Loonheffing toepassen? Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker…

YES, er komt een nieuwe medewerker in dienst en het eerste salaris gaat uitbetaald worden. Maar heeft deze medewerker nou wel zijn keuze voor loonheffingskorting wel/niet toepassen aangegeven?

Vaak wordt er gebruik gemaakt van het formulier Model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ maar wist je dat deze niet verplicht is van de Belastingdienst om te gebruiken en dus vormvrij is?

Op de website van de Belastingdienst is dit niet zo duidelijk te vinden dus heb ik even het handboek Loonheffingen erbij gepakt.

In het handboek Loonheffingen 2023 versie februari 2e uitgave, paragraaf 2.3.1 (pagina 39) staat:

De werknemer levert deze gegevens op papier of digitaal aan, voorzien van datum en handtekening. Daarvoor kan hij het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken. Dit model is te downloaden van belastingdienst.nl. Maar u of uw werknemer mag ook een eigen model gebruiken met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met daarop alle hiervoor opgesomde gegevens (inclusief het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting, als de werknemer wil dat u deze toepast en handtekening met datum) is ook voldoende.

Verder in paragraaf 2.3.2 (pagina 40) staat:
Of u de loonheffingskorting wel of niet toepast, bepaalt de werknemer. U past de loonheffingskorting alleen toe als de werknemer u daar schriftelijk, met datum en handtekening, om vraagt (zie paragraaf 25.1).

Je mag dus een eigen model van het formulier gebruiken. Maar het staat niet echt duidelijk dat het formulier vormvrij is dus heb ik even met de Belastingdienst gebeld om het te verifiëren en het antwoord is: JA het formulier is vormvrij! 

De gegevens die je moet hebben (naam, voorletters, bsn, adresgegevens en geboortedatum) is vooraf al ingevuld door de sollicitant/medewerker in AFAS, dus waarom zou je deze gegevens nog een keer invullen via het formulier.

Maar hoe ga je dit inrichten in AFAS? Je kan het op 2 manieren aanvliegen:

  1. Sollicitant via OutSite via ‘Aanvullende gegevens opvragen’
  2. Medewerker via InSite via ‘Wijzigen Belastingdienst’

Optie 1

Voordat er een contract wordt aangeboden vraag je al de gegevens op; naam, voorletters, bsn, adresgegevens, geboortedatum en ID. Hiervoor maak je gebruik van de stap ‘Aanvullende gegevens opvragen’.

Bij het kopje ‘Loonheffing’ kan je dan een tekst toevoegen met toelichting en link waar dit voor bedoelt is zodat je de sollicitant op de hoogte stelt wat dit veld betekent.

Afbeelding1

Optie 2

Je hebt de medewerker al indienst gemeld met de voorkeurwaarde op loonheffingen toepassen ‘ja of nee’. Meeste organisaties kijken wat merendeels voorkomt en stelt de voorkeurwaarde daarop in. Met dit voorbeeld ga ik uit dat de medewerker indienst is gemeld met toepassen ‘ja’.

Gebruik type dossieritem -89 Wijziging Belastingdienst. De instantieregel kan je niet via deze workflow de mutatie laten muteren omdat er al een instantieregel is op de datum indienst maar dat kan wel als een medewerker het later wilt wijzigen. De wijziging bij indiensttreding zal HR/salarisadministratie in Profit moeten aanpassen maar om de 4-ogen principe te bewaken, ga ik uit dat HR het muteert en salarisadministratie het controleert.

Maak dus 2 routes voor beide opties:

  1. Route bij indiensttreding; muteert niet de instantieregel
  2. Route tijdens dienstverband; muteert wel de instantieregel
Afbeelding2
Je ziet dus dat de keuze voor loonheffingskorting heel makkelijk doorgegeven kan worden door de medewerker en dan zonder formulier!

Door geen gebruik te maken van het formulier voorkom je lange doorlooptijd. Vaak blijft het formulier hangen bij de medewerker om te ondertekenen of de salarisadministratie ziet in het formulier fouten die niet matchen met de stamkaart. Deze werkwijze is ook ‘belastingdienstproof’ want de gegevens staan al op de stamkaart van de medewerker EN de medewerker heeft zijn keuze zelf doorgegeven. Weer een formulier minder om te tekenen en jouw organisatie is weer een stapje dichtbij de digitale wereld.

TIP! Neem de taak mee in het onboardingsproces

Wil je weten hoe je taken bij indiensttreding automatisch laat starten?

Misschien vind je dit ook interessant

Offboarding
Lees de blog
NZA werk lach
Lees de blog
Salarisadministratie
Lees de blog

Vraag eenvoudig je abonnement aan

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*

Na het invullen van het formulier nemen we binnen 24 uur contact met je op om de details te bespreken.