragen’.
Bij het kopje ‘Loonheffing’ kan je dan een tekst toevoegen met toelichting en link waar dit voor bedoelt is zodat je de sollicitant op de hoogte stelt wat dit veld betekent.
Optie 2
Maak dus 2 routes voor beide opties:
- Route bij indiensttreding; muteert niet de instantieregel
- Route tijdens dienstverband; muteert wel de instantieregel
Door geen gebruik te maken van het formulier voorkom je lange doorlooptijd. Vaak blijft het formulier hangen bij de medewerker om te ondertekenen of de salarisadministratie ziet in het formulier fouten die niet matchen met de stamkaart. Deze werkwijze is ook ‘belastingdienstproof’ want de gegevens staan al op de stamkaart van de medewerker EN de medewerker heeft zijn keuze zelf doorgegeven. Weer een formulier minder om te tekenen en jouw organisatie is weer een stapje dichtbij de digitale wereld.
